年度末や引継ぎをめざして、年度内の仕事を整理する時期。
最近の若者はデータ管理に強い人が多いので、うっかりすると「あのプリント、なくしちゃったから1枚コピーさせてほしいんだけど・・・」などと言い出す管理が苦手なベテラン(ワタシです・・・)を助けてくれる力強い味方。
もう、うちの部署にいる若者は最高ですよ。
パソコンにも強いし!
これからの忙しい時期に、スケジュール管理もしっかりできる若手というのは、当然ですが手放したくないです!
何とかして部署に残ってもらおうと、陰で上司と掛け合うのもこの季節。
本当に重宝されて現場で愛されている若者は、送別会などのときにしゃべったことのない上司から「頑張っているそうじゃないか」となぜか話しかけられたりするのは、そのせいです。
これからのクソ忙しい時期に本当に役立ってくれるから、中堅どころが「来年度あの子はうちに残してね!!」と裏で画策する・・・。
この季節ならではの風物詩ともいえるかもしれません。
さてさて、われらベテランも「忙しいから!」の言い訳でミスっている季節ではございません!
賢い子たちに見放されず、しっかり残留希望を出して自分の部署に残ってもらえるよう、自分こそしっかりしなくては!
そのためにも、本日は手帳術の基本をおさらい。
実はベテランは、若手のころに血のにじむ思いで叩き込んだスケジュール管理方法とは、違ったやりかたも一部必要だそうです。
手帳に書ききれないことをアナログノートに書いておくことがありますが、若手のころは内容ごとに別ノートだったりしましたが、中堅以上は持っている案件の数が違いますから、どっかいっちゃいます。
いっそ1冊に一括管理の方が良かったりするそうです。
予定は1つのツールで管理
とにかく、人と約束を交わしたら、その場で手帳に管理。
そして、あちこち書かずに1つに一括管理。
手帳を持ち歩けない職場なら、付箋紙をポケットに入れて、手帳に後で貼るという手段もありますね。
スマホのスケジュールアプリは電話しながら見られないんだし、バッテリーが切れたら困りますから、アナログ手帳はやっぱり大事です。
身につけたい4つの習慣
あなたに合った手帳を手に入れていても、役に立たせるには使い方次第。
「片時も離れたくない」と思うほど、信頼のおける相棒に昇格させ、「この手帳があればスケジュールミスは絶対に起こさないぞ」と断言するために、私たちが身につけるべき習慣は、基本すぎるほど基本。
①手帳とペンをセットにしておく
②その場で書く
③定位置を決める
④持ち歩く
・・・最近この基本を疎かにしているので、恥ずかしいことに締め切り破りを数回やらかしてしまいました・・・。
社内打ち合わせ、上司に呼ばれたとき、社外打ち合わせは必ず手帳を持っていくこと。
いらない書き込みは消す
フリクションなどの消せるボールペンは、予定変更が多い職場には必勝アイテムですね。
ごっちゃごちゃになりがちな予定表は、二重線で消したり修正テープで消したりしていると、ホントわけがわからない。
特に消せる3色ボールペンは、タスクごとに分類できるので重宝しますね。
消せるマーカーも、業務別に予定を見やすくするので素晴らしい!
(ワタシは最近使ってなかったのが、ミスを連発した原因です)
デスクで手帳を開いたままにする
デスクにマンスリーページなどを開いたままにしておくことも、上手に使うスキルです。
デスク用カレンダーに転記すればスリムで美しいのですが、絶対に転記漏れは起きます!
転記の手間を考えたら、ブックスタンドなどで手帳を絶たせておくのも手。
ただ、手帳では「次のページ」の内容を失念しがちなので、常に次のページも俯瞰しつつ今日の計画を立てることをお忘れなく。
すっきりわかりやすく書く
マンスリーページでその月の仕事を俯瞰しつつ仕事を管理したいのですが、1日にいろいろな案件を抱える私たちにとって、1か月の仕事量を見開き1ページに書ききれないのが現状ですよね
そこで、大事なこと。
①文字数を減らすこと
・体言止めで書く、名詞で終える、言葉を省略。
②記号や略語を使う
・締め切りは「〆」、郵便なら「〒」、誰にも見せないんだから鈴木さんは「鈴」。
・略しすぎるとわからなくなるので、ルールをページの端っこに書いておくこと。
ワクワクする予定を先に書く
仕事はストレスがつきものです。
かといって手帳を開くたび、「これもやらなくっちゃ」とあなたを追い込まないでほしいのです。
開くのが楽しみな手帳にする。
それには、真っ先にワクワクする予定を書きましょう。
給料日、ボーナス支給日、自分や家族の誕生日、〇〇記念日、休むと決めている日。
手帳は段取りを調える最強ツールですが、仕事のことばかり書くと、やる気が下がり品質低下やミスにつながります。
ワークライフバランスは手帳で計画して、楽しくかなえていきましょう。
体調日記をつける
ビジネスパーソンにとって一番大事なのは体調管理。
どんな信頼も「体調不良で休む」というようでは勝ち得ませんよね。
手帳ではセルフメンテナンスに強い力を発揮します。
著者は偏頭痛持ちですが、高校のときに専門医に「頭痛日記」を渡され、1年間天気や行動、気づいたことを記入していったそうです。
完治はしませんでしたが、頭痛になる条件がわかるようになり、大事な仕事の前には「アルコールは控えよう」「早く寝よう」と心がけているそうです。
あなたも体の弱いところについて不調を感じるなら、手帳につけてみるのもどうでしょうか。
(とりあえずワタシもやってみます!)
日ごろから無理をしない生活習慣が身に付き、早い段階での病気のサインが気づけるかもしれません。
寒さで体力を奪われがちな季節ですね。
でも、こんな季節に「あの人は、まわりがインフルエンザで倒れても、体調不良で休んだりしないよね」というのは、非常に高いアドバンテージ。
少なくとも、給湯室のお局様たちはそこでも若者を評価しています。
「そういうキミたちは、精神的な自己管理ができておらんよ」とも思いますが。ははは。
とにかく、年末多少休んでしまったとしても、春までのこの季節を健康に乗り切った人が勝ち!
野菜をカラフルに食べて、自分の体調のクセを見つけて、プライベートもビジネスも愉しんでいきましょうね。
今日もお疲れさまでした。
ゆっくり休んでくださいね。
では、また。