うっかりしやすい人にとって、スケジュール管理は至上命題。
手帳という「あなたの秘書」を最強の状態までグレードアップさせることで、「うっかり」を返上し、「信頼」を勝ち取りましょう！
手帳をさらに有効活用し、納期遅延ミスをなくすために、着手する日を記入するのが有効です。
また、アポイントメントが決まったら、「時間」を先に書き、用件や相手はあとに。
持っていくものを予定と一緒に書いておくのも、忘れ物を減らすために重要です。
着手する日を書く
納期遅延ミス・・・何度危ない橋を渡ったことか・・・なぜ、そうなるのか。
わかっています。
「ぎりぎりまで、着手しないから」です。
それをなくすために、手帳に「着手する日」を書きましょう。
段取りを整えるには、ゴールから逆算して十分な日数と時間を確保することが大切。
そのためゴールとスタートはセットにすべきなのです。
月末に複数の締め切りが集中するなら、着手日をずらせば、ムラがなくなり、平常化できますもんね。
時間を先に書く
アポイントが決まると、手帳に書き込みますが、あなたは手帳にどのようにメモしていますか？
ワタシは思いつくままに「案件」「企業名」「目的」「時間」などを書き込んでいました。
著者は、順番を統一して「時間」を先に書くことを進めています。
ありがちな、「うっかり忘れ」「ダブルブッキング」「遅刻」は、これで予防できます。
また、企業を訪問するときは先方の担当者名を忘れず書くのも大切ですね。
持ち物を書いておく
ちゃんと時間に到着したにもかかわらず、大事な書類を忘れているし～！！
ワタシにとてもありがちなことです。
取りに戻ったり、後日先方に再度足を運んだりして、全く時間のロスがいっぱい！
そこで、手帳に持ち物を書いておきましょう。
取引先やお客様を訪問する日付のところに、持っていくものを書き添えます。
「書類」だけだと、アバウトで思い出せないので、「パンフ」「企画書」「見積書」「名刺〇枚」と具体的に。
ただ、このメモはずっと残す必要はないので、付箋に書いて対応日に貼り、用が済んだら捨ててしまうのも一考です。
予定を入れた日と訪問日が離れていると、まず持ち物まで覚えきれません。
メモで持ち物対策に勝ちましょう。
いらない書き込みは消す
予定の変更はよくあることです。
日付の勘違いをなくすには、変更後の約束を書くとき、その場で変更前のいらない情報を消すことも「うっかり」しやすいタイプには重要です！
手帳には「フリクション」！！
うっかりタイプの人ならば、もうお使いかもしれません。
ワタシも１０本は持っています。
キッチン、リビング、仕事机、手帳、鞄、ポケット・・・・フリクションのない日は不安になるほどです。
うっかりタイプには、ごちゃついた手帳では、何かと勘違いを起こしますからね！
すっきりした手帳をめざしてがんばりましょう！
消せる３色ボールペン
黒１色だとメリハリがつけにくく、大事な納期やアポイントメントを見逃すことがあります。
色を変えることが出来るフリクションは、最強のツールですね。
最近はフリクションの３色タイプにいつもの０，５ミリに加え、０、３８ミリが登場したそうです。
手帳に書き込むには、細いタイプが向いていますね。
たとえば著者は、「赤字＝締め切り、黒字=外出予定やアポイントメント、青＝自分のタスク」と色分けしています。
消せるマーカーで囲む
手帳に文字だけ書くと、面積が小さくて見落とすことも。
そこでマーカーで囲んで目立たせるのもアイディアのひとつ。
業務別に色を変えると、予定が一目瞭然になります。
マーカーもフリクションにすれば消せるので、変更があっても汚くなりません。
フリクションマーカーには、原色とソフトカラーのラインナップがあるそうです。
手帳には、優しい色合いの後者が向いているそうです。
ダブルブッキングが防げるだけではなく、マーカーの色で、どんなことに時間を割いているのか、ちゃんと休みを取っているかについても、一目でわかります。
すっきり、わかりやすく書く
１日のスペースが限られている手帳ですから、ごちゃつくと、見えにくくなります。
おすすめしたい書き方は２つあります。
１つ目は、文字数を減らすこと。
「締め切り」は「〆」、「郵便局」や「ポストに投函」ならば「〒」。
ただ、思い付きで略語を増やしすぎると、わけがわからなくなるので要注意です。
マイルールを手帳に書いておくとか、大きめの付箋に書いて手帳に貼ると便利です。
デスクで開いたままにする
よくあるのが、「見直すのを忘れる」こと。
デスクにいるときには、ブックスタンドなどに立てて、省スペースしながら開いておくのがおすすめです。
せっかく書いたのに、うっかり見直しするのを忘れるのは、よくあること。
書いただけで安心しないように、手帳を開く場所を作ってしまうのはとても有効です。
ワクワクする予定を先に書く
仕事にストレスはつきものです。
かといって、手帳を開くたびに「は～あ、あれもこれもやらなくちゃ・・・」では、自分を追い込んでしまいます。
開くのが楽しみになるような手帳にする。
そのため、真っ先に書いてほしいと著者が進めるのは、「ワクワクする予定」です。
給料日、ボーナス支給日、自分や家族の誕生日、〇〇記念日、飲み会など。
仕事とプライベートは区別せずに、むしろ両方書くことをおすすめしています。
年末年始や夏休み、有給休暇は働く人の特権です。
「このあたりに休みたい」と思ったら、上司に申請する前から書いちゃう！
手帳は、段取りを整える最善のツールですが、仕事ばかりだとやる気が下がり、品質低下やミスにつながります。
ワークライフバランスは手帳で計画して、叶えてしまいましょう！
自分時間を確保する
仕事を頼まれ、誰かと会う約束をすると、「忘れちゃいけない！」「遅れちゃいけない！」と思い、手帳に予定をしっかり書くことでしょう。
私たちは、自分のことより他人との約束を優先しがちです。
しかも、割り込み仕事も急に入ってきたりします。
それらを全部「いいですよ」と引き受けると、せっかくの計画が狂い、自分の首を絞めてしまったり・・・ワタシはいつもそうです・・・。
同じように思い当たる人は、一緒に「自分主導」の仕事に切り替えていくことに挑戦してみませんか？
ひとりで考えたり下調べしたり、事務や単純作業をするのも、立派な仕事です。
それらを「自分時間」として、手帳に書いておかないと、「空白だから暇」と勘違いして予定を入れ、デスクワークの時間が取れなかったり。
そして、焦ってやっつけ仕事をしてケアレスミス多発・・・精神的に追い詰められてストレスがたまる・・・。
対策としては、デスクワークをする時間も手帳に書いておくことです。
「先約あり」と一目でわかります。
この忙しい時代、「自分時間」は、自分でしっかり作るものですからね。
デスクワークの時間をきちんととらなかったため、結局ミスを連発していたことがありました。
どんなに信頼を重ねても、文書で間違ってしまうのはダメですからね。
楽しい手帳を作って、いつでも開いて楽しくスケジュール管理しましょうね。
明日からは、「メモ」の使い方を勉強します。
若いころ、よく「メモを取りなさい！」とたくさん指導を受けました～。
今でこそ定着しましたが、メモを取ることで、相手から信頼されたりすることもありますよね。
もっと若いうちから習慣化すべきだった、と思うものの１つです。
今日もお疲れさまでした。
ゆっくり休んでくださいね。
では、また。
