環境が変わって、スケジュール管理などのシステムが変わると、何かと「ミス」が増えがちになりませんか。
そんなときでもミスをしない人には、共通の習慣があるそうです。
それは、記録をすること。
でも、一所懸命記録しても、それがどこかに行ってしまう場合がありませんか!?
そう、それなんです!
今日は、そこのところを勉強します。
本著では、記録しない人から記録する人に変わった著者が、ミスをなくすための方法について伝えています。
仕事場でも自宅でも、電車の中でも、誰かと飲んでいるときでも、記録するという著者です。
手帳の使い方
ビジネスインストラクターである著者が手帳を使い始めたのは、32歳のとき。
それまでは、信じられないようなミスや失敗を繰り返してきました。
高校時代は、学校の始業式をすっぽかしてしまい、大学受験では願書の締め切り入学金の振り込み期日を忘れる。
さすがにそれにはショックを受け、大学入学と同時に、皮のバインダーでレフィルを入れ替える1万円くらいの手帳を買いました。
とてもかっこよく見えたのですが、長続きしませんでした。
就職して保険会社で10年事務職をするとき、社外の人に会ったり外出する機会もなかったので、デスクの上の卓上カレンダーで管理しましたが、ミスはなくせません。
なぜなら、書き忘れたり、逆に1日分の小さなスペースに書き込みすぎて大事な要件を見落としていたからです。
雑な字で、自分でも読めなかったり。
私たちビジネスパーソンの大多数は、スケジュール管理を自分でしなければなりません。
スケジュールミスを救うのは手帳。段取り上手になる必需品は手帳。
しかも1000円~3000円くらいでいいものも手に入ります。
あなたに合う手帳の選び方
ビジネスパーソンが手帳によく書くものは、
①アポイントメントや書類の締め切り・・・約束事
②TODOリスト・・・今日やること、1日の計画
③日記・・・今日の振り返り
です。
絶対に書かなければならないのは、「①アポイントメントや書類の締め切り」です。
手帳のタイプには、マンスリー、ウイークリー、デイリーがあります。
あなたが手帳に何を書きたいかによって、どのタイプにするか選ぶといいでしょう。
マンスリーは、ページ数も少ないのでスリムで持ち運びしやすいです。
アポイントメントや締め切りだけ書けばいい人に向いていて、1か月の俯瞰をしたり、開いている日を即座に答えられます。
ちなみに著者はマンスリーを使っていて、縦3センチ、横3センチの正方形に1日分の予定をおさめ、TODOリストは、手帳ではなくメモ帳です。
ウイークリーは週間予定を片面1ページ~見開き1ページにしたもの。
バーチカルタイプは時間軸が書かれているので、社内会議や外出などの予定が毎日のようにある人には向いています。
というのは、1日に3件以上の予定があると、マンスリーでは書くスペースが足りないことも。
思い当たる人はウイークリーを試してみましょう。
デイリーは1日の予定を片面1ページ~見開き1ページにしたもの。
桃欄がたっぷりあるので、すべてが書けます。
情報が一元化し、書いたことを見返せるのがメリット。
全体のスケジュールを把握するために月間予定のページとの併用がおすすめです。
予定はひとつのツールで管理せよ
ワタシが4月に大きな失敗をしたのは、これが原因です。
スケジュール管理の仕方が変わり、管理ツールを複数化したら、予定の転記もれがありました。
ダブルブッキングです・・・。
ミスをなくすには、予定をできるだけひとつのツールで管理することを著者はすすめています。
よく、アポイントが決まると、手帳、卓上カレンダー、スマホ、パソコンにまで入力する人がいます。
不安だから、2つ3つと証拠に残し、ミスをなくそうという涙ぐましい努力ですが、実はミスは増えるのです。
そもそも複数のツールで同時に管理しようとするのが無理で、転記漏れは必ずと言って起きるのです。
とはいえ、会社や職場で、メンバーの予定の共有は必要ですから、互いのスケジュールは見える化する必要があります。
共有するデジタルツールは必要です。
問題は、手帳を使っている人です(そもそも、本著は手帳を使うことを推奨しているので、読んでいる私たちのことになります)。
基本的に手帳は人に見せるものではありませんから、スケジュール周知は紙でもデジタルでも、手帳以外のものにも記録する必要が起きます。
大切なのは、優先順位をつけることです。
手帳をメインにするなら、予定が入ったとき、変更やキャンセルにはすぐその場で手帳に記入。
メンテナンスは必ず手帳でしてください。
これで間違いなく1本化できます。
手帳は自分のため。スケジューラーは他人のため。
そう割り切ることも大切です。
予定は手帳に書き、そのあとで共有用に転記する。この順番を死守しましょう。
職場の人たちがきっと知りたいのは、あなたが外出したり、会議に出たり、休暇を取ったりしてデスクにいない日時です。
つまり、手帳のすべてを転記する必要はないのです。
著者の家では、夫婦のスケジュールはGoogleカレンダーに入力していますが、夫の知りたいことはただひとつ、「著者に夕飯を作ってもらえるか」です。
逆に著者が知りたいのは、「夫が家で夕飯を食べるかどうか」です。
転記忘れをしないように、「毎週〇曜日にまとめて転記する」など、ルールを決めます。
そして、忘れないよう仕組みを作ります。
小さな付箋に「スケジュール入力」と手帳の対応日に貼っておくなど。
付箋も使いまわせて便利です。
なぜアナログ手帳がよいのか?
デジタルで管理するか、アナログで管理するか?
これはビジネスパーソンにとって大きな問題です。
しかしスケジュール管理ツールにはいまだに、アナログ派が主流です。
スマホ最大の難点として、電話しながら見られない、書き込めない、という点が大きいでしょう。
そして、画面を出すまでに「パスワードを入力する」などの操作が必要で、ビジネスシーンでは「もたもたしている」「仕事が遅い」それが高じて「スケジュール管理ができない人」というレッテルを貼られたりするので、もったいない。
手帳は「取り出す」「開く」の2アクションだけなので、自分の時間はもちろん、「相手の時間を奪わない」。
相手の時間を奪わないのは、ビジネスの作法です。
また、仕事中にスマホをいじっていると、私用との区別もつきにくく、ましてやお客様の前で操作しては、「人の話を聞いていない」「無礼者」と怒られるのは目に見えています。
手帳を取り出して書き留めると、「スケジュール管理ができる」という見た目の信頼を勝ち取り、「この人に任せて安心」「一緒に仕事がしたい」と思わせることができ、一石二鳥です。
身につけたい4つの習慣
どんなに良い手帳を手に入れても、役立つかどうかは使い方次第。
あなたの秘書として「片時も離れたくない」と思うほど、信頼のおける相棒に手帳を昇格させましょう。
「この手帳があれば、スケジュールミスは絶対に起こさないぞ」そう断言するために、身につけてほしい4つの習慣があります。
①手帳とペンをセットにしておく
とくに外出先で携帯電話が鳴り、話を聞きながらメモするときは、片手で手帳を取り出し、速攻でメモを取るのでペンを探す時間はありません。
手帳用のペンを用意し、常にペンホルダーか表紙にさしておいてください。
②その場で書く
ミスを防ぐ基本中の基本です。
時間がたつほど、記憶は遠のきます。
③定位置を決める
スケジュールを聞かれた時、「今、手帳がないので後から確認して電話します」では、お互いの時間ロス。
特に急いでいる相手には、あなたの評価まで下がります。
デスクワークするときの定位置、外出するときはバッグの中の定位置。
この2つを押さえれば安心です。
④持ち歩く
手帳を持っていないとき、予定を聞かれて「その日はたぶんあいていると思います」と安請け合いし、ダブルブッキング・・・ということはありませんか?
ワタシはまさに、大有りです。
手帳のない時にダブルブッキングは起きるのです。
社内の打合せ、上司に呼ばれた時、社外に出るとき、手帳を必ず連れて行ってください。
分厚くなると、ついデスクの引き出しにしやすくなります。
表紙の色は黒が定番ですが、ビビットな色だと、デスクやバッグの中で見つかりやすいです。
最近手帳を持ち歩けなかったのは、書類を挟みすぎて分厚くなっていたからだなぁ・・・と反省。片づけました~。
書くことが増えて、マンスリーの枠をはみ出していたことも、見落としの原因でした~。
でも、今回これを読んで手帳を1本化できたので、「ミスが減るかも」と思えて、かなり安心できました。
次回は、実践的な手帳の使い方について勉強します。
お疲れさまでした。
ゆっくり休んで、素敵な夢を。
では、また。