猫のメメとモエ

生命線があと10年分しかない!どうせなら、やりたいことに(あまりお金をかけずに)ちょっかいを出すことにした猫好きのブログ。メンタルトレーニング、自己啓発、一人旅、猫めぐり、山歩き、真剣な子育て、ジョギング、写真。その他いろいろ。

『マッキンゼーのエリートが大切にしている39の仕事の習慣』大嶋祥誉

「行動を具体的に変えない限り、決意だけでは何も変わらない」

著者がずばり言いたいことはこれです。

私たちの仕事に、さらなるクオリティー×スピードを実現するために!

ちょっとでも取り入れられる習慣を、この時期一緒に探してみませんか。

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問題解決の習慣

問題解決の基本は疑問を持つこと。

この結論が最善の結論だというところを疑ってみる。

そうすると問題解決の糸口が見えてくる。

大前研一経営コンサルタント

つねに「ゼロ発想」をする

マッキンゼーコンサルタントは、問題解決のプロフェッショナルです。

マッキンゼーでは、次のようなプロセスによって問題を解決します。

1 真の問題を把握する

2 問題を整理して構造化する

3 情報収集を行う

4 仮説を立てる

5 仮説を検証する

6 解決策(打ち手)を考える

7 解決策を実行する

 

まず注目したいのは1で、何が問題かを見極めることが大事です。

そこで大切なのが「ゼロ発想」。

「そもそも」に立ち返ることです。

そもそも何が真の問題なのか?

そのビジネスを本当に続けるべきか?

そこから発想する。

 

たとえば、チラシを出しても効果が得られないならば、「そもそも」そのチラシは本当に必要なのか?から考えてみる。

 

普段の生活でもゼロ発想は活用できます。

長年の友人が「最近彼氏とうまくいっていないの」と相談されたとき。

「どうすればうまくいくか」という視点で相談に乗り、「もう少し話し合えば・・・」と答えることもできます。

しかし、そもそもその彼氏の人間性に問題があるとき、

「別れたほうがいいよ」

というアイデアを出してあげることが、大切なケースだってありますよね。

 

ビジネスでも同じです。

「鳥の目」で分析

ゼロ発想をしていくのに必要なのは、「俯瞰視点」です。

すべての対象を1段高いところから見渡す”鳥の目”を持つ、とうこと。

簡単そうですが、案外難しい。

 

レーニングとしては、自分自身に対して、常に自分視点(狭い視点)で考えているかどうかをチェックすること。

「なぜいま、自分視点で考えてしまったのかな?」という、自分自身に対しても1段高い視点を意識します。

あなた自身に対してつねにズームアウトする感覚を持ち、広い視野で見渡すように心掛ける。

 

「月曜の朝に遅刻してしまう」ことに対して、安易に「バカだなぁ」と判断を下してしまったら、「いまなぜ自分はバカげていると感じたのか?」と考える。

こうしたトレーニングを重ねていくと、自分視点から解放されて安易な評価をしないようになり、俯瞰視点が習慣化していきます。

つねに「PMA」の姿勢で

あなたがキャリア数年の若手ビジネスパーソンであれば、上司への伝え方、接し方の基本は「素直に従う」ことです。

それにより仕事のクオリティーとスピードは上がります。

 

返事は常に自動的に「yes!」でいいのです。

「ピュアで、素直で、明るい人」は、無敵!

マッキンゼーではこれを、「PMA(ポジティブ・メンタル・アティテュード)」として、新人に教えています。

成果を出すためには、実力を蓄え、キャリアを積むことももちろんですが、「今度はきみがやってみたら?」とと推薦してくれる上司が絶対必要です。

フェイスブックで上司に友達申請されたら、無視しないこと。

「計算高くて、辛口で、暗い」部下には、チャンスは回ってきません。

(先日読んだ『あなたが上司から求められているシンプルな50のこと』には、求められている上司像のひとつに「友達申請しない」があったなぁ・・・・)

上司の机を観察する

(おいおいおいおい!

マジか、マッキンゼー

そんなことを勧められたら、たまらんよ!)

これは、「上司を上手に活用する方法」

あなたの上司の部下はあなた以外にもいます。

ですから、部下からのメールは件名だけを見てあと回しにしがち。

しかしメモが貼ってあれば、目に留まります。

ポイントは「机」。

メモテクニック①どこに貼るか?

上司の机の状態を観察します。

乱雑系ならば、貼る場所は2か所。

パソコン画面の脇部分化、電話の受話器のどちらか。

メモテクニック②何色のメモを貼るか?

整理整頓が行き届いている上司の机なら、適当に貼っていいかというと、そうではありません。

こういうタイプはすでに、きちんと整頓された状態で、自分汚タスク管理のために複数のメモを貼っているはず。

そこにポンとメモを貼ってしまうと、埋没します。

そこで、上司の使っているメモと違う色のメモを貼るのです。

メモテクニック③何を書くか?

3つのポイントで書きます。

①現状の把握②現状の解釈③結論

 

上司の机の上を観察するのは、メモを貼るときだけに役立つわけではありません。

置いてある本によって上司の好みがわかりますし、机の上がめずらしく乱雑になっているなら、「きっと今は忙しいんだな」と想像できます。

声をかけるタイミングを机の上の状態でうまくはかることもできるのです。

他にも

大きなバリューを保つ人の習慣としては、他にも

・いつでも机をきれいに保つ

・相手が本音を話しやすい「場」を選ぶ

などなど

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今日も1日お疲れさまでした。

ゆっくり休んで素敵な夢を。

では、また。

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若いころに読んでおきたかった!~『あなたの1日を3時間増やす「超整理術」~「忙しい」から解放されるための14日間』高嶋美里

9割の人は仕事に追われています。

残業続きだったり

プライベートの時間が無かったり

気づくといつも時間に追われていたり

要領よくなりたいな、と思っていたり

習い事をしたいけれど自由時間が無かったり

 

でも、世の中にはスマートに仕事をこなし、プライベートも充実している人もいます。

この両者の「差」は能力差ではなく、ほんのちょっとしたところだと著者は言います。

 

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デスクの整理

あなたの机の引き出しの中で、使用頻度の順位をつけてみましょう。

1度も使っていないものは、もちろんその場で処分。

同じ用途のものが複数ある場合も、1つにしていきましょう。

必要なものは20種類だけ

たとえば穴あけパンチは、月1回しか使わないなら、共有スペースにもどしておき、使う最に取り出せばいいのではないでしょうか。

著者が予備校で生徒たちに整理方法を聞いたとき、よく使う必要なものだけを上げさせると、ほぼすべての生徒が20個前後に収まりました。

勉強している生徒とビジネスパーソンでは違いがあるように思えますが、本当に必要なものを見極めると、人間の把握できる範囲としても20種類が限界です。

この”20種類に限定して勉強机の周りの不用品を整理する”をしたところ、1か月後予備校生たちの偏差値は平均で3も上がったそうです!

 

ビジネスのための引き出しの整理の仕方です。

上段は文具類、中断がスマホやちょっとしたお菓子などの私物、下段が書類関係。

書類の棚は4つに分け、手前に「今日やること」

次に「5分でできること」

さらに次に「期限があるもの」

一番奥に「期限が無いもの」

と分けるのがお勧め。

自分が「ここにある」とすぐわかるのが大事です。

持ち運ぶセットを作っておこう

必要なものが引き出しに収まっていても、すぐ出せるようになっていても、実際に使う場面はデスクだけとは限りませんよね。

会議や打ち合わせで外出するとき、そのたびに手に取っていたのでは、忘れ物が出ます。

自分の席以外の場所で何かする際に、いつも持っていくものと言うのはある程度決まっているはず。

そこで、透明なメッシュポーチに用途をラベルで貼り、セットをあらかじめ作っておくのです。

打ち合わせ用ノート、見積もり用電卓、印鑑、ネームプレート、領収書など。

100均のメッシュの半透明袋が結局使いやすいそうです。

在り場所にラベル

幼稚園などでは、お片付け箱にブロックや車のおもちゃなど、絵が描いてあることで幼児でも片付けができます。

忙しい私たちは1秒で片づけをしなければなりませんし、それ以上の労力をかけたら本業がおろそかになります。

書類ケースには、何を入れるのかはっきりわかるように書いておいて、迷わず取り出せ、迷わず戻せるようにしておくこと。

それだけでも同じ動作で数分や数十分がちがってきます。

1日目 書類の分類

書類の分け方基準

書類の分け方は、あなたのやるべきスケジュールに従って分けるのが世界です。

仕事はおおまかに4つに分けられます。

1 今日やること

2 5分でできること

3 期日があること

4 期限が無いこと

4つのファイルケースを用意しましょう。

ケースにラベルを張り、1から順に手前から並べます。

そして、持っている書類を4つのどれかに入れていきましょう。

「今日やること」ケースを毎日からにする

その日に受注した注文書、チェックする申請書など、必ず今日中にやるべきことはここにあるようになっています。

1日が終わったら、ここはすべて提出済みになるか、データ化するので、紙は処分します。

逆い言えば、この中が空っぽになるまではその日は帰ることができません。

どっさり書類があったら、どれだけスピードアップしなければ間に合わないか、ざっと見てわかります。

ファイルケースの順番は気にしなくていいのです。

その日にやらなければならないだけだから。

また、今日中とはっきりわかっていなくても、急ぎの仕事や仕事の返事が必要なものは、基本的にすべてこの「きょうやること」に入れて片づけを徹底していきましょう。

 

期限のないものは、いずれファイルケースいっぱいになります。

そこで3か月に1度、半日以上のまとまった時間を取って、まとめて書類の整理を予定に組んでおきましょう。

そのときまでは、溜めても大丈夫なので、ただ目の前の仕事に集中しましょう。

「5分でできること」はリスト化

5分でできるものは、関連書類さえないものが多いものです。

例えば、送付する契約書や返送する申込書など。

それらをすべて書き出しておいて、それを書いたリストの紙を1枚、このファイルケースの先頭入れておきましょう。

付箋で貼って置いたり、手帳に書き込んだり、スマホにメモったり、では結局モレが出ますよね。

頭の中に邪魔なごみが溜まって整理されず、クリアな状態になりません。

書き出しておいて、空いた時間に「5分でできること」リストを見て、順番にそれを処理すればいいのです。

書き出して、すぐ忘れましょう。

2日目 スケジュールへ落とし込む

時間の整理もとても重要です。

著者はGoogleカレンダーの活用を推奨しています。

とにかく予定を一括管理してそこに記入したら、あとはすっかり忘れてしまうこと。

カレンダーは、予定を入れるものだと思っていると、いつまで経っても仕事ができる人になりません。

カレンダーはやるべきことの時間の割り振りをしている時間割表です。

「企画書の作成」「経費精算」といった時間割を作って、何も考えずに順番に仕事をこなしていけば、あっという間に1日の仕事が終わります。

仕事を把握していないと、時間は整理できない

ポイントは、入力されている用件にだけ集中すること。

他にやるべきことがあっても、指定された時間が来たらやるべきなので、思い出してはいけません。

国語の時間に理科の勉強をしていたら怒られましたよね?

同じように、仕事も決まった時間に集中し、その時間内に終わらせるのです。

 

それでも時間通りに終わらせられないなら、自分が仕事にかかる時間の把握ができていないと言えます。

しかし、初めからカレンダー通りに進められる人は少数です。

最初のうちは、自分が考えている予定時間の2倍の時間を取って、スケジュールを組んだ方がいいでしょう。

すべてカレンダーに入れれば、忘れてOK

やってはいけないのは、カレンダーに予定を入れずに、書類だけをする分類することです。

必ずやるべきことはすべてそれをいつやるのか、あらかじめ時間割がカレンダーに入力されている状態が必要です。

著者は本著で何度も繰り返していますが、人間は忘れる生き物です

たとえその日に絶対やることでも、数分経てば10個のうち2~3個は忘れていても不思議ではないのです。

ましてや「今週中にやろう」と思っていることなど、いくつかすっかり忘れます。

だから、どんなことでも、先に時間割を決めて入力しておくのです。

3日目 データの分類

データはどの端末からでも、どの場所からでも即仕事ができる場所に保管するのが大切です。

例えばあなたが休暇で海外にいて、急に何かトラブルが合って上司から連絡が来ました。

ところがその処理に必要なデータはあなたのパソコンの中。

しかも、それがどこにあるからここを探して、と即答できない状態です。

これが整然とされた状態であれば、アクセスは簡単です。

ルールに従ってフォルダを作る

大きなカテゴリを決めて、ファイルを作りましょう。

なるべくシンプルに、なるべくファイル数を減らします。

気づくとぐちゃぐちゃになっている、という人は、最初のカテゴリー分けがうまくできていないからです。

自分に最適なカテゴリー分けを試行錯誤しましょう。

フォルダ名やファイル名をつけるときは、自分の中にルールを作りましょう。

検索がしやすくなります。

ファイル名には検索ワードのすべてを盛り込む

ファイル検索がしやすいように、検索で引っかかるワードをすべて盛り込んでおきましょう。

てがかりとなるワードは全部つけておけばいいのです。

4日目 ネタになるデータを保存する

仕事で使うものは「道具となるもの」と「ネタとなるもの」があります。

文具類や取引先などのデータ、注文書などの書類は、仕事を進めるための道具(ツール)です。

もうひとつは、売り上げアップにつながるネタとなるもので、書類や本、雑誌などの紙や商品自体など、さまざまなものがありますが、それらは最終的にデータ化して、必要に応じて頭の中の索引を通じて取り出せるようにしておくべきもの。

整理術や仕事術の本では、道具の片づけや書類データの整理を教えますが、もうひとつ大事な「売り上げアップの元ネタ」については、ほとんど言及されていません。

(その通りです!)

本当に仕事ができる人は、最終的に売り上げを上げる厳選となる、企画の元となるものをストックしていますよね。

浮いた時間にそれらを日々コンテンツ化しているのです。

イデアのネタはいつもすぐ使えるよう整理しておかなくてはなりません。

データにメモっておくことが、一番の近道です。

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この年齢になってやっと仕事の整理の仕方がわかってきて、分類できるようになり、効率が良くなってきました。

整然としていると、ぼんやりした時間がなくなるので、クオリティーを下げないままで帰宅時間が早くなります。

データの管理の仕方は、会社ごとにいろいろあるとは思います。

が、ワタシの会社は、後手後手に回った仕事が多いせいで、翌年に使えるデータが1年ごとに無くなっていくという恐るべきことが!

どこを改善すべきかを検討中~~。

 

そうは言っても、ワタシがパソコンに弱いのも、しっかり発言できない原因なんです。

昨日読んだ本『あなたが部下から求められているシリアスな50のこと』で、項目として、こんなのがありました。

「ITスキルを上げてほしい」・・・。

反省!

 

今日も1日お疲れさまでした。

ゆっくり休んで素敵な夢を。

では、また。

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続きを読む

困った上司”あるある”とあなたが目指す上司像~『あなたが部下から求められている シリアスな50のこと』濱田秀彦

困った上司ってのは、いるもんですよね。

一方で、若手のうちに”リーダー”や”チーフ”の名前がつく人も最近はことさらに多くなりましたね。

うちの職場でも、転職してすぐの新人さんにもそうした名前がついて、即戦力として扱われることも多いです。

すぐ役割を振られる時代ですから。

で、ワタシなどもそうなんですけど、ちょっとしたチーフを任されると、ちょっぴり視野が広くなって会社全体の動きだとか、他部署とのかかわりとか、さまざまなものが見えてきます。

 

上と下とに挟まれる若手というのは、実にかわいそうです。

ワタシもそんな役割的なものに初めてなったとき、「こんなリーダーにだけはならないようにしよう!」と思っていたことがありました。

言うことをコロコロ変えるとか、上から言われたコトをそのままがつがつ降ろしてくるとか・・・。

が、気づくと同じ事をしていて愕然。

でもでも!リーダーが部署の人たちのご機嫌取りばかりしていたら、仕事は進みませんよね。

 

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目標は好みの上司・リーダーになることではなく、優れた管理職になること!

リーダーがグループのメンバーから自分に何を求めているのかを知るのは、意外と難しいことです。

著者は企業研修の講師をしていますが、ほとんどの上司は、部下が求めていることを知らずにマネジメントをしているそうです。

講師をする際、通常は先に上司の方と打ち合わせをするのですが、ある上司は「困ったことは、なんでも相談できる職場にしたい」と言っていました。

次にその部下たちと中堅社員研修で会いました。

すると、その部下の人たちは「上司がいつもいないので、相談したくてもできない」と言っていたのです。

報告や相談するために、その上司にもっと席についている事を望んでいたのでした。

その上司が実現したい職場づくりの最大の障害は、ほかならぬ自分自身だったのです。

 

 

このような例を数えきれないほど見てきた著者。

部下が上司に望んでいることを知ることは、かならずマネジメントのプラスに働いていくはずです。

 

ただ、部下側の要求には、(ワタシもそうですけど)確かに自分勝手なものもあります。

そこで、メンバーの気持ちを把握し、あなたが最適なリーダーシップの発揮をしていくことを意識していけばいいのです。

実は本著は『あなたが上司から求められているシンプルな50のこと』を書いた著者が、「部下側からの言い分も聞いてほしい」と言う声のもと、書かれたものです。

人生の先輩として尊敬される「人間力

・上に強い人でいてほしい

・ピンチの時に動じないでほしい

・自分に厳しい人でいてほしい

・器の大きい人でいてほしい

・気分の良し悪しを職場に持ちこまないでほしい

・「オレに任せろ」と言ってほしい

・ブレない姿勢を見せてほしい

・顔が広い人でいてほしい

・余裕のある人でいてほしい

・仕事に情熱を燃やしてほしい

・オシャレでいてほしい

・「責任はオレがとる」と言ってほしい

最も多くの部下が上司に1番に願うことは、「上に強い人でいてほしい」だそうです。

部長や役員さんの言うことは何でも受けちゃうのは、困りもの。

上に強い上司というのは、上位職者との信頼関係を築いたうえで、交渉力を発揮しています。

信頼は継続的な実績で作られています。

さらに定期的なコミュニケーションをしておくことで、上との交渉力がついているのです。

さらに、上との交渉で重要なのは、先手を打つこと。

この時期新しい経営方針が打ち出されるならば、調整していくとか。

政治力って大事ですね。

 

「ピンチに動じない」のも、大事なポイントです。

ピンチの時に動じない人になるためには、経験といいます。

が、人生の大事件みたいな不動の精神を培う大事件は、そうたくさんなんでも経験できるものではありません。

そこで、まずメンタル面を鍛えること。

”最悪を想定すること”が役に立ちます。

「このピンチは最悪どこまでいくのか」を見極めること。

しっかりそれを直視すれば、落ち着いていくことができます。

スキル面では、”対応力を上げること”です。

早い話「転ばぬ先の杖」。

つまり「プランB」を常に考えておくことです。

 

マネージャーとして仕切り、プロとして実行する「仕事力」

・先見性を持ってほしい

・ビジョンを示してほしい

・妥当な目標を設定してほしい

・任せる範囲を明確にしてほしい

・指示は具体的にしてほしい

・早く判断してほしい

・納期の前にせかさないでほしい

・他部署とうまく交渉してほしい

・ITスキルを上げてほしい

・部下の業務の専門知識を持ってほしい

・ひとりのプロフェッショナルとしての仕事ぶりを見せてほしい

部下は、先に漠然とした不安を抱きつつも、目の前の仕事に忙殺されていますから、リーダーに先見性を要求するのは、当然のことです。

あなたが先見性を持つことは、あなたのリーダーシップのパワーの源になります。

 

どちらの上司にあなたはなりたいですか?たとえば、コスト削減の指示で。

業界全体の動向から、値上がりやコスト削減の兆しを予測して、経費削減の見直しに先手を打って着手するのか。

それとも、上からのコストダウンの指示があってから「またコストダウンか。これ以上どうしろっていうんだ」とボヤき、部下に「仕方ないんだ」と伝えるのか。

両者の差は大きいですからね。

声の大きさとは関係なく「この人の言うとおりになる」と思う方に人はついていきますよね~。

著者が言うには、先見性を高めるには、やはり業界誌や日経新聞を読んで、そこから連想することです。

 

ビジョンを示していく、というのは数値目標を出すことばかりではありません。

「数値目標ばかりで、部署に夢が無い」という部下の人の話を著者はよく聞くそうです。

人は数値目標だけではやる気になりません。

ワクワクする職場にしていくには、あなたがワクワクしなければなりません。

それには、3年先のチームのイメージを持つのも良い方法です。

1年後だと制約ばかりが目に付いてしまいますからね。

3年先なら夢のあるビジョンを持つことができます。

 

来期の個人目標を設定する時期が、あと少しでやってきます。

部下はこれに悩まされますよね。

それは、私たちの設定した個人目標に対して、「上層部から『もうひと声』みたいになって、現状を無視した無理な目標を押し付けられるという感がある」からです。

部下が求める「妥当な目標」の水準は、管理職からすると低すぎるものです。

部下は現状を踏まえた安全な目標を求める一方で、会社はもっと高い目標を求めるからです。

そのためには、あなたが上司になったときには、部下に対してガイドラインを出すことが大切です。

例えば、

「会社が伸び悩む中で利益を出すには、10%のコストカットが必要。

それには仕入れ部門であるウチにも10%のコストカットの期待をしている。

資材担当のリーダーとして、君には実力を発揮してもらいたい。

また、資格等級の用件は『部門の中心的役割を果たし、実績に貢献すること』だ」

こんな風に励ましと期待をもって言われたら、確かに目標を変えていく気になれそうです。

よりグループを高めていくリーダーになるには、あらかじめガイドラインを出すこと。

その一言で、納得させながら目標を高めていくようにもっていくことが大事です。

 

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もうすぐ年度が終わりますから、今年の反省と積み残しについて、まとめていったりすると、来年が楽しくなりますよね。

今年度末は、組織の在り方にちょっと口出しさせていただき、お局が若手の愚痴を言う前に指導へつなげられる改革をしてやろうと思っています。

給湯室でディスっていても、会社に良いことはなかったので。

若手が動きやすくなるためには、実は組織そのものの動きを良くしないといかんのですよ。

 

それから、先日書いた手帳術を使って、自分と部署の月予定の俯瞰をするようになったら、ウチの部署の仕事がスムーズに!

新人が多いこともあって、常に締め切りギリギリだったウチの部署が、今1番仕事を前倒して出来、ついでに退勤時間も早くなりました。うえ~い!

もっと早くやっておくべきだったと猛反省です・・・。

リーダーとして本当にまだまだ。

 

今週もお疲れさまでした。

ゆっくり休んでくださいね。

では、また。

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ちょっと手をつける~『すぐやる! 「行動力」を高める”科学的な”方法』菅原洋平

先日は「自分の脳を他人(自分の子ども)のように扱う」とうことで、ひとつのことしか集中できない脳に、余計なものを一切見せないことで、「すぐやる」を実現させる方法を読みました。

 

脳は体に指令を出しています。

しかし、実は脳は視覚、聴覚、触覚などの感覚を通じて体からも指令を受けています。

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「脳」と「体」のうまい関係

たとえば、会議が終わってデスクに戻ったとき、その資料をデスクの左側に置いたとします。

これは、脳から体に指令が出されてなされた行動です。

このとき体は、書類が置かれたときの景色や音、書類の重みや体の動きを伝えます。

これがフィードバックです。

フィードバックの目的は、過去の自分の動きと、今自分が動いた結果との”ずれ”の修正をすることです。

私たちの脳は常に繰り返し動作を行うことで、より正確に動けるように調節され、「慣れてきた」「わかってきた」と感じるのが、フィードバックの役割です。

 

しかしこのままではフィードバックのしくみでは、あなたの脳は「書類をデスクに置くことを一生懸命やるだけ」。

机に未処理の書類の山ができてしまいます。

「できる人」だけが知っている「脳の賢い使い方」

「すぐやる」ためには、受け身ではなく、能動的なシステムを活用しなければなりません。

そのために有効なのが、「フィードフォワード」。

目的を達成するためにどうあるべきかを予測して行動を決めるシステムです。

たとえば、「領収書を保管するために紙に貼る」という作業をしているとしましょう。

すばやく済ませたいと思っている人は、多少列がゆがんでいたり順番が間違っていても、かまわず作業を進めます。

一方で、整然と張りたいと思っている人は、時間がかかっても順番をそろえ、列をそろえて貼ります。

「どうしたいか」によって、作業の様子が変わります。

それは、脳が目的に合わせて結果を予測して行動しているからです。

 

自分はそもそも何のために行動しているのが、どこへ向かおうとしているのか。

それを定めて、そのためには体にどんな指令をすればよいかを決める。

この仕組みを「フィードフォワード」。

フィードバックが過去に基づくならば、フィードフォワードは未来に働きかけます。

決められた状況を打開しよう、自分らしい仕事をしよう、と思ったとき、とくに役に立つのがフィードフォワード型の脳の働きなのです。

フィードフォワード型の脳」のつくり方

脳が自動的に、無意識的に「フィードフォワード」のシステムを起動しやすい状況をつくりましょう。

 会議の資料が机に積みあがっているときに、ただ「デスクをきれいにしよう」と思ってもフィードフォワードはまったく機能しません。

デスクのきれいいさが会議の資料と関連づいていないからです。

そこですべきなのは脳が「次の行動」を予測できるところまでは「前の行動」を途切れさせずに連続させることです。

 

会議を終えたら、その書類をデスクに置かずに、とりあえずファイルにはさんでみましょう。

議事録をつけるときも、会議直後に最初の部分だけつくってみましょう。

すべての書類をきちんとファイルに閉じたり、すぐに議事録を完成できなくても大丈夫。

ここでの目的は、脳に「新しい作業の区切り」を見せたこと。

 

会議の終わりが作業の終わりなのではなく、資料をファイルにとじる、議事録をつける、などの次の作業がはじまったところを作業の区切りとして脳に植え付けます。

次の作業にちょっとだけ手を付け、その法則を脳につかませるのです。

 

脳は、いつでもあなたの行動を観察し、分析して「あなたの行動の法則」を更新しています。

この作業の区切りの変更も、何回か意識的に行っているうちに、「脳の予測」の対象となり、やりやすくなっていくでしょう。

「あなたは次の作業に手を付けてからやめる傾向にある」と、脳に分析させてやるのです。

この方法は、先行きが不確定な状況であればあるほど有効です。

なぜなら、脳が予測を立てるには、現状と将来像との関係を知らなければいけないからです。

 

 次の作業にちょっとだけ手を付ければ、今の自分が置かれた状況と目指すものとの関係が、より前より明らかになります。

現状と将来像とのおおまかなつながり(=法則)を見出すことが、脳がフィードフォワードを働かせるための材料になるのです。

資格試験にチャレンジしようとか、新事業プロジェクトが始まるなど、いつものルーチン作業にプラスアルファのやるべきことがあるときや、「いつもと違う」状況にあるときこそ、「ちょっとだけ手を付けてから行動を区切ること」を意識してみませんか。

最初の1回は、「次の作業に手を付けよう」と強く意識することになりますが、次からは最初より自然に次の作業に手が付けられるはずです。

「次の作業にちょっとだけ手を付ける」ことを脳に経験させるのです。

脳のフィードフォワードの働きを「よしよし」と見守りながら、あなたがリードしてあげてください。

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今週もお疲れさまでした。

ゆっくり休んでくださいね。

では、また。

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誘惑するものを目に見せないための方法~『すぐやる! 「行動力」を高める”科学的な”方法』菅原洋平

あなたの脳は、あなたが脳に感じさせたもの、つまり脳に見せたり聞かせたり触らせたりしたものでつくられています。

これから何を見せるか、何を聞かせるか、何を触らせるかであなたの脳は変化していきます。

能力としてはできるのに「すぐやらない」状態になっているとき、脳には必ず余計な情報が入っています。

それで的確な指示が出せず、体との歯車がかみ合わなくなっているのです。

そのときに必要なのは、「今すぐやるぞ!」と気合を入れることでも、モチベーションアップの方法を学ぶことでも、やらない自分を責めることでもありません。

あなたの脳を「すぐできる」ように仕向けてやることなのです。

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そこで脳と体の歯車が再びかみ合うような「トリガー」を見つけていきませんか。

あなたの脳に「見せる」「聞かせる」「触らせる」という3つの入り口を使って、脳と体を「すぐやる」ように仕向けていくのです。

うまくトリガーを引いてあげることで、脳は「すぐやる」モードに切り替わり、同じ行動でも、実行に移すまでの労力が驚くほど少なくなります。

「すぐやる」人だけが持つ、この発想

企業研修をしていて著者が感じることですが、課題をすぐ解決して高い成果を上げている人に睡眠不足の人はいません。

睡眠を管理できているということは、「自分の仕事や人生についてマネジメントの発想を持っている」とうことです。

日々睡眠が不足しがちな人は、「問題が起こってから対処する」という発想を持っています。

起きられなかったら目覚まし時計を増やす、眠気があるときに栄養ドリンクを飲む、という具合です。

体調管理もその場しのぎになりがちです。

一方、ハードな勤務でもきっちり睡眠をかっくほしてくる人は、「問題が起こらないようにする」という発想を持っています。

寝つきが悪くならないように、帰りの電車ではねない、夜にはコーヒーや紅茶はひかえる、という感じです。

 

脳を「すぐやるモード」にするのは、この「問題が起こらないようにする」という発想です。

あなた自身が頑張るのではなく、あなたの脳が動きやすいように仕向けるのです。

脳に「別のものを見せてしまった」ら手遅れ

「テレビを見よう」と思ったわけではないのに、帰宅したら習慣的にテレビをつけてしまい、そのままテレビタイムに突入した。

つい手に取ったスマホSNSを見たら、けっこうな時間が過ぎてしまった。

仕事中にパソコン画面を見たら着になるニュースが合って、つい読みふけってしまった。

 

このような経験はありませんか?

「すぐやるべきことがあったのに、気がついたら別のことをしていて時間がなくなってしまった」というのは、私たちの「すぐやる」を邪魔する大きな要因です。

脳は、目から入った情報に、もっとも大きな影響を受けています。

たとえば初対面の人に会ったとき、私たちは無意識のうちに「相手がどんな人か」を判断します。

メラビアンの法則によると、判断に与える影響は、視覚(見た目)が55%、聴覚(声の調子)が38%、言葉(話した内容)は全体の7%と言われています。

相手がどんなに立派なことを言っても、見た目が伴っていなければ、無意識に見た目の方を重視してしまう。

見てしまったもの、つまり脳に見せてしまったものは、なかなか覆せない。

「一度脳に見せてしまったら、もう逆らえない」のです。

 

ですから、テレビやスマホ、パソコンを前にして、

「少しだけ見て、それからやろう」

という気持ちになったとしたら、あなたはすでに「問題の中」にいることになります。

切り上げるために”意思の力”が必要になるからです。

ガマンなし、努力なしにすぐやる方法

テレビを目の前にして「テレビを見ない!」と宣言するのは、いったん脳を「テレビを見るモード」にしてから、無理にテレビを奪おうとする行為ですから、無理があります。

さらに「やってはいけない」と念じたことをやってしまうことで、脳はさらに「すぐやらない」ようになります。

 

「やってはいけない」ことをしてしまうと、罪悪感が生まれます。

この罪悪感が「すぐやる」の敵です。

罪悪感は、脳内の「両側内前頭葉」という部位を活性化します。

ここが期待感を作る「ドーパミン」をキャッチする受容体が多く分布している場所であるため、余計に期待感が高まるのです。

「罪悪感を抱くと、何ゆえか期待感が高まる」のは、そのせいです。

脳には、最初から「やってはいけないことは目にしない。見せない」しか手がありません。

リモコンさえも見ない

私たちの脳の中では、何かを見た時にいつも「やるかやらないか」「手を出すか出さないか」のせめぎあいが起こっていると言えます。

買い物中に、気になる商品を手に取っては考えて棚に戻す、ということがありますが、脳内でも起こっているのです。

いちいちせめぎあいが起こって疲れてしまうのです。

脳のエネルギーはそれで消耗し、本当にやるべきことにエネルギーが回せなくなります。

そのため、「無意識のテレビタイム」を始めないためには、リモコンさえも見ないことが重要なのです。

 

また、「使ったものをもとの場所に戻す」。

これも、大切なコツです。

これは病院や工場でも徹底されていることです。

いつもと違うところにものが置かれているだけで、脳は余計なエネルギーを使い、ミスを誘発しやすくなります。

試しに、テレビのリモコンを置く場所を1か所にまとめてみましょう。

するとリモコンを取りに行ったときに「自分は今からテレビを見ようとしている」という自覚が芽生えます。脳内で「スキ」ができました。

このスキができると、脳は望ましくない行動を踏みとどまることができます。

 

実は「テレビを見るのが好きだからやめられない」と思っていることが、脳の働きによる思い違いであることがたくさんあります。

あなたの抱える問題は、今までの人生の問題ではなく、脳という内臓の仕組みによるもの。

あなた自身を変えなくても、あなたの身体を動かしている脳を変えることが大切です。

「すぐやる」ための簡単エクササイズ

パソコンのモニターはこまめにオフ!

作業中もパソコンのモニターをつけっぱなしということがあります。

これは脳のエネルギーの無駄遣いになり、集中力もなかなか上がりません。

もともとデスクワークは脳に疲労がたまりやすいので、脳に入る情報を絞ってあげることが大切です。

カフェでスマホを出さない

作業や勉強のために入ったカフェや図書館で、テーブルの上にスマホを出してしまうことがあります。

そこで作業が捗らなかったら、テーブルの上にスマホを置いたことが原因です。

スマホ以外にも、手帳や本なども要注意。

「できればこれもやっちゃいたい」とあれこれテーブルにのせると、その瞬間から脳は惑わされ、結局ひとつも達成できなくなってしまいます。

使い終わったものは鞄へいちいち戻す。

やるべきことを忘れる心配があったら、やることをメモに書き出し、それをポケットにしまう。

一見非効率に見えますが、余分なものが見えなくなるだけで、脳はやるべき作業を確実に成し遂げていくことができるようになります。

TO DOを付箋に書き出すのをやめる

パソコン画面のモニターがライオンのたてがみのように付箋で囲まれているなら、やめるべきです。

脳についての誤解で、「脳は同時進行でいくつもの作業がこなせる」というものがあります。

しかし実際は脳はひとつひとつしか作業ができません。

欲張りは手放しましょう。

 

あなたの子どもに勉強をさせるとして、勉強に集中させようと思ったら、今やるべき教科書以外の教科書を机に並べて見せ続けたりはしないはず。

自分の脳も同じで、脳の気が散ることはしないでください。

 

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今日も1日お疲れさまでした。

ゆっくり休んで素敵な夢を。

では、また。

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ウイークリーページも使うことで自信を取り戻す!~『幸運を呼び込む「2度書き」手帳術』さとうめぐみ

マンスリーページでは1日あたりのスペースが小さいため、ウイークリーページに転記するという「2度書き」。

そうすることで、「点」でしかなかった予定を翌週の「流れ」としてとらえなおすことができるのです。

すると1週間の見通しが立ったという安心感が得られ、自発的に1週間をコントロールしているという、プラスのイメージが生まれます。

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マンスリーからウイークリーへの2度書き

予定を転記する際には、時間や場所なども詳細に書き加えること。

外出の予定ならば、出発時間を見積もったり、必要な持ち物や「友人に会うから、本を返さなくては」などの注意事項も思い出したら追記します。

手帳タイムは、週初めの15分!

マンスリーからウイークリーへ転記する「2度書き」を行うタイミングは、1週間の始まりである日曜日の夜か月曜日の朝がお勧めだそうです。

15分程度の「手帳タイム」をつくり、転記作業しちゃいます。

マンスリーページを見て、1週間の流れを確認です。

ウイークリーページでは、1日の流れを追って記入していきます。

こうして予定の管理を手帳に任せることで、頭の中にこまごまとした情報を入れておく必要が無くなります。

これであなたの脳はクリエイティブな状態に保つことができます。

かなりすっきりするので、ぜひ実行してほしいと著者は勧めています。

今週「やりたいこと」と「やること」を振り分けよう

振り分けすると満足度アップ!

ウイークリーページもいろいろありますが、上の方に空いた欄があると思います。

そこにマンスリー同様に「やること」と「やりたいこと」をを書き出しておきましょう。

この2つが整理できていないと、「やること」ばかり優先させがちで、日々の充実感が得られにくくなってしまいます。

細分化して1日の予定に組み込む

1日のスケジュールに組み込む際に、「何時に開始して、何時に終わる用件なのか」が必要となるため、用件をこなすのにかかる時間を頭に入れながら記入することが大切です。

予定の締め切り日があるなら、合わせて記入。

期日まで日数が無いならば赤色で書くようにします。

「今週やること」「今週やりたいこと」は、いくつ書いてもOKですが、欲張りすぎるとキャパオーバーします。

その週でなくてもよい予定は、先へ繰り越すことも大切です。

予定通りにいかないのは?

張り切っていろいろなスケジュールを入れたのに、ちっとも予定通りにならないならば、それは所要時間を少なく見積もっている可能性があります。

メールの返信が1時間で終わらなかったならば、1件あたり何分かかっているのか、確認してみましょう。

かかる時間が漠然とした見通しになると、実行できない原因になります。

逆算してゆとりあるスケジュールを

待ち合わせが決まっているならば、そこまでの移動の時間はギリギリではなく、ゆとりある所要時間を書いておくこと。

人生はいろいろなことが起こるのがふつうです。

締め切り前に「MY締め切り」を設けよう

手帳術の王道、「自分のデッドライン」を決めること。

まず、締め切りの日までにやるべきこととその所要時間をメモページに書きます。

例えば「企画書提出」の予定を細分化すると、

①マーケットのリサーチ

②資料を集める

③従来までの案を見直す

④上司チェック

という手順が考えられます。

それぞれの所要時間や、④のような他人の予定も考慮した後、改めて提出日までのスケジュールを組み立ててみる。

そのうえで「MY締め切り日」を記入し、締め切り日までにすべての作業が終わるよう予定を書き入れていきましょう。

締め切りを守れば、自信が生まれる

作業を細分化して「見える化」すると、脳が活発に活動し始め、新しいアイデアも次々にわいてきます。

期日までに余裕をもって完了させることができるはずです。

旅行前に徹夜で荷造りをする羽目になり、当日寝坊してしまった。

引っ越しの日までに準備が終わらなかった。

貯金が底をつくまでに就職先を見つけられなかった・・・。

あなたの守れなかった「締め切り」は何でしょうか?

(ワタシは「引っ越し」です・・・・)

「MY締め切り」の設定と「作業の細分化」をすれば、締め切りを守れるようになります。

失敗を繰り返さず、自分に自信が持てるようになります。

「□1日1緑」を設定しよう

一人でできる「ワクワク」を探そう

あなたの心がワクワクすることは、何ですか?

たくさんお金をかけなければ得られなかったり、誰かと一緒でなければ得られない、そんなものしかない、なんてことは無いと思います。

「□1日1緑」を始めよう

楽しみでワクワクする予定は、緑色で書きます。

「□1日1緑」は、次のような条件に限定されます。

・安価もしくはタダでできること

・その日のうちに自分一人で手軽にできること

・自分自身がワクワクすること

 

たとえば

□ゆっくり入浴する

□お気に入りの写真集をながめる

□(発泡酒ではなく)ビールを飲む

□ウィンドウショッピングをする

 

思いつかない時は、「後書き」からはじめてもいいのです。

1日をふりかえって「これをやって楽しかった」という自分の行動を見つけ、その時間に記入するのです。

また、気が進まない予定の後ろには「□1日1緑」の予定を入れましょう。

例えば、「報告書を提出したら、この日はベルギービールを買って帰ろう」などあなただけの「ワクワク」を用意しましょう。

ゴール地点にささやかな自分だけの楽しみが待っていると思えば、クリアする気力もわいてくるはず。

 

ただし、「次の休日に予定している旅行を楽しみに、仕事を乗り切ろう」などと、大きなイベントと「□1日1緑」は分けて考えるようにしましょう。

イベントもご褒美ですが、終わった後の脱力感やリバウンドも大きいはず。

手帳セラピーでは、「小さな幸せ」を日々絶やさずに、心が満たされた状態を継続させることが大切と考えています。

自分との約束を守って自己肯定感を得る

自分の心が満たされる行動を「□1日1緑」を、「小さな自分との約束」として予定に組み込むようにしましょう。

自分との約束を毎日実行してできれば、1年間で365個もの約束が守れることになります。

ささやかな約束の遂行が積み重なって得られて自身は、大きな目標を叶える基盤になります。

また、例えば会社帰りについついウィンドウショッピングをしてしまうという人の場合。

物事は惰性で繰り返すと「またやってしまった」と後ろ向きな気分になりがち。

そんなときは、「水曜日の□1日1緑は、駅ビルでウィンドウショッピング」と決めて予定化してみましょう。

すると、他の曜日は早々に帰宅して有意義な時間を過ごし、水曜日はワクワク気分で駅ビルに行くことができるようになります。

このように「□1日1緑」を設けることによって、自分の行動ひとつで意識がプラスの方向に転換することを実感できるはずです。

 

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今日も1日お疲れさまでした。

ゆっくり休んで素敵な夢を。

では、また。

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マンスリーページで「夢」と「自信」を呼び込む方法~『幸運を呼び込む「2度書き」手帳術』さとうめぐみ

人間は1日に6万個もの問題やことがらについて考えているといいます。

そのうちの大半は「重複」です。

つまり、何度も繰り返し同じことを考えているのです。

「今日は〇〇を買わなくちゃ」

「〇〇さんに連絡を取らなければ」

「あのミスはどうして起こったんだろう」

・・・そんな思考の重複が無くなったら、目の前の出来事に集中で着たり、新しい考え事に脳が使えると思いませんか?

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手帳をうまく使えるようになれば、人生はあなたが考えているよりずっと生きていきやすくなる、と著者は言います。

手帳は「時間の入れ物」であり、「幸運を呼び込む魔法の文具」。

 今日の読む内容はまずマンスリーページに書く内容です。

手帳を使いこなすルール

「手帳を使いこなす」ためには、具体的に最低限のルールがあります。

①手帳は一冊にまとめて、いつでもどこでも持ち歩きましょう。

②手帳には予定だけではなくて「想い(気持ち)」も書きましょう。

③イメージングを行いましょう。

 手帳に書き込むときに、それを実行・実現できている自分をイメージします。

 同様に、手帳を開いてその予定を確認するたびに、イメージングを行います。

 

5色ペンで色分けしてみよう

手帳を使いこなすには、決まった色で予定を書いて見やすくすることが大切です。

「手帳セラピー」では、以下のように色分けして記入を行います。

1色目(青)仕事

2色目(緑)プライベート

3色目(赤)重要なこと、体調に関すること

4色目(黒)日常生活のこと

5色目(好きな色)「夢」に関する行動

この5色なのは、それぞれの色が持つパワーを重視しているからです。

「夢」に関する行動のための色は、手帳セラピーでは「新しいことにチャレンジする勇気」を示すオレンジもお勧めだそうですよ。

大事なのは気分で色分けをせず、決まった色にしておくこと。

すると、「青が多い〇月は忙しかった」「赤が多い〇月は体調を崩しやすかった」など、自分の生活リズムや体調の変化を確認できるのです。

「今月のテーマ」を決めよう

マンスリーのページの上の方に、今月のテーマを書いてみましょう。

今月のテーマの決め方には、2つのやり方があります。

・「叶えたい夢」がある場合

夢をかなえるのに必要な工程を毎月のテーマに組み込みましょう。

例えば1年後に資格を取得したいなら、1月は「資料が順調に集まる」、2月は「1冊目のテキストをスムーズに読破」と、年初にあらかじめ各月へ割り振って書きます。

・具体的な夢が思い浮かばない場合

その月のキーワードをメモページに書き出します。

たとえば12月なら、「忘年会」「クリスマス」「大掃除」など。

そこから発想を得て、テーマを導き出すのです。

「忘年会」→「お酒をたくさん飲む」→「胃が痛くなる」

と連想したならば、「健康に過ごす」をテーマにするなど。

可能形、進行形、完了形など、肯定表現で書く

テーマや目標を決めても、たとえば「3キロ痩せる」と書いたとすると、その字を見るたびにストレスが溜まりやすくなります。

これを軽減するために、可能形、進行形、完了形にします。

可能形ならば、「3キロ痩せられる」

進行形ならば、「3キロ痩せつつある」

完了形ならば、「3キロ痩せた」。

可能形だと、「今までは無理だったけれど、アプローチを変えるとできそう」と思えます。

進行形だと、より具体的なイメージがわきます。

完了形だと、「目標達成後の自分」をより明確になります。

ただ、疑いの強い人は、完了形がマイナスに感じることもあるので、気を付けるとよいそうです。

「やりたいこと」と「やること」を振り分けてみよう

マンスリーのページの上の部分にテーマを書いたら、その隣に未来の予定を小さく見える化しておきましょう。

はっきりとした日時が決まっていない予定もあるもの。

ですが、書き込んでおかないと先延ばしになりがちです。

ですから、その「見送り」を減らすため、メモっておくのです。

書くことは2つ。

今月やること□免許更新      今月やりたいこと□美術館に行ける

      □料金の払い込み           □友人の誕生日を祝う

      □不用品の整理            □花火大会に行ける  

 

□のチェックボックスをつけ、実行後はレ点を入れます。

どちらも欲張りすぎはNG

「やりたいこと」も「やること」も1か月で達成できるのはそれぞれ3つ程度です。

自分のキャパシティが把握できるまでは、確実にこなせる数に抑えてください。

やりたいことがたくさん思いついたら、まずメモページに書き出し、優先順位をつけること。

「今月じゃなくてもいいこと」は優先度を低めに設定しましょう。

「人との約束事」と「自分との約束事」を書き分ける

手帳はスケジュール管理を知るために使いますが、自己実現のツールとしても最高。

それには、人との約束事と同時に自分との約束も手帳に書くことです。

自分との約束事には□をつけて書く

自分との約束事は、とくに時間の決まりが無いので、頭に□のチェックボックスをつけて書き込みましょう。

(例)□ゆっくり入浴

   □テキストP50~55

   □古着の整理

  など。

「~をしたい」と、頭の中で考えているだけだと、いつまでたっても実行に結びつかなかったりします。

すると自己評価がどんどん下がってしまうのです。

予定として手帳に書き込めば、実行しようとする意識が働き、実現性が高まります。

レ点マークが入ったチェックボックスを増やし、「忙しくてやりたいことができない」と言い訳ばかりしている自分を卒業しましょう。

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今日は少しは休めましたか?

ゆっくり休んで素敵な夢を。

では、また。

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