確実にPDCAを回すには、ゴールのフレームに対して、具体的にすること、時間に余裕を持つこと、７０点主義ですること、２割を捨てることが必要です。
PDCAノートを使って、あなたの人生のフレームを「試行錯誤を恐れず進めるあなた」に換えてみませんか？
すべての始まりは「G ゴール」というフレームから
「P 計画」の前にやること
デイリーのPDCAノートをする前に、今日のゴールやテーマを決めます。
ここで、ゴールが明確かどうかを確認しましょう。
「上司に認められるくらいの結果を出す」
「一流の人間になる」
は、具体的でないので達成するのが難しくなります。
具体的で、かつ目標が達成したことがわかる目標にすること。
すると、PDCAが回転していきます。
たとえば、
・１か月で、新規顧客１００件のアポイントを獲得する
・３月までにTOEIC®９００点を獲得
・７月までに１０キロのダイエット
・毎朝５時に起きて３０分ランニング
など、数値化して具体的に目標にすることで、ゴールは簡単に明確になります。
また、数値化するほかにも具体的に設定する方法もあります。
・家族との時間のために、子どもとお風呂に入るため、１８時には退社
・子どもの成長を見守りたいから、毎週土曜日は一緒に少年野球に参加する
どこにたどり着くのかを明確にして道筋を決めましょう。
それが本当の意味の計画になります。
「なぜか予定通りに仕事が進まない人」は、どこで間違っているのか？
１日の計画を立てて、それを完全にクリアするのが目的ではないのです。
小さな目標でも計画でも、「なぜかうまくいかない」ということはありますか？
突発の仕事はPDCAを狂わせます。
朝立てた計画が仮にうまくいかなくても、悩んだり不安になる必要はないのです。
それも試行錯誤のフレームワークなのです。
著者が相談を受けていて一番多いそうしたことでの原因は「予定になかった突然の仕事」。
「上司からの呼び出しが何度もあって」
「今日は急なミーティングがあって」
「急にクレーム対応」
「急ぎの仕事を依頼されて」
こうしたことは、当たり前のことです。
そこで大事なのは、その「あなたがやりたかったこと」に費やす時間を「始める時間」と「終わる時間」を決めることです。
日本人にはこの概念が著者の見立てだと薄い人が多いそうです。
欧米では仕事が早いようなイメージがありますが、それは一つに「夜は家族との時間」という文化ができているため、遅くまで残業することがないのです。
そのために時間を逆算して計画を立てるのが当たり前になっているようです。
６０分で、と決めたら６０分で終わらせるにはどうしたらいいか、考えて実行していきます。
２割を捨てる
ここで大切なことは、本質的なこと以外に時間を割く必要はないということです。
100点満点の仕事なんてないのです。
いつも８０点の人が１００点をとるのは、案外難しいもの。
もう２０点は引っ掛け問題や応用問題だったりして、なかなか点数を摂れなかった覚えがありませんか？
仕事は本質なことを押さえておけば７０～８０点で進めた方がいいのです。
たとえば購買傾向の分析の書類をあなたが書くときに、周りに伝えるべきポイントさえ押さえておけば、図表のレイアウトをきれいにする時間はもったいないのです。
この仕事が２割。
この２割を捨ててさっさと次の仕事をし、「これ、レイアウト整えてくれる？」と言われたら対応すればいいだけです。
最初は見積もりをオーバーするものです。
著者の経験では、だいたい３０～４０％がオーバーします。
この際重要なのがバッファを持つということ。
はみ出し時間の緩衝時間をあらかじめ予定しておくことです。
スケジュールをプロジェクトメンバーと共有しているなら、予備時間を入れにくいので
「会議プレゼン準備」
「プロジェクト市場調査」
「〇社訪問資料作成」
とダミーのアポを入れておくのです。
記憶に頼るな、記録に残せ
行動を事実に残しましょう。
PDCAで一番大事なのは「D 実行・実績」だと先日読みました。
これが書き残されていると、「現状把握ができる」ということ。
そして、ここに書かれた実績がぼんやりするのではなく、くっきりとすると、気づきにも精度が上がります。
そこで大事なのが、「どんな事実を書き残すか」。
デイリーPDCAノートならば、一番わかりやすいのは時間です。
予定では６０分のタスクが９０分かかったら、「９０分かかった」「+３０分かかった」など、淡々と書いていきます。
そのタスクの内訳を記入していくのも良いでしょう。
今日も１日お疲れ様でした。
ゆっくり休んでくださいね。
では、また。
