机周りを整理すると、やる気がわきますよね。
明日からの毎日のために、ちょこっとだけ整理整頓です。
しかし机の整理・ファイリングをしてもなかなかうまくいかないです！
著者が言うには、「これは、不要なモノまで整理・ファイリングしているから」。
「整理・ファイリングの基本は捨てる技術」といっても過言ではないそうです。
本著は、誰にでもできる整理・ファイリング術について解説しています。
「整理・ファイリングは重要な仕事のスキル」ですよね。
特に、重要案件を任されるようになってきたら、特に！
資料がすぐ出てこなかったり、ましてやなくすようでは、次に重要案件を任せてもらえなくなるからです！！
「８０対２０の法則」で考えてみる
整理整頓ができていない人の書類の８０％は不要、と考えられる。
実際整理整頓ができていなかったころの私の場合、書類の９０％は不要、といってよかった。
逆に、完璧に整理整頓ができている人でも、主要な書類は２０％に過ぎないかもしれない。
これはビジネスの世界で耳にする「８０対２０の法則」から考えられることだ。
整理整頓ができていない人の必要な書類は２０％で、さらに重要な書類となると、たった４％しかないおとになる。
つまり、整理整頓ができていない人は、８０％の不要な書類と１６％の主要でない書類のために、４％の主要な書類が探しにくく、効率的な仕事ができていないでいるのだ。
デスクマットもファイリングに使える
透明のデスクマットを机の上に敷いておけば、よく確認する書類がはさめて便利だ。
いちいちファイルから取り出す手間が省けていい。
具体的には、カレンダーや路線図マップ、よく電話する取引先一覧などをはさむのに適している。
このほか、重要なことをメモ書きにし、はさんでおくのもいい。
紛失する心配がなくなる。
引き出しごとに、入れるモノを決めておく
引き出しごとに入れるモノを決めておかないと、すぐにどこになにを 入れたのか、わからなくなってしまう。
最悪の場合、引き出しの奥で使わなくなったモノが眠ってしまったり、机の上や引き出しが書類やモノであふれてしまったりする。
こうなると効率的な仕事はできなくなる。
それぞれの引き出しに何を入れたらよいかは、おおよそ次のとおりになる。
センター引き出し・・・一時離席するとき、作業中の書類、文具など
上段引き出し・・・文具類や自分の名刺など
中段引き出し・・・冗談引き出しに入らない文具や私物など
下段引き出し・・・ファイルとファイルボックス
文具を探す時間をなくせるペンケースの使い方
必要な文具がなかなか見つからないと、仕事のリズムが崩れるだけでなく、ストレスにもなる。
ならば、よく使う文具一式をクリアペンケースに入れておけばいい。
必要な文具が見つからない、と思ったらすぐにこのペンケースのものを使うと問題は解決する。
透明なので、外側からも中身が確認できて便利だ。
小型文具を何点か使えば、かなりの数が入る。
山のようになってしまった文具と書類をまず捨てるところからだな！と反省しました。
明日の朝やらなくては。
今日も１日お疲れさまでした。
ゆっくり休んで素敵な夢を。
では、また。
