猫のメメとモエ

生命線があと10年分しかない!どうせなら、やりたいことに(あまりお金をかけずに)ちょっかいを出すことにした猫好きのブログ。メンタルトレーニング、自己啓発、一人旅、猫めぐり、山歩き、真剣な子育て、ジョギング、写真。その他いろいろ。

デキる若者に負けない手帳の使い方~『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』鈴木真理子

年度末や引継ぎをめざして、年度内の仕事を整理する時期。

最近の若者はデータ管理に強い人が多いので、うっかりすると「あのプリント、なくしちゃったから1枚コピーさせてほしいんだけど・・・」などと言い出す管理が苦手なベテラン(ワタシです・・・)を助けてくれる力強い味方。

もう、うちの部署にいる若者は最高ですよ。

パソコンにも強いし!

 

これからの忙しい時期に、スケジュール管理もしっかりできる若手というのは、当然ですが手放したくないです!

何とかして部署に残ってもらおうと、陰で上司と掛け合うのもこの季節。

本当に重宝されて現場で愛されている若者は、送別会などのときにしゃべったことのない上司から「頑張っているそうじゃないか」となぜか話しかけられたりするのは、そのせいです。

これからのクソ忙しい時期に本当に役立ってくれるから、中堅どころが「来年度あの子はうちに残してね!!」と裏で画策する・・・。

この季節ならではの風物詩ともいえるかもしれません。

さてさて、われらベテランも「忙しいから!」の言い訳でミスっている季節ではございません!

賢い子たちに見放されず、しっかり残留希望を出して自分の部署に残ってもらえるよう、自分こそしっかりしなくては!

そのためにも、本日は手帳術の基本をおさらい。

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実はベテランは、若手のころに血のにじむ思いで叩き込んだスケジュール管理方法とは、違ったやりかたも一部必要だそうです。

手帳に書ききれないことをアナログノートに書いておくことがありますが、若手のころは内容ごとに別ノートだったりしましたが、中堅以上は持っている案件の数が違いますから、どっかいっちゃいます。

いっそ1冊に一括管理の方が良かったりするそうです。

予定は1つのツールで管理

とにかく、人と約束を交わしたら、その場で手帳に管理。

そして、あちこち書かずに1つに一括管理。

手帳を持ち歩けない職場なら、付箋紙をポケットに入れて、手帳に後で貼るという手段もありますね。

スマホのスケジュールアプリは電話しながら見られないんだし、バッテリーが切れたら困りますから、アナログ手帳はやっぱり大事です。

身につけたい4つの習慣

あなたに合った手帳を手に入れていても、役に立たせるには使い方次第。

「片時も離れたくない」と思うほど、信頼のおける相棒に昇格させ、「この手帳があればスケジュールミスは絶対に起こさないぞ」と断言するために、私たちが身につけるべき習慣は、基本すぎるほど基本。

①手帳とペンをセットにしておく

②その場で書く

③定位置を決める

④持ち歩く

 

・・・最近この基本を疎かにしているので、恥ずかしいことに締め切り破りを数回やらかしてしまいました・・・。

社内打ち合わせ、上司に呼ばれたとき、社外打ち合わせは必ず手帳を持っていくこと。

いらない書き込みは消す

フリクションなどの消せるボールペンは、予定変更が多い職場には必勝アイテムですね。

ごっちゃごちゃになりがちな予定表は、二重線で消したり修正テープで消したりしていると、ホントわけがわからない。

特に消せる3色ボールペンは、タスクごとに分類できるので重宝しますね。

消せるマーカーも、業務別に予定を見やすくするので素晴らしい!

(ワタシは最近使ってなかったのが、ミスを連発した原因です)

デスクで手帳を開いたままにする

デスクにマンスリーページなどを開いたままにしておくことも、上手に使うスキルです。

デスク用カレンダーに転記すればスリムで美しいのですが、絶対に転記漏れは起きます!

転記の手間を考えたら、ブックスタンドなどで手帳を絶たせておくのも手。

 

ただ、手帳では「次のページ」の内容を失念しがちなので、常に次のページも俯瞰しつつ今日の計画を立てることをお忘れなく。

すっきりわかりやすく書く

マンスリーページでその月の仕事を俯瞰しつつ仕事を管理したいのですが、1日にいろいろな案件を抱える私たちにとって、1か月の仕事量を見開き1ページに書ききれないのが現状ですよね

そこで、大事なこと。

①文字数を減らすこと

・体言止めで書く、名詞で終える、言葉を省略。

②記号や略語を使う

・締め切りは「〆」、郵便なら「〒」、誰にも見せないんだから鈴木さんは「」。

・略しすぎるとわからなくなるので、ルールをページの端っこに書いておくこと。 

ワクワクする予定を先に書く

仕事はストレスがつきものです。

かといって手帳を開くたび、「これもやらなくっちゃ」とあなたを追い込まないでほしいのです。

開くのが楽しみな手帳にする。

それには、真っ先にワクワクする予定を書きましょう。

給料日、ボーナス支給日、自分や家族の誕生日、〇〇記念日、休むと決めている日。

手帳は段取りを調える最強ツールですが、仕事のことばかり書くと、やる気が下がり品質低下やミスにつながります。

ワークライフバランスは手帳で計画して、楽しくかなえていきましょう。

 

体調日記をつける

ビジネスパーソンにとって一番大事なのは体調管理。

どんな信頼も「体調不良で休む」というようでは勝ち得ませんよね。

手帳ではセルフメンテナンスに強い力を発揮します。

著者は偏頭痛持ちですが、高校のときに専門医に「頭痛日記」を渡され、1年間天気や行動、気づいたことを記入していったそうです。

完治はしませんでしたが、頭痛になる条件がわかるようになり、大事な仕事の前には「アルコールは控えよう」「早く寝よう」と心がけているそうです。

 

あなたも体の弱いところについて不調を感じるなら、手帳につけてみるのもどうでしょうか。

(とりあえずワタシもやってみます!)

日ごろから無理をしない生活習慣が身に付き、早い段階での病気のサインが気づけるかもしれません。

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寒さで体力を奪われがちな季節ですね。

でも、こんな季節に「あの人は、まわりがインフルエンザで倒れても、体調不良で休んだりしないよね」というのは、非常に高いアドバンテージ。

少なくとも、給湯室のお局様たちはそこでも若者を評価しています。

「そういうキミたちは、精神的な自己管理ができておらんよ」とも思いますが。ははは。

とにかく、年末多少休んでしまったとしても、春までのこの季節を健康に乗り切った人が勝ち!

野菜をカラフルに食べて、自分の体調のクセを見つけて、プライベートもビジネスも愉しんでいきましょうね。

 

understandlove.hatenablog.com

 今日もお疲れさまでした。

ゆっくり休んでくださいね。

では、また。

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