４月からの新しい環境で、何かと「あ！しまった。忘れた」をやりがちです。
いや、そもそもスケジュールそのものが頭に入っていなかったり・・・。
付箋紙を持ち歩いて、メモをとっていたりするのですが、新しいデスクや管理システムの中で、大事なメモをとった付箋紙も行方不明になったり・・・。
そこで、「手帳」「メモ」「ノート」の使い方をもう一度見直してみようと思います。
著者が言うには、ミスをしない人には共通する習慣があるそうです。
それは記録をすることです。
記憶を過信するのは禁物。
人は忘れる生き物だからです。
発想を変えると、「記録するだけでミスがなくせる」 ということ。
今の若者たちは
PCやスマホでの管理も上手。
そんな人たちにベテランも負けてはいられないのです。
手帳の基本
予定はひとつのツールで管理せよ
ミスをなくすには、予定をできるだけひとつのツールで管理してください。
例えば、ひとつのアポイントメントが決まったとします。
そのとき手帳に書き、卓上カレンダーにも書き、スマホやパソコンのカレンダーにも入力する人がいます。
・・・
ミスをなくそうと努力しているのでしょうが、残念ながらミスは増えるでしょう。
そもそも複数のツールで同時に管理しようとするのがムリというもの。
必ずと言っていいほど転記モレが起きるからです。
やりますね・・・。
「これ、絶対忘れたくない！」と思うからこそ、あっちこっちに書きたくなる！
そしてそれなのに、なぜかダブルブッキングが起きている・・・。
とはいえ会社や職場で、上司やメンバーの予定は共有すべき。
・・・
大切なのは、優先順位をつけること。
手帳をメインにするなら、予定が入ったとき、変更やキャンセルがあったときは、すぐその場で手帳に記入。
メンテナンスは必ず手帳でしてください。
これで間違いなく１本化できます。
手帳は自分のため、共有スケジューラーは他人のため。
そう割り切ることも大切です。
予定は手帳に書き、その後で共有用に転記する。
この順番を死守しましょう。
職場の人たちがきっと知りたいのは、あなたが外出したり会議に出たり、はたまた休暇を取ってデスクにいない日時です。
MY締め切りの作り方
MY締め切りは、年度末に「やっていて良かった！！」と心底救われたスキルでした。
ホントに大事なので、おさらいさせてください。
締め切りは２つで管理しましょう。
おすすめするのは、本来の締め切りの他に「MY締め切り」を作ること。
相手が設定した期日を「YOU締め切り」と名づけたら、それより１日以上はやめた「MY締め切り」を決めます。
手帳にはYOU締め切りを書き、そのあとでMY締め切りを書きます。
２つとも書いておかないと本当の締め切りがいつなのか、わからなくなるのでセットにしてください。
MY締め切りまでに相手に納品しますが、早さを重視するあまりミスがあるといけません。
そのためMY締め切りの前日までに完成させるようにし、書類を一晩寝かせてからチェックしましょう。
できたてホヤホヤのときは「正しい」という思い込みが邪魔をしてミスに気づきにくいためです。
いつも締め切り破りの人生でした・・・。
しかしこれで、年度末の締め切り地獄をいくつかの文書で「１番で提出！」できました。
くっそ忙しい時期に「１番提出」！
最高の気分が味わえました。
着手する日を書く
納期遅延ミスをなくすために、もうひとつ書いてほしいことがあります。
それは着手する日です。
締め切り日だけを書くと、当日気づいたとしても間に合わないことがあります。
その仕事にかける十分な時間が取れないからです。
段取りを調えるには、ゴールから逆算して十分な日数や時間を確保することが大切。
そのためゴールとスタートはセットにすべきです。
スタートするのは、早すぎるくらいがちょうどいいタイミング。
ギリギリに着手すると、リスクは高く、割り込み仕事や至急の案件、体調不良などでできない状況も予想されます。
もし、月末など特定の日に複数の仕事の締め切りが集中する場合は、着手日をずらせばムリ・ムダがなくせ、平準化できます。
他にも大事なこととして、
・時間を先に書く
・持ち物を書いておく
・いらない書き込みは消す
・消せる３色ボールペンで書く
・消せるマーカーで囲む（業務別に）
・デスクで手帳は開いたままにする
・電話番号とパスワードを書いておく
・ワクワクする予定を先に書く
などがあります。
「ワクワクする予定を先に書く」を実践したところ、「手帳を開く回数が断然増える」「明るい気分で仕事に取り組める」という効果がありました！
関東では４月の気温が低めだったので、ラッキーなことに今年の春は長い時間ソメイヨシノを楽しむことができました。
仕事の帰り道に夜桜が見られる贅沢な日々。
明日からの毎日が、あなたにとって素敵な日々になりますように。
ではまた。
