人の話を聞きながらノートをとるって、意外と難しいですよね。
たいがい、どちらかがおろそかになったり。
営業や商談だと、相手の話の中に多くのヒントがあるから、要望やちょっとした不満もメモっておきたいこと。
こちらからの提案や約束は、絶対書かないと、クレームの原因です。
しかし、相手の目も見ないで「ノートばっかり」書くのは、失礼！
そこで、５つだけポイントを押さえていこうと思います。
聞き上手になれる５つのノート術
①質問を用意する
質問事項を事前に用意しておきます。
話したいことを考え、ノートの上部にリストアップしておきましょう。
そのばで考えればいいと高をくくっていると、思いつかなかったり、脱線したり、大事なことを忘れてしまったりしませんか？
「先ほどは効き忘れたのですが」「お伝えしそびれたのですが」を連発するのは、相手のイラつかせたり、頼りなく思わせてしまいます。
②「聞く」と「話す」のバランスをとる
目線は相手、ときどきノートするのがベストですが、慣れないうちは、半分ずつくらいの気持ちでいてください。
ノートばかり見ていると、相手の表情はわからず真意もくみ取れません。
非言語のメッセージも受け止めること。
もし、あらたな質問が生まれたら、上部にメモ。
これで「聞き忘れ」することもないから安心して、相手の話は途中から遮らず、最後まで聞いて質問できますね。
③間をとる
話の間ができると、ノートが書けます。
そこで大事なことは復唱してみてください。
「日程は〇月〇日に決まりました」と言われたら、「日程は〇月〇日に決まったのですね」と繰り返し、うなずきながらノートに書き留めましょう。
その数秒間、相手は話をストップし、あなたが書くまできっと待ってくれます。
④要約して確認する
一通り話を聞いたらノートに書いたことを要約し、確認の質問をしましょう。
「本日のご用件をまとめると～ということで、よろしいでしょうか」
「私の理解に間違いはありませんか」
と尋ねること。
聞くばかりでなく要約すると、ただしいかどうか互いにわかり、誤解があればその場で修正できます。
⑤捨てる
話の全てを書こうとせず、捨てることも大事です。
重複する部分、すでに知っていることは省いて大丈夫。
要点だけ箇条書きにしましょう。
ふりかえりの記録
入社から３年で差が出るのはPDACサイクルができる人
毎日ふりかえるのは、正直めんどうです！
しかし、とてもいい習慣ですので、ワタシも始めようと思っています。
社会人のスタートラインは一緒でも、入社3年目で差が確実に出ますよね。
ふりかえって、失敗を繰り返さないようにしている人は成長している人。
同じ失敗を繰り返さない人。
つまりはPDCAサイクルを自分で回す力のあるなしが、差として出ていたりします。
そこで必要なのは「ふりかえりの記録」なのです。
忘れていいんです！
人は忘れる生き物だから、文字に残しています。
うっかりもののワタシは、「書くのは手間だから、すべてを覚えていられる人になりたいなぁ」とず～っと思っていました。
しかし、本著でも紹介されていますが防衛医科大学校西田育弘教授によると、
「すべてのことを細かに覚えていると、一般に『うつ病』傾向となります。
また、『アスペルガー症候群』の方に見られるように、日常と違ったことに出くわすとパニックになります。
正常な脳機能を保つには『忘れること』が重要なんです。
なぜか。
人生は楽しいことが比較的少なく（２０％くらい？）、辛く苦しいことの方が多い（８０％くらい？）からではないでしょうか。
いちいち覚えていて、ふりかえっていると『うつ病』になってしまいます。
我々の脳は、これをよく知っていて、自分にとって都合の悪いことは、記憶の奥底にしまい込み、なかなか出てこられないようにしていると思われます。
だから毎日、新鮮な気持ちで朝日を迎えることが出来、笑顔がこぼれるのです。
記憶をたどる癖をつけてしまうと、新しいことに対し嫌悪感が生じます。」
１００％覚えているより、忘れるメリットの方が大きいのです！
「うっかり」万歳！
ノートにも「成果」を書く
となると、ノートに何を書くかも重要です。
わるいことばかり 書き連ねると、読み返すときに嫌な感情ばかりよみがえってしまいます。
そうならないよう、ぜひ入れてほしいのが「うまくいったこと」や「今日の成果」です。
コピー取りや雑用でも、「前よりどんな工夫をしたのか」「何分スピードアップできたのか」など、改善したことを書きましょう。
堀江貴文さんも獄中で紙折りの仕事を与えられていた時、自分なりに工夫することで小さな仕事にやりがいを見つけています。
ノートで作戦会議
一方でミスや失敗に対して、そのまま放置しないで、ノートにいつ、どんなミスをして、その原因は何かを書き、さらにミスを繰り返さないための作戦を立てましょう。
すると後になって読んだ時、「あの時のミスのおかげで今がある」とプラスにとらえられるようになります！
一緒にあなた自身を褒めて励まし、ときに反省させてくれるノートを1冊作りませんか？
「あなたは、本当にすぐ忘れるね」
と新人の頃たくさん言われました。
メモをとっても、「どこに置いたか」忘れる（メモを張り付ける媒体を持っていない）。
メモを「持っていくのを」忘れる(ポケットに入るサイズにしていない、筆記具がない）。
メモを「読み返すのを」忘れる（失敗談ばかりで楽しくないから）。
仕事を取りまわせるようになったのは、そうしたメモを「１冊の手帳に貼る」ようになったのがきっかけでした。
仕事は多岐にわたるので、ベテランであっても俯瞰するのは難しいこと。
新人ならばなおさら。
自己嫌悪とパニックばかりの新人時代でした。
でも、忘れることも脳の健康のためには大事なことだと今回わかって、ちょっと嬉しいかも。
忘れるのは得意なので、ノートに書いたらどんどん忘れてやろうと思います！
今日も１日お疲れさまでした。
ゆっくり休んでくださいね。
暑さが厳しい時期ですから、せめて夜はのんびりと。
では、また。
