読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

猫のメメとモエ

生命線があと10年分しかない!どうせなら、やりたいことに(あまりお金をかけずに)ちょっかいを出すことにした猫好きのブログ。メンタルトレーニング、自己啓発、一人旅、猫めぐり、山歩き、真剣な子育て、ジョギング、写真。その他いろいろ。

仕事と時間の主導権を握る~『ダンドリ&整理術』

仕事が波に乗っているときは、仕事に対して「前のめり」な姿勢になるので、ますます上手く回転していきますよね。

でも、そういつも「波に乗って」はいられません。

しかし、あの「波に乗って」いるときのパフォーマンスを意図的に作ることによって、「波に自分から乗っていく」ことができるのではないでしょうか。

 

こんばんは、ラブです。

f:id:understandLove:20160726075942j:plain

手帳はダンドリにおける最強ツール

f:id:understandLove:20160726084236j:plain

何でもよく忘れがちなワタシですが、手帳を活用するようになって、漏れ落ちを減らすことができるようになりました。

しかし忘れっぽいので、人よりも手帳に書き込む情報量が圧倒的に多いので、情報量がおおすぎて、かえって大事なことを落とすことも・・・。

そこで、より整理された書き方や管理の仕方を勉強したいと思います。

 

 

アナログならではの自由さと手軽さを持つ手帳。

手帳を使いこなすことが、ダンドリ力の向上になります。

仕事ダンドリに使うならば、「週間バーチカルタイプ」がおすすめだそうです。

段取りで手帳と対話する

f:id:understandLove:20160726084413j:plain

手帳をあなたのスケジュール管理人にしていきましょう。

記入時には、手帳と対話しながら、自分にアポイントをとるつもりで書き込みます。

記入のポイントは4つです。

1.予定が決まったら、すぐに記入すること。

  忘れたり、勘違いで間違えないためです。

2.気になることがあれば、すぐ見返すこと。

  何度も見るうちに1日の進行が把握できます。

3.気づきを細かくメモして、仕事に活かすこと。

      メモはスケジュール連動で読めるので、どの段階で気づいたのか、あとで把握できます。

4.一目で理解できるように記入する。

  手帳の良さはすぐ確認できること。わかりやすさがカギになります。

手帳を使いこなすちょっとしたポイント

f:id:understandLove:20160726084828j:plain

①開始から終了まで矢印で記入する・・余裕をもって設定

②予定を変えられない案件は四角で囲む

③締め切りは色を変えて記入・・絶対忘れないため

④変更になったよ手は消さずに傍線・・変更になった記録を残す

⑤欄外に目標やタスク

⑥記号・略語を使ってわかりやすくする

⑦着手日も書き込む

⑧付箋を使って内容を分別・・特別な内容は付箋でフォロー。付箋の色で内容を分ける

月曜日と金曜日の上手な使い方

1週間は金曜日から始まる

f:id:understandLove:20160726085652j:plain

週間での時間管理はビジネスの基本。

会議や目標管理など、毎週行われているにもかかわらず、成果の出る人・出ない人に分かれているのは、時間の使い方に違いがあるからです。

しかし気持ちだけ焦らせても、疲れるだけ!

上手な人は、どう時間を管理しているのでしょう。

 

まず時間管理がしっかりできている人は、「次の1週間を前週の金曜日に考え始めて」います。

月曜の朝に出社してから今週何をしようかと考えていては遅いのです。

あなたも、仕事が波に乗っているときは楽しくて楽しくて「次の週のことを先に頭に浮かべていた」のではないでしょうか。

 

金曜日に1週間の振り返りを行い、同時に次週の予定を立ててダンドリをしていくのです。

振り返りのポイント

f:id:understandLove:20160726085759j:plain

金曜日に行う振り返りは、次の点に留意したいものです。

・できたこと、できなかったことは何か

・できたことは、どこが良かったのか

・できなかったことは、何故できなかったのか→どうすればできるのか

 

この振り返りは、できれば手帳に書き込むなどして記録に残すのがベター。

月間の振り返りに生かすことができます。

振り返ることで、来週やるべきことが見えてきます。

引き続き行う仕事の注意点や、新しく始まる仕事のゴール、そのために何をすべきか、金曜日にまとめてしまうのです。

月曜日は計画を実行する着手日

f:id:understandLove:20160726085930j:plain

金曜日に振り返りを行って、来週の段取りをしておくことで、週末は気持ちよくリフレッシュしながら英気を養うことができます。

そして迎える月曜日は、計画を実行に移す初日。

ここで、計画と実際の差異を感じるかもしれません。

それは、軌道修正の絶好のチャンスです。

月曜にしっかり修正しないと、1週間を無駄にしてしまう恐れがあります。

 

金曜と月曜をどう使うかが、1週間の時間管理のポイントになるのです。

嫌な仕事は分解して対処、先送り防止

嫌な仕事を分解する

f:id:understandLove:20160726090303p:plain

仕事を先送りするクセがある人は、かかる作業時間や仕事の出来まで違ってきてしまいます。

先送りの習慣については、さまざまなビジネス書にも紹介されていますが、ここではさらに細かく具体的に「先送りの習慣を断つ!」ための手段を紹介しています。

①細かく分解する

②好きな仕事と交互に処理する

③30分頑張ったら、30分好きな仕事をやる

好きな仕事をご褒美にしてモチベーションを維持するのです。

また、仕事を小分けにすることで集中力を維持し、手が止まっているムダな時間もなくなります。

 

これは、ダイエットでも同じです。

「先送り」の習慣を持つ人は、「まとまった時間を確保して、一度に処理しよう」と考えてしまうのです。

そして、週末に一気に処理するはずがはかどらず、つい他のことをして終わらないのです。

それに対してすぐやる人は、できるだけ仕事を小分けにして、好きな仕事と交互に行うことが習慣づいているのです。

メールに逃げない

f:id:understandLove:20160726090416j:plain

手間がかかる面倒な仕事は、「朝一」ではなく「午後一」にやるのがコツです。

急ぎの用件が多い朝や「明日で良い」と考えがちな夕方は避けます。

もう一つ、仕事を先送りしないコツは、メールに逃げないこと。

 

苦手な相手とアポイントを取るときは、不安が先立ってアポイントをメールでとりたくなってしまうものですよね。

しかし、そうしたことも、余計に時間をかけてしまう原因です。

 

重要なクライアントと面談のアポイントを取るときは

・メールより電話する

・文面を考え入力するより時間が節約できる

・返事もその場でもらえ、仕事が進む

のです。

 

仕事を先送りする人は

・緊張するからメールで連絡

・文面を考えるのに時間がかかる

・返事が翌日になり、仕事がおくれる

というサイクルが発生しています。

 

「えいやっ」と声をかけて受話器をとって、とにかくダイヤルしてしまいましょう。

メールでのアポイントは、返事を待つタイムロスの間も心をモヤッとさせ、集中力を阻害されています。

f:id:understandLove:20160726091312j:plain

今日もお疲れさまでした。

ビタミンなどしっかり摂って、身体を大切にしていきたいですね。

ゆっくり休んでください。

では、また。

 

 

f:id:understandLove:20160725173532j:plain