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猫のメメとモエ

生命線があと10年分しかない!どうせなら、やりたいことに(あまりお金をかけずに)ちょっかいを出すことにした猫好きのブログ。メンタルトレーニング、自己啓発、一人旅、猫めぐり、山歩き、真剣な子育て、ジョギング、写真。その他いろいろ。

「ダンドリ」に上達してあなたのパフォーマンスを上げる!~『仕事が速くなるダンドリ&整理術』

自分と上手くいっている人のやり方を見比べた時、ダンドリの力の違いをいつも感じていました。

ワタシは段取りが性質上とても苦手。

ちょっと勉強しなおして、スキルとしてインプットしてしまおうと思います。

 

こんばんは、ラブです。

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仕事を早くこなしたい。

自分の時間をたくさん生み出したい。

そう焦ってがんばるほどに、上手くいかないのは、どうも「ダンドリ」が悪いようだと気づきました。

リストを作ってみても、つい「やりたい作業」から始めてしまったり、その「やりたい作業」に夢中になって時間を忘れたり。

ここのところ読んだ本で、そんなクセを持っていることを自覚したので、そんな自分を上手くコントロールする「トリセツ」の一つに「ダンドリ」のスキルを書き込んでみたいと思います。

1 ダンドリの第一歩はゴールの設定

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仕事のゴールをあいまいにしたまま「とりあえず」スタートさせてしまい、結局着地地点がヨクワカラナイ状態になることが、ワタシはよくありました。

そしてばたばた始めたことで、結局がんばったのに「間に合わない」。

 

「段取り」とは、もともと歌舞伎の楽屋言葉でした。

芝居の一幕を「段」といい、その構成・シナリオのことを段取りということが言葉の由来です。

ここからもわかるように、仕事におけるダンドリとは、目標を達成するまでのシナリオと考えましょう。

ダンドリでは、まずシナリオのエンディング、つまりゴールをしっかりと決めたいのです。

 

何かを始める時、目先からスタートしてしまい、何をもって終了とするかを見失って中途半端に終わるのは、よくあること。

そうならないために、ゴールの設定が大事なのです。

ゴールをしっかりと書き出してみよう

ゴールの設定の際には、目的と手段を混同しないこと。

例えば、企画書を依頼されたとします。

うっかりやってしまうのが、企画書を美しく徹夜で作り上げること。

しかしそれは目標ではなく、その企画が通らなければ意味がないですよね。

 

まずは、筆記用具を出して、段取りを建てたい仕事のゴールを書き出してみること。

あなたが目的としていることのゴールを、できれば手帳に書き出して、何度も目にすることが大切です。

それがスタート時の意気込みをゴールまで持続するパワーになっているのです。

ゴールに向けた作業を洗い出す

ゴールを決めたら、それを実現するための手段や行動を洗い出します。

そして、戦略(Plan)→実施(Do)→点検(Chack)→改善(Action)のPDCA

サイクルを回すこと。

 

この作業を繰り返すと、業務の質が上がり、どんな大きな仕事も分解してダンドリすれば、怖いことはありません。

実行すべき作業を頭の中で整理し把握したつもりでも、抜けたり漏れたりするものです。

だから、トラブルを回避するために、事前に作業内容を書き出して列挙して、備忘録として活用することです。

また、これは次に同じような仕事をするときにも、流用できます。

TODOリスト 

ここで作るTODOリストでは

①優先度の高いものから書く

②具体的な作業を書く

③まずは1日分を作成する

④締め切りも書き込む

⑤”できればやっておく作業”は、別枠にする

 

ワタシの場合どうしても、「やりたい仕事」から始めてしまって、結局優先度の高い作業を後回しにして失敗してバタバタしてしまうことが多くありました。

そこで優先順位の高い作業は、「上」に書くようにしたら、自然に優先順位の高いものを片付けられるようになりました。

 

手帳にTODOリストを書いているタイプの人は、付箋に書き込んで終了したらはがし、翌日に持ち越すならば付箋を移動させる、ということを本著では紹介されています。

時間の見積もり術

ワタシはいつもしっかりとしたダンドリを立てたつもりでも、いつも時間が足りなくなってしまいます!

 

そこには、「作業時間を正確に見積もるためには、自分の標準時間を知る必要がある」からだと本著では指摘しています。

ダンドリが正確になるだけでなく、その時間を短縮するよう心掛けることで仕事のスピードアップが図れます。

また、いつも以上に遅いと感じたら、リフレッシュ時間をとるなど、自己管理できるのです。

作業時間の測定方法

作業にかかる前に、時計やストップウォッチを用意して、作業時間を測定。

終わったらTODOリストの時間枠の横に、実際にかかった時間を記録してみましょう。

そうすることで、時間がかかってしまう仕事、スピードアップしたい仕事が見えてきます。

なぜ想定よりも長くかかるのか、原因がわかるなら改めることもできます。

初めての仕事は1.5倍で見積もる

本著には「初めての仕事や第三者との調整が必要な仕事は、最低でも自分の想定の1.5倍の時間を見込んでおくことが必要です」とあります。

・・・全くですね!!

自分がコントロールできないし仕事に対して無理のない時間を設定していくことは、リスク管理の面からも重要です。

ダンドリ上手をめざすために、覚えておきたいポイントです。

未来に向けた自分史を作る

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将来の自分がまったくイメージできていないようでは、仕事に置き換えた具体的な目標設定や行動への落とし込みも期待できません。

5年後、10年後、30年後のこうありたい姿があるからこそ、仕事のモチベーションも上がります。

年表にプライベートと仕事の上での目標やなりたい姿を書き込んでみると、見えてきます。

なるべく具体的なイメージで書くことです。

長期プランができると、中期、短期の目標が見えてきます。

年単位に落とし込んで手帳に書き込んでいき、月や週の行動に落とし込んでみましょう。

自分自身へのコーチングで目標達成へ

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自分自身へのコーチングで目標達成

ダンドリの力を高めるには、自分自身へのメンタル・コントロールが必要です。

仕事を実行する自分とは別に、「客観的に自分を見てコーチングする自分」を設定し、目標達成のために行動を自らに起こさせるセルフコーチングの手法が注目されています。

たとえば目標を設定し、それを行動レベルまで分解してスケジュールに組み込む際にも、モチベーションの源泉となる動機が必要です。

そこでもう一人の自分に「なぜその目標を達成したいのか」を問いかける。

(その答えが「認められたい」「家族のため」でも、何でもいい)

 

セルフコーチングでなりたい自分になる 

年間目標としてなりたい自分を掲げても、日々の仕事に追われて、現実とのギャップにがっかりすることもあります。

そんなときにもセルフコーチングは有効です。

その時点でできたこと、やりたいことを書き出しながら、自分自身に改めて「本当にやりたかった事か」「本当に満足しているか」を問いかけるのです。

それにより、出来たことを実感できたり、あるいは目標が高すぎるなど、何らかの気づきがあります。

大切なことは、なりたい自分に近づけているかです。

セルフコーチングで、少しでも前進しているかを問いかけ、自己実現に役立ててみましょう。

他人からコントロールはされたくない!

他人からコントロールされることには、ストレスを感じてしまうものです。

自分を唯一コントロールできるのは、ほんとうは自分だけです。

上司や先輩にどんな正論で指導されても、ちょっとは反発がでてしまうものです。

そのときに物事を客観視し、自分問いかけてくれるもう一人の自分は、非常にありがたい存在になります。

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今日も一日お疲れさまでした。

明日もすてきな日になりますように!

では、また。

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