９割の人は仕事に追われています。
残業続きだったり
プライベートの時間が無かったり
気づくといつも時間に追われていたり
要領よくなりたいな、と思っていたり
習い事をしたいけれど自由時間が無かったり
でも、世の中にはスマートに仕事をこなし、プライベートも充実している人もいます。
この両者の「差」は能力差ではなく、ほんのちょっとしたところだと著者は言います。
デスクの整理
あなたの机の引き出しの中で、使用頻度の順位をつけてみましょう。
１度も使っていないものは、もちろんその場で処分。
同じ用途のものが複数ある場合も、１つにしていきましょう。
必要なものは２０種類だけ
たとえば穴あけパンチは、月１回しか使わないなら、共有スペースにもどしておき、使う最に取り出せばいいのではないでしょうか。
著者が予備校で生徒たちに整理方法を聞いたとき、よく使う必要なものだけを上げさせると、ほぼすべての生徒が２０個前後に収まりました。
勉強している生徒とビジネスパーソンでは違いがあるように思えますが、本当に必要なものを見極めると、人間の把握できる範囲としても２０種類が限界です。
この”２０種類に限定して勉強机の周りの不用品を整理する”をしたところ、１か月後予備校生たちの偏差値は平均で３も上がったそうです！
ビジネスのための引き出しの整理の仕方です。
上段は文具類、中断がスマホやちょっとしたお菓子などの私物、下段が書類関係。
書類の棚は４つに分け、手前に「今日やること」
次に「5分でできること」
さらに次に「期限があるもの」
一番奥に「期限が無いもの」
と分けるのがお勧め。
自分が「ここにある」とすぐわかるのが大事です。
持ち運ぶセットを作っておこう
必要なものが引き出しに収まっていても、すぐ出せるようになっていても、実際に使う場面はデスクだけとは限りませんよね。
会議や打ち合わせで外出するとき、そのたびに手に取っていたのでは、忘れ物が出ます。
自分の席以外の場所で何かする際に、いつも持っていくものと言うのはある程度決まっているはず。
そこで、透明なメッシュポーチに用途をラベルで貼り、セットをあらかじめ作っておくのです。
打ち合わせ用ノート、見積もり用電卓、印鑑、ネームプレート、領収書など。
１００均のメッシュの半透明袋が結局使いやすいそうです。
在り場所にラベル
幼稚園などでは、お片付け箱にブロックや車のおもちゃなど、絵が描いてあることで幼児でも片付けができます。
忙しい私たちは１秒で片づけをしなければなりませんし、それ以上の労力をかけたら本業がおろそかになります。
書類ケースには、何を入れるのかはっきりわかるように書いておいて、迷わず取り出せ、迷わず戻せるようにしておくこと。
それだけでも同じ動作で数分や数十分がちがってきます。
１日目 書類の分類
書類の分け方基準
書類の分け方は、あなたのやるべきスケジュールに従って分けるのが世界です。
仕事はおおまかに４つに分けられます。
１ 今日やること
２ ５分でできること
３ 期日があること
４ 期限が無いこと
４つのファイルケースを用意しましょう。
ケースにラベルを張り、１から順に手前から並べます。
そして、持っている書類を４つのどれかに入れていきましょう。
「今日やること」ケースを毎日からにする
その日に受注した注文書、チェックする申請書など、必ず今日中にやるべきことはここにあるようになっています。
１日が終わったら、ここはすべて提出済みになるか、データ化するので、紙は処分します。
逆い言えば、この中が空っぽになるまではその日は帰ることができません。
どっさり書類があったら、どれだけスピードアップしなければ間に合わないか、ざっと見てわかります。
ファイルケースの順番は気にしなくていいのです。
その日にやらなければならないだけだから。
また、今日中とはっきりわかっていなくても、急ぎの仕事や仕事の返事が必要なものは、基本的にすべてこの「きょうやること」に入れて片づけを徹底していきましょう。
期限のないものは、いずれファイルケースいっぱいになります。
そこで３か月に１度、半日以上のまとまった時間を取って、まとめて書類の整理を予定に組んでおきましょう。
そのときまでは、溜めても大丈夫なので、ただ目の前の仕事に集中しましょう。
「５分でできること」はリスト化
５分でできるものは、関連書類さえないものが多いものです。
例えば、送付する契約書や返送する申込書など。
それらをすべて書き出しておいて、それを書いたリストの紙を１枚、このファイルケースの先頭入れておきましょう。
付箋で貼って置いたり、手帳に書き込んだり、スマホにメモったり、では結局モレが出ますよね。
頭の中に邪魔なごみが溜まって整理されず、クリアな状態になりません。
書き出しておいて、空いた時間に「５分でできること」リストを見て、順番にそれを処理すればいいのです。
書き出して、すぐ忘れましょう。
２日目 スケジュールへ落とし込む
時間の整理もとても重要です。
著者はGoogleカレンダーの活用を推奨しています。
とにかく予定を一括管理してそこに記入したら、あとはすっかり忘れてしまうこと。
カレンダーは、予定を入れるものだと思っていると、いつまで経っても仕事ができる人になりません。
カレンダーはやるべきことの時間の割り振りをしている時間割表です。
「企画書の作成」「経費精算」といった時間割を作って、何も考えずに順番に仕事をこなしていけば、あっという間に１日の仕事が終わります。
仕事を把握していないと、時間は整理できない
ポイントは、入力されている用件にだけ集中すること。
他にやるべきことがあっても、指定された時間が来たらやるべきなので、思い出してはいけません。
国語の時間に理科の勉強をしていたら怒られましたよね？
同じように、仕事も決まった時間に集中し、その時間内に終わらせるのです。
それでも時間通りに終わらせられないなら、自分が仕事にかかる時間の把握ができていないと言えます。
しかし、初めからカレンダー通りに進められる人は少数です。
最初のうちは、自分が考えている予定時間の２倍の時間を取って、スケジュールを組んだ方がいいでしょう。
すべてカレンダーに入れれば、忘れてOK
やってはいけないのは、カレンダーに予定を入れずに、書類だけをする分類することです。
必ずやるべきことはすべてそれをいつやるのか、あらかじめ時間割がカレンダーに入力されている状態が必要です。
著者は本著で何度も繰り返していますが、人間は忘れる生き物です。
たとえその日に絶対やることでも、数分経てば１０個のうち２～３個は忘れていても不思議ではないのです。
ましてや「今週中にやろう」と思っていることなど、いくつかすっかり忘れます。
だから、どんなことでも、先に時間割を決めて入力しておくのです。
３日目 データの分類
データはどの端末からでも、どの場所からでも即仕事ができる場所に保管するのが大切です。
例えばあなたが休暇で海外にいて、急に何かトラブルが合って上司から連絡が来ました。
ところがその処理に必要なデータはあなたのパソコンの中。
しかも、それがどこにあるからここを探して、と即答できない状態です。
これが整然とされた状態であれば、アクセスは簡単です。
ルールに従ってフォルダを作る
大きなカテゴリを決めて、ファイルを作りましょう。
なるべくシンプルに、なるべくファイル数を減らします。
気づくとぐちゃぐちゃになっている、という人は、最初のカテゴリー分けがうまくできていないからです。
自分に最適なカテゴリー分けを試行錯誤しましょう。
フォルダ名やファイル名をつけるときは、自分の中にルールを作りましょう。
検索がしやすくなります。
ファイル名には検索ワードのすべてを盛り込む
ファイル検索がしやすいように、検索で引っかかるワードをすべて盛り込んでおきましょう。
てがかりとなるワードは全部つけておけばいいのです。
４日目 ネタになるデータを保存する
仕事で使うものは「道具となるもの」と「ネタとなるもの」があります。
文具類や取引先などのデータ、注文書などの書類は、仕事を進めるための道具（ツール）です。
もうひとつは、売り上げアップにつながるネタとなるもので、書類や本、雑誌などの紙や商品自体など、さまざまなものがありますが、それらは最終的にデータ化して、必要に応じて頭の中の索引を通じて取り出せるようにしておくべきもの。
整理術や仕事術の本では、道具の片づけや書類データの整理を教えますが、もうひとつ大事な「売り上げアップの元ネタ」については、ほとんど言及されていません。
（その通りです！）
本当に仕事ができる人は、最終的に売り上げを上げる厳選となる、企画の元となるものをストックしていますよね。
浮いた時間にそれらを日々コンテンツ化しているのです。
アイデアのネタはいつもすぐ使えるよう整理しておかなくてはなりません。
データにメモっておくことが、一番の近道です。
この年齢になってやっと仕事の整理の仕方がわかってきて、分類できるようになり、効率が良くなってきました。
整然としていると、ぼんやりした時間がなくなるので、クオリティーを下げないままで帰宅時間が早くなります。
データの管理の仕方は、会社ごとにいろいろあるとは思います。
が、ワタシの会社は、後手後手に回った仕事が多いせいで、翌年に使えるデータが１年ごとに無くなっていくという恐るべきことが！
どこを改善すべきかを検討中～～。
そうは言っても、ワタシがパソコンに弱いのも、しっかり発言できない原因なんです。
昨日読んだ本『あなたが部下から求められているシリアスな５０のこと』で、項目として、こんなのがありました。
「ITスキルを上げてほしい」・・・。
反省！
今日も１日お疲れさまでした。
ゆっくり休んで素敵な夢を。
では、また。
