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猫のメメとモエ

生命線があと10年分しかない!どうせなら、やりたいことに(あまりお金をかけずに)ちょっかいを出すことにした猫好きのブログ。メンタルトレーニング、自己啓発、一人旅、猫めぐり、山歩き、真剣な子育て、ジョギング、写真。その他いろいろ。

キャパ超えを防ぐTODOリストの書き方、活かし方~『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』鈴木真理子

ワタシの仕事は、いつもキャパシティーを超えています!

全力で仕事をしていると思うのに、退勤時間(残業も含めて。家事のタイムリミットぎりぎりの時間)をいつもオーバー。

うっかりすれば、持ち帰り。休日出勤もよくあります。

(だから、ブログは実は週末にまとめて書いています)

夜や週末はいつもぐったりで、家事や身の回りのことにさえちゃんと手が回っていない日も多いのです。

 

今回は、TODOリストを、有効にしかも楽しんでかける方法などについて勉強して、この疲労困憊な毎日から脱出し、週末はちょっと楽しいことができる余裕を持ちたい!

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TODOリストの書き方、活かし方

よくあるTODOリストは、思いつく仕事を上から順に並べたもの。

作らないよりはましですが、ただの備忘録にすぎません。

それよりも計画とふりかえりを同時にして、あなたを進化させる方法があります。

 

それは、時間見積もりと実際にかかった時間を書き出すことです。

午前・午後、やるべき仕事を上げたら、どのくらいの時間で仕上げられるかを予想します。

そして、作業が終わったら、どれくらいかかったかをメモしてください。

 

時間内に出来たら、お見事。

逆に予定時間を超えたら「無駄はなかったか?」と振り返り、日によってばらつきがあれば、ムラの原因を探りましょう。

著者はメモ帳に書いていますが、手帳やノートでも構いません。

 

本来TODOリストに書く仕事は適量であるべきです。

無理な仕事量は、ケアレスミスや納期遅延の可能性が高まるからです。

自分が抱えられる仕事量とペース配分を知っておけば、平常心が保てるのでミス防止に役立ちます。

やる気が出るTODOリストの作り方

TODOリストを少しだけアレンジすると、やる気を高めることが出来ます。

仕事のことだけでなく、プライベートも書き出してほしいのです。

朝出勤したら、真っ先に決めてほしいのが帰る時間です。

そして職場を出てからの過ごし方を趣味レーションして、アフター6の予定も書き出しましょう。

名付けて「妄想TODO」です。

もしサッカーの試合をテレビで応援するなら、放映時間前に帰らなければいけませんね。

また、午前中のやる気を高めるには、昼休みの計画を立ててみてください。

ランチに行くお店を考えたり、散歩する、コンビニへ行くなど、具体的に書き出してみましょう。

空腹になっても「もうひと頑張りしよう」と気持ちを切り替えられるので、仕事がはかどります。

 

お昼休憩に入る前と、自宅に帰る前には、リストを見返します。

予定したタスクのうち、いくつ終えたかをチェックしたり、自分を褒める言葉も書いてみてください。

ニンジン作戦はひとりでもできます。

ミスをすると仕事が増えるので、セルフチェック力が高まるなど効果抜群です。

一緒に試してみませんか?

お願いごとは付せんに書いて渡す

指示やお願い事をするとき、付せんに書いて渡しましょう。

というのは、口頭でのお願いは、メモを取ってくれない人がいるからです。

忘れられると、もう一度説明しなければならず、あなたの仕事が滞ります。

とくに相手が目上の人ならば、催促するのもしんどく、「ちゃんとメモしてください」とは言いにくいですね。

コミュニケーションミスをなくすには、文字にして証拠に残すこと。

自分でメモに書いてメモ事渡せばいいのです。

このとき付せんを使うと、メールで伝えるのと違って、書類に直接ハッタリ、相手も手帳やデスクなど好きなところに貼れるので重宝します。

 

そのため、付せんは何種類かそろえておくと便利です。

メモがたっぷりかける罫線付きのモノ。

半透明のモノ。

ハンコをもらう個所を示すポインター型など。

 

実は同僚のランチ代や飲み代を立て替えた時も、この作戦はとても有効だそうです。

速記者の技、カタカナメモ

せっかくのメモも、相手が早口だと後から判別のつかない文字になることも。

メモは丁寧に書く必要はありませんが、読めるレベルにとどめておきたいもの。

国会では速記者が議事録を書いていますが、速記文字や速記記号を使って書くのだそうです。

ビジネスでは、単語やキーワードをピックアップしてメモをしますが、漢字にすると画数が多く時間がかかり、読みにくくもなります。

そこで、素早く書けるカタカナにすると余白も目立ち、読みやすくなります。

名前はカタカナでメモする

相手の名前を呼び違えるのは、失礼なミスですが、うっかりやりがちです。

困るのは、難しい漢字や珍しいお名前の時。

同じ漢字でも読み方の違う人もいます。

著者は、入電があるとメールで知らせてもらっています。

電話をくれた人の名前はカタカナにしてもらうので、電話を掛けるときは間違えません。

同僚からもらう電話の伝言メモは、相手の名前をカタカナにしてもらう、自分もそうしていくのはとても良い方法です。

「とりあえずメモ」は、まとめておく

いろんなメモに書いてしまい、結局失くしてしまったことはありませんか?

一冊のメモ帳に書いて残せばいいですが、とりあえず他の髪に書くこともあるでしょう。

イデアが浮かんだら、どんな紙でもいいので時間をおかず早く書くことが大切です。

著者はスターバックスで紙ナプキンに書くこともあります。

 

そうしたメモはごみと間違えやすいもの。

大事なメモは、お財布に入れるなどして特別扱いをするのが大切です。

そして、オフィスに戻ったら、ノートに貼ったり転記したりするのです。

複数のことが書かれていたら、必要なところだけ切り取りましょう。

新聞の切り抜き、電話で話を聞きながら殴り書きしたメモなど、その案件にかかわるものは、やはりノートに貼るか、クリアファイルにまとめると迷子になりません。

遅刻しない出発時間メモ

著者は外出予定があると、電車の経路をネットで調べ、モノクロ印刷しています。

そして、遅刻を防ぐために、出発時間をはっきり数字でメモしておき、見えるところに貼ったり置いたりしています。

乗車案内はネットで見られますが、自宅や会社を出発する時間を間違えないためです。

 

例えば「7時5分出発」と赤字で大きくメモして目に入るようにしておくと、自然と早めに準備できます。

何より勘違いや思い込みによるミスがなくなります。

朝の出発が速いなら、起床時間も赤字で書いておきます。

前日までに計画しておけば当日焦ることはありません。

パソコンやスマホだけで確認すると、何度も同じ検索をしたり、出発時刻を頭に入れたつもりなのに、間違えて出遅れることがあります。

意識すべきなのは、電車ではなく、あなたが出発する時間です。

 

 

さぁ、こうして楽しくブログを書いているうちに、TODOリストの予定時間が40分オーバー・・・。

見積もりの甘さを何とかしていくのは、これからの課題です~。

 

今日も1日、お疲れさまでした。

ゆっくり休んで、素敵な夢を。

では、また。

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もう忘れない!最強メモの作り方~『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』鈴木真理子

研修などで、書くものを持ってこない新人さんがいますね。

理由は「案内状に持ち物が書いていなかったから」だそうですが、社会人として差が出るところ。

 

著者に言わせると、手帳とノート、メモ帳はそれぞれベツモノ。

手帳にはスケジュールを書きますが、仕事を教わったり会議に出たりするときは、ノートに書くのがベスト。

書く分量が多い時、手帳やメモ帳では文字があふれてしまいますからね。

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メモ帳は自自を受けたり、とっさの忘備録

メモ帳は、うっかりタイプの人間には必需品!

手帳が「秘書」なら、メモ帳は「アシスタント」といったところ。

ワタシは若いころ、さんざんいろんなことを忘れては指導されましたが、メモ帳を「使いこなす」ことができるようになってからは、まわりの評価が180度変わりました。

でも、ここで難しいのは、書いたことの管理。見直すこと。

 

まず、著者が若手社員やアシスタントの人に勧めているメモ帳は、小さいサイズです。

指示を受けることが多いので、ポケットに入れておき、いつでもどこでも取り出して書くにはミニサイズがぴったり。

1冊に綴じたものやリングタイプのモノなら、前のページが残せるので、うっかり捨てたり、他のファイルに紛れる心配も減ります。

 

あまり付箋をメモに使うのは勧めていません。

付箋に書ききれなかったり、貼ったりはがしたりするうちになくしたりする心配もあります。

 

書類の裏側を再利用する人もいますが、情報漏洩を考えると、ちょっとリスクがあります。

景品やもらいもののメモ帳もありますが、しっくりこないことも。

仕事は道具を選ぶことも大事。

一流の料理人は包丁、美容師はハサミを選びに選び、投資を惜しまないそうです。

 

オフィスワーカーも使いやすい道具や環境を整えることで、ミスをなくし仕事がはかどりやすくなりますからね。

仕事をラクにする方法

社会人は、次から次へと新しい情報が入ってきて、学校で教科書1冊を覚えればよかったという分量よりも、かなり多角的で多くの情報を叩き込まなければなりません。

ですから、受験勉強とはまったく違った記憶への手段が必要になります。

 

では、実際に記憶は、時間とともにどれくらい忘れていくのでしょうか。

ドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスは、意味をなさない3つのアルファベットを並べて試験車に覚えさせ、その記憶が呼び起せるかを時間の経過とともに調べました。

その結果をグラフにしたのが「エビングハウス忘却曲線」です。

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20分後には覚えたことの42%を忘れます。

1時間後には56%を忘れます。

1日後には74%も忘れていました。

 

人間は忘れる生き物なので、記憶に頼るというのは、リスクが高すぎます。

「このくらいなら、覚えられる」

「書く者がないから、後でメモすればいい」

このようなちょっとした油断や準備不足がミスを生むのです。

ミスをなくすには、覚えている割合が100%に限りなく近いタイミングでメモすることに尽きます。

「外メモ」と「内メモ」

ひと口にメモといっても、いろいろあります。

ミスをなくすために書くことを勧めているのは2つで、「外メモ」と「内メモ」です。

 

「外メモ」は、外から入ってくる情報を忘れないように書き留めるのが目的。

・上司の指示を聞きながらメモする

・電話を受けながらメモする

などです。

「〇〇しながらメモする」ということで、速記しなければなりません。

外メモはミスをなくすための基本中の基本ですね。

 

続いては「内メモ」。

これは、自分の考えやアイディアを書き出すメモです。

頭の中に浮かんだことをそのままにしておくのは、宝の持ち腐れ。

見えるかすれば、単なる思い付きから価値ある仕事へ変わります。

毎日書いてほしい「内メモ」はTODOリストです。

これは、伝言メモと違い、書くか書かないかは自由で、研修やセミナーで著者が聞いてみると、「書いていません」と言う人が半数。

TODOリストは、一見するとミスとは無関係ですが、過信は禁物。

今日やることのヌケやモレをなくし、段取りを整えるためにマストと心得ること。

あなたを応援してくれるメモなので、決して損はさせないそうです。

 

外メモと内メモは2つセットで相乗効果を発揮します。

指示を受けたらメモする。そこまではインプット。

でも、言われたことだけメモするのは、半人前。

自分で咀嚼してTODDリストで計画して書く(アウトプット)、段取りを整えていくことで、よりあなたの仕事の完成度が上がります。

ひとり引き継ぎメモ

カレンダーを新しい年に切り替えるとき、「寒くなると疲れやすい」「のどがいたみやすい時期」を前年に気づいて転記しておいたら、その冬がとても過ごしやすいものになりました。

自分の中でも「引き継ぎメモ」は重要ですね!大概のことは忘れますから。

 

PDCAマネジメントサイクルという言葉はおなじみですね。

計画、実行、振り返り、改善のこと。

ミスをなくすには、このサイクルを回し続けることが重要だそうです。

 

では、私たちはひとつの仕事を終えた時、どんな方法で振り返ったり

改善したりしているでしょうか?

忙しさにかまけて、振り返りを省いていることが多いかもしれません。

大きなプロジェクトなら、組織として反省事項の引継ぎがされますが、自分のために内省しませんか?

異動や退職者が後任のために行う「引き継ぎ」。

これを未来のあなたに向けて、「次回はこのミスに気を付けて」「もっとこうしたら上手くいくよ」と教えてあげるのです。

自分だけわかればいいので、体裁にこだわらず、メモとして残しておくと便利です。

とっくに3か月~1年に1回くらいの頻度で発生する仕事は、このメモが頼りになります。

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新人の頃は、本当にいつも怒られてばかりでした。

新しい環境で、何がどうしていいやら、わからなくて毎日がパニック。

そんな緊張感で、何を言われても余計に覚えていられなかったのです。

しかも、メモを取っても、どう管理していいのかさっぱりわかりません。

がんばってメモしたはいいけれど、見直し忘れることもしょっちゅう。

「あんなダメな新人、教えきれない」

と言う先輩の陰口を耳にしてしまったこともありました。

 

今思えば、うっかりしやすい自分の癖を認めてあげて、お金をかけてもいいからどんなツールを使えばよいのか、検討して発見していくことが必要でした。

ワタシの場合はポケットに付箋を入れ、書いたことを手帳に貼っていく方法が有効でした。

手帳は必ず1冊にまとめ、手帳にA5ノートを挟んで、研修的なものはそこに書いていきました。

きちんとメモする姿を相手に見せていくことで、「すぐ忘れたりミスする人」が「うっかりしやすいけれど努力している人」という評価に格上げされ、徐々に大きな仕事を任されるようになりました。

自分なりの対処方法を見つけさえすれば、落ち着きます。

すると頭の中のキャパシティーが広がり、全体を俯瞰して考えることもでき、優先順位も付けることが出来るようになりました。

ここから自信がついて、仕事が最高に楽しくて仕方ない時期に突入しました。

スタートが「劣等生の新人」だっただけに、評価されるのが嬉しくて楽しくて仕方なくなったのです。

 

明日は、実践的なメモの活用の仕方を勉強します。

仕事が楽しくなったり忙しくなったりすると、調子に乗って請け負いすぎることがありますが、それをTODOリストで調整する技術など。

 

今日も1日、お疲れさまでした。

ゆっくり休んで素敵な夢が見られますように。

では、また。

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うっかりさんのための手帳の実践的活用法~『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』鈴木真理子

うっかりしやすい人にとって、スケジュール管理は至上命題

手帳という「あなたの秘書」を最強の状態までグレードアップさせることで、「うっかり」を返上し、「信頼」を勝ち取りましょう!

 

手帳をさらに有効活用し、納期遅延ミスをなくすために、着手する日を記入するのが有効です。

また、アポイントメントが決まったら、「時間」を先に書き、用件や相手はあとに。

持っていくものを予定と一緒に書いておくのも、忘れ物を減らすために重要です。

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着手する日を書く

納期遅延ミス・・・何度危ない橋を渡ったことか・・・なぜ、そうなるのか。

わかっています。

「ぎりぎりまで、着手しないから」です。

それをなくすために、手帳に「着手する日」を書きましょう。

段取りを整えるには、ゴールから逆算して十分な日数と時間を確保することが大切。

そのためゴールとスタートはセットにすべきなのです。

月末に複数の締め切りが集中するなら、着手日をずらせば、ムラがなくなり、平常化できますもんね。

時間を先に書く

アポイントが決まると、手帳に書き込みますが、あなたは手帳にどのようにメモしていますか?

ワタシは思いつくままに「案件」「企業名」「目的」「時間」などを書き込んでいました。

著者は、順番を統一して「時間」を先に書くことを進めています。

ありがちな、「うっかり忘れ」「ダブルブッキング」「遅刻」は、これで予防できます。

また、企業を訪問するときは先方の担当者名を忘れず書くのも大切ですね。

持ち物を書いておく

ちゃんと時間に到着したにもかかわらず、大事な書類を忘れているし~!!

ワタシにとてもありがちなことです。

取りに戻ったり、後日先方に再度足を運んだりして、全く時間のロスがいっぱい!

そこで、手帳に持ち物を書いておきましょう。

取引先やお客様を訪問する日付のところに、持っていくものを書き添えます。

「書類」だけだと、アバウトで思い出せないので、「パンフ」「企画書」「見積書」「名刺〇枚」と具体的に。

ただ、このメモはずっと残す必要はないので、付箋に書いて対応日に貼り、用が済んだら捨ててしまうのも一考です。

 

予定を入れた日と訪問日が離れていると、まず持ち物まで覚えきれません。

メモで持ち物対策に勝ちましょう。

いらない書き込みは消す

予定の変更はよくあることです。

日付の勘違いをなくすには、変更後の約束を書くとき、その場で変更前のいらない情報を消すことも「うっかり」しやすいタイプには重要です!

手帳には「フリクション」!!

うっかりタイプの人ならば、もうお使いかもしれません。

ワタシも10本は持っています。

キッチン、リビング、仕事机、手帳、鞄、ポケット・・・・フリクションのない日は不安になるほどです。

 

うっかりタイプには、ごちゃついた手帳では、何かと勘違いを起こしますからね!

すっきりした手帳をめざしてがんばりましょう!

消せる3色ボールペン

黒1色だとメリハリがつけにくく、大事な納期やアポイントメントを見逃すことがあります。

色を変えることが出来るフリクションは、最強のツールですね。

最近はフリクションの3色タイプにいつもの0,5ミリに加え、0、38ミリが登場したそうです。

手帳に書き込むには、細いタイプが向いていますね。

たとえば著者は、「赤字=締め切り、黒字=外出予定やアポイントメント、青=自分のタスク」と色分けしています。

消せるマーカーで囲む

手帳に文字だけ書くと、面積が小さくて見落とすことも。

そこでマーカーで囲んで目立たせるのもアイディアのひとつ。

業務別に色を変えると、予定が一目瞭然になります。

マーカーもフリクションにすれば消せるので、変更があっても汚くなりません。

 

フリクションマーカーには、原色とソフトカラーのラインナップがあるそうです。

手帳には、優しい色合いの後者が向いているそうです。

 

ダブルブッキングが防げるだけではなく、マーカーの色で、どんなことに時間を割いているのか、ちゃんと休みを取っているかについても、一目でわかります。

すっきり、わかりやすく書く

1日のスペースが限られている手帳ですから、ごちゃつくと、見えにくくなります。

おすすめしたい書き方は2つあります。

1つ目は、文字数を減らすこと。

「締め切り」は「〆」、「郵便局」や「ポストに投函」ならば「〒」。

ただ、思い付きで略語を増やしすぎると、わけがわからなくなるので要注意です。

マイルールを手帳に書いておくとか、大きめの付箋に書いて手帳に貼ると便利です。

デスクで開いたままにする

よくあるのが、「見直すのを忘れる」こと。

デスクにいるときには、ブックスタンドなどに立てて、省スペースしながら開いておくのがおすすめです。

せっかく書いたのに、うっかり見直しするのを忘れるのは、よくあること。

書いただけで安心しないように、手帳を開く場所を作ってしまうのはとても有効です。

ワクワクする予定を先に書く

仕事にストレスはつきものです。

かといって、手帳を開くたびに「は~あ、あれもこれもやらなくちゃ・・・」では、自分を追い込んでしまいます。

開くのが楽しみになるような手帳にする。

そのため、真っ先に書いてほしいと著者が進めるのは、「ワクワクする予定」です。

給料日、ボーナス支給日、自分や家族の誕生日、〇〇記念日、飲み会など。

仕事とプライベートは区別せずに、むしろ両方書くことをおすすめしています。

年末年始や夏休み、有給休暇は働く人の特権です。

「このあたりに休みたい」と思ったら、上司に申請する前から書いちゃう!

 

手帳は、段取りを整える最善のツールですが、仕事ばかりだとやる気が下がり、品質低下やミスにつながります。

ワークライフバランスは手帳で計画して、叶えてしまいましょう!

自分時間を確保する

仕事を頼まれ、誰かと会う約束をすると、「忘れちゃいけない!」「遅れちゃいけない!」と思い、手帳に予定をしっかり書くことでしょう。

私たちは、自分のことより他人との約束を優先しがちです。

しかも、割り込み仕事も急に入ってきたりします。

それらを全部「いいですよ」と引き受けると、せっかくの計画が狂い、自分の首を絞めてしまったり・・・ワタシはいつもそうです・・・。

 

同じように思い当たる人は、一緒に「自分主導」の仕事に切り替えていくことに挑戦してみませんか?

ひとりで考えたり下調べしたり、事務や単純作業をするのも、立派な仕事です。

それらを「自分時間」として、手帳に書いておかないと、「空白だから暇」と勘違いして予定を入れ、デスクワークの時間が取れなかったり。

そして、焦ってやっつけ仕事をしてケアレスミス多発・・・精神的に追い詰められてストレスがたまる・・・。

 

対策としては、デスクワークをする時間も手帳に書いておくことです。

「先約あり」と一目でわかります。

この忙しい時代、「自分時間」は、自分でしっかり作るものですからね。

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デスクワークの時間をきちんととらなかったため、結局ミスを連発していたことがありました。

どんなに信頼を重ねても、文書で間違ってしまうのはダメですからね。

楽しい手帳を作って、いつでも開いて楽しくスケジュール管理しましょうね。

 

明日からは、「メモ」の使い方を勉強します。

若いころ、よく「メモを取りなさい!」とたくさん指導を受けました~。

今でこそ定着しましたが、メモを取ることで、相手から信頼されたりすることもありますよね。

もっと若いうちから習慣化すべきだった、と思うものの1つです。

 

今日もお疲れさまでした。

ゆっくり休んでくださいね。

では、また。

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記憶が弱いからこそ、手帳を味方につける!~『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』鈴木真理子

環境が変わって、スケジュール管理などのシステムが変わると、何かと「ミス」が増えがちになりませんか。

 

そんなときでもミスをしない人には、共通の習慣があるそうです。

それは、記録をすること。

でも、一所懸命記録しても、それがどこかに行ってしまう場合がありませんか!?

そう、それなんです!

今日は、そこのところを勉強します。

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本著では、記録しない人から記録する人に変わった著者が、ミスをなくすための方法について伝えています。

仕事場でも自宅でも、電車の中でも、誰かと飲んでいるときでも、記録するという著者です。

手帳の使い方

ビジネスインストラクターである著者が手帳を使い始めたのは、32歳のとき。

それまでは、信じられないようなミスや失敗を繰り返してきました。

高校時代は、学校の始業式をすっぽかしてしまい、大学受験では願書の締め切り入学金の振り込み期日を忘れる。

さすがにそれにはショックを受け、大学入学と同時に、皮のバインダーでレフィルを入れ替える1万円くらいの手帳を買いました。

とてもかっこよく見えたのですが、長続きしませんでした。

就職して保険会社で10年事務職をするとき、社外の人に会ったり外出する機会もなかったので、デスクの上の卓上カレンダーで管理しましたが、ミスはなくせません。

なぜなら、書き忘れたり、逆に1日分の小さなスペースに書き込みすぎて大事な要件を見落としていたからです。

雑な字で、自分でも読めなかったり。

 

私たちビジネスパーソンの大多数は、スケジュール管理を自分でしなければなりません。

スケジュールミスを救うのは手帳。段取り上手になる必需品は手帳。

しかも1000円~3000円くらいでいいものも手に入ります。

あなたに合う手帳の選び方

ビジネスパーソンが手帳によく書くものは、

①アポイントメントや書類の締め切り・・・約束事

②TODOリスト・・・今日やること、1日の計画

③日記・・・今日の振り返り

です。

 

絶対に書かなければならないのは、「①アポイントメントや書類の締め切り」です。

 

手帳のタイプには、マンスリー、ウイークリー、デイリーがあります。

あなたが手帳に何を書きたいかによって、どのタイプにするか選ぶといいでしょう。

マンスリーは、ページ数も少ないのでスリムで持ち運びしやすいです。

アポイントメントや締め切りだけ書けばいい人に向いていて、1か月の俯瞰をしたり、開いている日を即座に答えられます。

ちなみに著者はマンスリーを使っていて、縦3センチ、横3センチの正方形に1日分の予定をおさめ、TODOリストは、手帳ではなくメモ帳です。

 

ウイークリーは週間予定を片面1ページ~見開き1ページにしたもの。

バーチカルタイプは時間軸が書かれているので、社内会議や外出などの予定が毎日のようにある人には向いています。

というのは、1日に3件以上の予定があると、マンスリーでは書くスペースが足りないことも。

思い当たる人はウイークリーを試してみましょう。

 

デイリーは1日の予定を片面1ページ~見開き1ページにしたもの。

桃欄がたっぷりあるので、すべてが書けます。

情報が一元化し、書いたことを見返せるのがメリット。

全体のスケジュールを把握するために月間予定のページとの併用がおすすめです。

予定はひとつのツールで管理せよ

ワタシが4月に大きな失敗をしたのは、これが原因です。

スケジュール管理の仕方が変わり、管理ツールを複数化したら、予定の転記もれがありました。

ダブルブッキングです・・・。

 

ミスをなくすには、予定をできるだけひとつのツールで管理することを著者はすすめています。

よく、アポイントが決まると、手帳、卓上カレンダー、スマホ、パソコンにまで入力する人がいます。

不安だから、2つ3つと証拠に残し、ミスをなくそうという涙ぐましい努力ですが、実はミスは増えるのです。

そもそも複数のツールで同時に管理しようとするのが無理で、転記漏れは必ずと言って起きるのです。

 

とはいえ、会社や職場で、メンバーの予定の共有は必要ですから、互いのスケジュールは見える化する必要があります。

共有するデジタルツールは必要です。

 

問題は、手帳を使っている人です(そもそも、本著は手帳を使うことを推奨しているので、読んでいる私たちのことになります)。

基本的に手帳は人に見せるものではありませんから、スケジュール周知は紙でもデジタルでも、手帳以外のものにも記録する必要が起きます。

大切なのは、優先順位をつけることです。

手帳をメインにするなら、予定が入ったとき、変更やキャンセルにはすぐその場で手帳に記入。

メンテナンスは必ず手帳でしてください。

これで間違いなく1本化できます。

手帳は自分のため。スケジューラーは他人のため。

そう割り切ることも大切です。

予定は手帳に書き、そのあとで共有用に転記する。この順番を死守しましょう。

 

職場の人たちがきっと知りたいのは、あなたが外出したり、会議に出たり、休暇を取ったりしてデスクにいない日時です。

つまり、手帳のすべてを転記する必要はないのです。

著者の家では、夫婦のスケジュールはGoogleカレンダーに入力していますが、夫の知りたいことはただひとつ、「著者に夕飯を作ってもらえるか」です。

逆に著者が知りたいのは、「夫が家で夕飯を食べるかどうか」です。

 

転記忘れをしないように、「毎週〇曜日にまとめて転記する」など、ルールを決めます。

そして、忘れないよう仕組みを作ります。

小さな付箋に「スケジュール入力」と手帳の対応日に貼っておくなど。

付箋も使いまわせて便利です。

 

なぜアナログ手帳がよいのか?

デジタルで管理するか、アナログで管理するか?

これはビジネスパーソンにとって大きな問題です。

しかしスケジュール管理ツールにはいまだに、アナログ派が主流です。

スマホ最大の難点として、電話しながら見られない、書き込めない、という点が大きいでしょう。

そして、画面を出すまでに「パスワードを入力する」などの操作が必要で、ビジネスシーンでは「もたもたしている」「仕事が遅い」それが高じて「スケジュール管理ができない人」というレッテルを貼られたりするので、もったいない。

手帳は「取り出す」「開く」の2アクションだけなので、自分の時間はもちろん、「相手の時間を奪わない」。

相手の時間を奪わないのは、ビジネスの作法です。

 

また、仕事中にスマホをいじっていると、私用との区別もつきにくく、ましてやお客様の前で操作しては、「人の話を聞いていない」「無礼者」と怒られるのは目に見えています。

手帳を取り出して書き留めると、「スケジュール管理ができる」という見た目の信頼を勝ち取り、「この人に任せて安心」「一緒に仕事がしたい」と思わせることができ、一石二鳥です。

身につけたい4つの習慣

どんなに良い手帳を手に入れても、役立つかどうかは使い方次第。

あなたの秘書として「片時も離れたくない」と思うほど、信頼のおける相棒に手帳を昇格させましょう。

「この手帳があれば、スケジュールミスは絶対に起こさないぞ」そう断言するために、身につけてほしい4つの習慣があります。

①手帳とペンをセットにしておく

とくに外出先で携帯電話が鳴り、話を聞きながらメモするときは、片手で手帳を取り出し、速攻でメモを取るのでペンを探す時間はありません。

手帳用のペンを用意し、常にペンホルダーか表紙にさしておいてください。

②その場で書く

ミスを防ぐ基本中の基本です。

時間がたつほど、記憶は遠のきます。

③定位置を決める

スケジュールを聞かれた時、「今、手帳がないので後から確認して電話します」では、お互いの時間ロス。

特に急いでいる相手には、あなたの評価まで下がります。

デスクワークするときの定位置、外出するときはバッグの中の定位置。

この2つを押さえれば安心です。

④持ち歩く

手帳を持っていないとき、予定を聞かれて「その日はたぶんあいていると思います」と安請け合いし、ダブルブッキング・・・ということはありませんか?

ワタシはまさに、大有りです。

手帳のない時にダブルブッキングは起きるのです。

社内の打合せ、上司に呼ばれた時、社外に出るとき、手帳を必ず連れて行ってください。

 

分厚くなると、ついデスクの引き出しにしやすくなります。

表紙の色は黒が定番ですが、ビビットな色だと、デスクやバッグの中で見つかりやすいです。

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最近手帳を持ち歩けなかったのは、書類を挟みすぎて分厚くなっていたからだなぁ・・・と反省。片づけました~。

書くことが増えて、マンスリーの枠をはみ出していたことも、見落としの原因でした~。

でも、今回これを読んで手帳を1本化できたので、「ミスが減るかも」と思えて、かなり安心できました。

 

次回は、実践的な手帳の使い方について勉強します。

 

お疲れさまでした。

ゆっくり休んで、素敵な夢を。

では、また。

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「ありがとう」は幸せを引き寄せる魔法~『感謝の習慣が、いい人生をつくる』中井俊己

いいことがあったから感謝するのではなく、感謝するからいいことがある。

そんなことを経験したことが、あなたにもあるのではないでしょうか。

 

感謝には、「いいことが起きる」「運がよくなる」「幸せになる」力があるのです。

引き寄せの法則』でも、さまざまな本でも、幸せになるための手段の一つとして、感謝についてよく書かれています。

本著では、どうしてそうなるのか分析し、さらに感謝を習慣づける方法についても述べられています。

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運をよくするには、言動を変える

あなたの周りの、運のよい人、悪い人の特徴を考えてみましょう。

人生がうまくいっていない人は、たいてい運が悪くなりそうな行動や習慣を持っています。

人の悪口を言う、些細なことで起こる、否定的なことばかり言う、いつも不機嫌な顔をして自分勝手な行動が多い、など。

このような人は周りに嫌われます。

一方運がよくなる人は、運がよくなる行動と習慣を持っています。

人を良くほめる、怒ることはめったにない、人の気持ちを明るくする言葉・感謝が多い、笑顔で親切な行動が多い、などいろいろあることでしょう。

このような人、周りに好かれますよね。

そんな人は、何か問題があっても自分を改めたりするので、結果的に周りの人との関係や状況も改善されていったりします。

 

このように、人の運は、その人の考え方や行動によって変わります。

だから、世の中の成功者たちは、それを心得て実践してきたのです。

その最も効果的な方法が「ありがとう」と言う感謝の言葉です。

なぜ、「ありがとう」で運はよくなるのか

なぜ、「ありがとう」と言うと運がよくなるのでしょうか。

理由は3つあります。

1、幸福感が生まれる

人は認められたい、肯定されたいという気持ちを持っているので、それが満たされると嬉しくなります。

ほめることでも同様のことが出来ますが、感謝はさらに手軽にできます。

2、人間関係がよくなる

人から何かしてもらっても、感謝の言葉がないと「おせっかいだったかな」と相手に少し不安を感じさせるかもしれません。

でも、「ありがとうございます」の一言で、ホッとすることが出来ます。

そして、感謝してくれた人に、いっそう好意をもってくれることでしょう。

3、チャンスが増え大きくなる

感謝してもらえた人は、嬉しくなって、また同じようなことをしてあげたくなる傾向があります。

与えられた仕事が小さくて目立たないものでも、ふてくされず「ありがとうございます。一生懸命頑張ります!」という謙虚で前向きな姿勢で取り組む人には、チャンスがやってきます。

こうして、小さなことにも感謝できる人は、大きく運が開けていくのです。

感謝すると、人生が好転する

会社経営者で工学博士の五日市剛さんという人がいました。

若い時はまったく運が悪く、26歳で大学院での勉強に行き詰まり、人間関係に悩んでイスラエルに一人旅に出ました。

旅行中、おばあさんに出会い、あることを教えてもらいました。

「心の持ち方って大事よ。

だけど、もっと大事なのはね、言葉の使い方なの。

どんな言葉を口にするかで、あなたの目の前の状況が変わってくるし、あなたの心も変わってくるの。

ほんとうよ」

その言葉をまとめると、次のようになります。

1、嫌なことがあったら、すぐ「ありがとう」と言う

すぐに言うと、いいことが起こるから。

2、逆に嬉しいこと、楽しいことあったら、「感謝します」と言う

そういうと、またそう言いたくなる出来事が起こるから

3、こうあってほしいという願いがあったら、「〇〇になりました。感謝します」と心を込めて言い続ける

たぶん、そうなるから

4、マイナスの言葉はできるだけ言わない。汚い言葉、人を傷つける言葉は論外

5、すべてのトラブルの元凶は「怒ること」。だから、絶対に怒らないこと

それ以来、五日市さんはそれを日々実践し、人間関係も、勉強も仕事もどんどんうまくいきました。

この話を友人にすると、どんどん広がり、講演筆録『ツキを呼ぶ魔法の言葉』は口コミで広がり、ミリオンセラーになりました。

おばあさんの運がよくなる話は、現実のものとなったのです。

感謝すると未来が開ける

ピンチの時も感謝するといいことがあります。

斎藤一人さんの『斎藤一人 この不況で損する人 この不況で得する人』からのお話です。

旦那さんのリストラを心配していた奥さんが相談に来ました。

相談された人(たぶん斎藤一人さん)は、

「あなたの旦那さんは偉いよ。

毎月何十万も稼いできて、たった何万円かのおこずかいだけで生きてきたんだよ。

だから、リストラを心配するよりも、旦那さんに感謝した方がいいよ

奥さんはなるほどそうだ、と思い、それから一所懸命感謝したのです。

「あなたが頑張ってくれたおかげで、生活ができ、子どもたちも生きてこられました。あなたに感謝しています」と。

しかし、結局旦那さんの会社は倒産し、その前に社員を一人ずつ呼んで面接がありました。

その時旦那さんは言ったのです。

「うちの家内もこの会社に感謝しています。

私もこの会社に勤められたおかげで、かぞっくを持て、子どもを育てることが出来ました。本当に感謝しています」

ところが、しばらくして、その会社を買い取った会社から電話があり、再雇用の話が来たのです。

再雇用の面接には、旦那さん1人だけ呼ばれていました。

実は前の会社の面接のときに、その会社の人もいて、旦那さんの言葉を聞いていたのです。

「あなたのご家族、あなたの考え方が素晴らしいので、新しい会社の教育係になってください。」

そういわれて再雇用され、しかも給料も2倍になりました。

感謝する人は心の豊かな人です。

周りの人をいっそう幸せにできます。

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今日も1日お疲れさまでした。

ゆっくり休んでくださいね。

では、また。

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悩みは正面から対峙せず、意識の外に追いやる~『実践版 カーネギー』齋藤勇

カーネギーは『道は開ける』全編を通して、悩みの解決方法について説いていますが、それはかなりユニークです。

根幹としては、「悩みは正面から対峙するものではなく、考えず意識の外においやること」としています。

意識しなければ、悩みは無いも同じ。

乱暴に言えば、悩みがあってもないことになるのです。

 

この考え方は心理学の最近の主流です。

しかし、そう簡単にいかない大変な事態のときは、どうしたらよいでしょうか。

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最悪を受け止め、脱することに集中する

そんなときカーネギーは「最悪の事態を受け入れることこそ、悩み解決の第一歩だ」としています。

そして、社長の言葉を魔術的公式として、悩みを解決する魔術的な公式として、次の3ステップを提案しています。

・最悪の事態を予測すること

・その最悪の事態を受け入れる覚悟をすること

・その事態から脱却することに集中すること

 

事態の悪化で、不安がスパイラルになり、精神的に落ち込みます。

心理的不安定な状況は、冷静な判断、適切な手立てができなくなり、ますます悪化。

恐怖と不安がそうさせているのです。

 

そこでまず、正面化rあこの事態を分析し、最悪の状況を理解すること。

よく考えると、万策尽きて借金が返せなくなったとしても、殺されるわけではなく、最悪家を手放すことになることくらい。

上司から強烈に嫌われても、最悪でもクビになるくらいです。

「くらい」と言う名、大変なことなんだ!!と思うかもしれませんが、少し大げさに考えるとすると「命を取られること」ほどの最悪の状況ではないのです。

 

最悪の事態を認識したら、次にそれを受け入れる覚悟をします。

 これは容易ではなく、これが怖いから、悩み・不安になるのです。

しかし心を決して最悪の事態を覚悟する。

「仕方ない、家は売ろう」

「クビか。会社は辞めよう」

どん底を見ると、さらに落ちる不安がなくなり、恐怖もなくなります。

とたんに心が落ち着き、よく眠れ、冷静に事態に対処できるようになります。

すると、心に前向きなエネルギーが生まれ、事態打開の方向を考えるようになります。

 

さらに覚悟を決めると、自然と生じるエネルギーが、最悪の事態をいかに改善するかに、向かっていきます。

心はポジティブ思考になり、積極的に事態を改善する努力がなされていき、現実がよく見えるようになります。

古より「一度地獄を見た奴は強い」と言いますが、まさにそのことなのです。

 

人を恨んでしまいそうなときに、すべきこと

人からの悪口、上司から失敗を押し付けられた理、悪いことをしていないのに怒られたり・・・。

理不尽なことは誰にでも起きます。

道徳的には反していますが、「目には目を歯には歯を」と、仕返ししたくなるのが人間です。

では、どうしたらいいのでしょうか。

カーネギーは「仕返しは考えるな、忘れろ」と主張します。

相手のためではなく、自分のために、仕返しを考えるな、と説くのです。

仕返しをして相手を傷つけようとすると、相手ではなく自分の心が傷ついてしまうので、仕返しは自分の精神的、身体的健康のためにやめなさい、と言っています。

「汝敵を愛せよ」

というキリストの有名な言葉に対しても、カーネギーは「現代の医学に照らして、ただしいことを説いているのだ」と説いています。

あなたを高血圧や心臓病、さらに胃潰瘍にならないように、ストレスによるこれらの病気の予防法にもなる、と言うのです。

敵を憎み仕返しばかり考えていると、顔もこわばり、食事などの楽しみもなくなります。

 

しかし、敵を愛することは誰にでもできることではありませんよね。

そこで、敵ではなく、自分を愛することをしてみましょう。

自分の幸せのために、健康のために、容姿のためにできることをやってみる。

敵を愛することが出来なくても、忘れることが出来ます。

認知心理学的にも、ものがあっても見えなければないのと同じ、意識しなければないと同じ、考えなければないと同じです。

心理学的発見には、「人は一時に一つのことしか、考えられないし、感じられないし、一つのことしかできない」という法則があります。

楽しいことを考えていれば、嫌なことは考えられません。

好きな人のことを考えていれば、敵のことは考えられないのです。

 

それでも、嫌なこと、嫌な人のことは時々頭をもたげてくるのです。

これにはトレーニングをすればよいのです。

嫌なことが浮かんだら、すぐに拭い去り、楽しいことに頭の中を切り替えるという手法です。

この思考転換法を何回か繰り返すことで、誰でも嫌なことを意識しないことが出来るようになります。

大事なことは、即座に転換することです。

転換用の楽しいことを、日ごろから用意しておくといいそうです。

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 これから梅雨の時期まで、晴れた空を見られる日が続きますね。

気持ちが上向くので、この季節はとても好きです。

明日からの1週間が、あなたにとって素敵な毎日になりますように。

では、また。

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この人のために動きたい!という人間関係を作る9つの原則~『実践版 カーネギー』齋藤勇

「あの人、もうちょっと変わってくれないかなぁ・・・」

そう思っても、なかなか人は変わらないモノですよね。

しかし、「マジで変わってもらわなきゃ、困るんです!」という事態もありますよね。

そんなときに、気になったのが、デール・カーネギーの世界的ベストセラー『人を動かす』と『道は開ける』。

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日本語訳のタイトルは『人を動かす』ですが、原書は「友を獲得して人に影響を与える」がタイトルです。

人を動かすには、まずその人と友人になることが大切で、友人のためなら人は言うことを聞くというストーリーが展開するからです。

 

このため、『人を動かす』では、いかにして友人を獲得するかに主眼が置かれ、友人を得る方法が説かれています。

つまり、人に好かれる方法です。

そのあたりについて、詳しく書かれたのが、本著です。

 

カーネギーは決して難しいことを説いているわけではないそうです。

読んでくれた人が、ほめることの重要性を認識し、今日できることをフォーカスすることで、人間関係が良好となることを願っています。

 

カーネギーが強く訴えている実践的な「9原則」のパートがあります。

確かに、こうしたコミュニケーションをされたら、あなたもワタシもその人を大切なパートナーとして認識するのではないでしょうか。

 

原則1 まずほめる。

原則2 遠回しに注意を与える。

原則3 まず自分の誤りを話した後、相手注意を与える。

原則4 命令をせず、意見を求める。

原則5 顔を立てる。

原則6 わずかなことでも、すべて惜しみなく、心からほめる。

原則7 期待をかける。

原則8 激励して、能力に自信を持たせる。

原則9 喜んで協力させる。

 

それぞれも原則は、一見すると誰にでもできる簡単な内容で、いまさら人から言われることではないと思うかもしれません。

しかし、冷静に日々の私たちの行動を振り返ると、なかなか実行されていない部分もあったり。

特に、後輩や部下に対しては、痛感する部分があるかもしれません。

「人を動かす」立場にあるとき、どうしても命令や指示に終始したり、必要以上に指示をしてしまいがち。

しかし、カーネギーはこの一方的な方法を否定します。

この9つの原則の中で、「いかに相手の身になって行動すべきか」という、意識を変える重要性を説くのです。

 

そして、相手の立場になって人を動かすには、友達になること。

友達になるには、まず好かれること。

好かれるには、相手の自己重要感を満たすこと。

相手の重要感を満たすには、ほめること、と説いています。

人の批判や非難はすべきではない、とも説いています。

命令すれば人は動きますが、心を動かすことはとても難しいことです。

心を通じ合える関係をもてなければ、本心から動くことはないからです。

 

相手の心を動かす強力な手段が「ほめる」ことなのです。

 

なぜ、失敗を指摘するだけではいけないのか?

カーネギーは、相手の落ち度を見つけたとしても、まずは「ほめなさい」と繰り返しています。

大半の上司は、もし部下の失敗や欠点を見つけたら、すかさずそれを指摘しますよね。

「部下が失敗したときは、その場で指摘することが大事だ」

とリーダーシップの本にも書いてあります。

後で思い出して指摘しても効果はないし、どこを直したらいいか理解しやすいからです。

直後の方があとくされも少ないし、時間がたってから言われるよりも反省もしやすいです。

しかし、それでもカーネギーは落ち度の指摘から始めてはいけない、と強調しています。

 

そんなことをしたら、部下がつけあがってしまう、と考える上司が多いのも当然です。

しかし、あなたが部下だったらどうでしょう。

たとえば、部下が上司の演説の文章を下書きするよう指示を受けました。

仕上がりを上司がチェックすると、上司の言いたいことが書いておらず、文章もなっていない。

上司はイライラが募り、すぐダメ出しをし、下書きを突き返す。

それが普通ですが、それでは上司と部下の良好な関係はできません。

 

言うは易く行うは難し!ですよね・・・・。

特に部下は表向きの反発がないことから、つい感情がそのまま出てしまいがちです。

そこをぐっとこらえて、部下だからこそのほめ言葉を探すのです。

「なかなかいい文章だね。よくできていると思う。ありがとう」

よくいわれていることですが、感情の起伏は一瞬のことです。

強い感情であっても、長くても10秒。

腹が立ったら、「10」数えろ、といういますが、大概冷静になり、取り返しのつかないことは控えられます。

 

腹が立った部下を褒めると、もう1つ心理的にいいことがあります。

それは心理学でいう「一時一感情説」です。

人は一時に二つの感情を持つことはできません。

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ネガティブ感情とポジティブ感情を一緒に持つことは、人感情システムではでいないのです。

ほめるときには少なくともその瞬間、相手にポジティブな感情を持つので、腹が立った感情も切り替わるため、次に元に戻っても、もう最初の勢いはなくなるのです。

 

「なかなか、いい文章だ。すばらしい」

とほめた後に、

「でも、今回の演説には向いていない。状況が合わないから、書き直して」

と訂正するのです。

どのように状況に合わないか説明すれば、部下はよい文章を仕上げることが出来ます。

 

最初から欠点を指摘されたら、あなたもワタシも気落ちしてしまい、腹が立ったり嫌悪感を感じたりするのではないでしょうか。

信頼される関係をまず作ること。

そのためにはほめ言葉で、自己重要感を満たすこと。

これは『人を動かす』の根幹の心理です。

 

 

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4月から始まった今年度も、1か月半を過ぎて、いろいろ思うところもあります。

職場でもプライベートでも、よい人間関係を作っていきたいですね。

 

今日は、関東は暑い1日でした。

水分をとって、ゆっくり休んでくださいね。

では、また。

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実践版カーネギー に対する画像結果