仕事は、「決められた終業時間内で行う」というのは、世界の常識です。
でも、４月からの労働を考えると・・・？う～ん。
さあ、どうすればこの状況を何とかできるのでしょうか。
今年度は5月に１０連休。
ワタシも１０日も連続で休める身分ではありません。
そして不思議なことに、かえってその連休に向けたアレコレで、仕事量が増えたりしていませんか！？
気を付けないと、４月中にぶっ倒れてしまう。
問題は「分けて」考える
問題というのは、単独で存在するように見えても、その実態は複数の小さな問題の集合なのです。
しかも、時間がたつと精神的にもよろしくない。
「緊急対策」「再発防止」「横展開」が基本
社長になったころの著者は、なにかにつけて怒っていました。
しかし、怒っても意味がないことに気づきました。
ある工場でボヤを出してしまったら。
消火器の確保やバケツリレー、避難誘導が「緊急対策」。
そして、次が「再発防止」と「横展開」です。
なぜボヤが出たのか原因を究明していくと、古い配線のショートだとわかった。
そこで、同じ原因でボヤが起こることを防ぐために工場の配線を再点検し、年間スケジュールで年一回の配線チェックを設定する。
これが「再発防止」です。
そのうえで同様の指示をほかの工場に出すことが「横展開」になります。
このように問題解決には、あくまでロジックの組み立てで臨むべきなのです。
感情に任せていても事態は好転しません。
天才以外は問題を小分けせよ
この「小さく分ける」という考え方は、困難な問題を解決する際にはきわめて有効です。
こうして細分化すれば、自分ができることや、やるべきことが具体的に見えるので、すぐに行動を起こすことができます。
「デッドライン」ですべてが決まる
問題解決のみならず、あらゆる仕事をするうえで、デッドラインほど重要なものはほかにないと著者は言います。
やることの「優先順位」は必要ない
問題を小分けすれば、当然１人に複数の処理すべき課題が与えられることになります。
そうでなくても忙しい現代のビジネスパーソンは、それこそ残業しても終わらないほどの大小さまざまな「やるべきこと」を抱えています。
著者も「優先順位をどうつければいいですか」という質問を多く受けるそうです。
私の答えは「優先順位を考えたり、スケジュール表を作ったりするひまがあるなら、その時間に仕事の１つも片づけたほうがいい」というものです。
・・・
本当に仕事の効率を上げたいのなら、厳しいデッドライン付きの仕事を、これでもかというくらい押し込めばいいんです。
それで、１分１秒も惜しいという状況に追い込まれれば、自然と仕事の処理速度が速くなる。
こうやって速く仕事ができる人間になるほうが優先順位をああだこうだと考えるより、よっぽど確実に仕事をこなせると思っています。
人間の仕事のキャパシティは「能力×時間×効率」で決まります。
・・・
「せっぱ詰まらないとなかなかやる気が出ない」というのは多くの人が持つ自然な感情です。
だからデッドラインつきの仕事を次々と与えあげる、常にせっぱ詰まった状態を作ってあげる、そうすればスピードは嫌でも上がっていきます。
「これくらいならできる」は禁物
デッドラインを決める際、気を付けなければならないのは、相手の顔色を見て、「これくらいならできるだろう」という配慮をしないことです。
そうではなく、あくまで「会社にとって正しいことを優先する」、これがデッドラインの決め方の極意です。
ファイルもスケジュールもデッドラインで整理
著者がメリタと言う外資系コーヒー会社に入って働いていた時に、このスケジュールでファイル管理を会社がしていたそうです。
メリタのオフィスに行くと、１月から１２月までと１日から３１日までのラベルがついた大きな箱がある。
何かと思ったら、それはやるべき仕事を日付ごとに分類する箱だったのです。
この箱の使いかたはとてもシンプルです。
仕事が発生すると、デッドラインから逆算し、いつやるというのをあらかじめ決めます。
そして関連するメモや書類をその月のところに放り込んでおくのです。
その月が近くなったら３１日に区切ったところに入れ替えて、今度は何日にやる、ということまで決めて分類します。
朝出社したら箱を開け、その日やることを確認してそれを終わらせるだけ。
そうやっていけば、締め切りまでに確実に仕事が終わる、という寸法です。
そのほか著者が大事にしていることとして、
・仕事は会社の中で簡潔させよ
・「終わり」の時間でタイムスケジュール
・仕事は「ゲーム」、勝つチャンスを与える
・「豹変」「朝令暮改」はあたりまえ
などがありました。
今日も１日お疲れさまでした。
明日こそ、早く退社しましょうね！
せめて今夜は、ゆっくり休んでくださいね。
では、また。
