明日こそ残業を減らすために！～『「残業ゼロ」の仕事力』吉越浩一郎

仕事は、「決められた終業時間内で行う」というのは、世界の常識です。

でも、４月からの労働を考えると・・・？う～ん。

さあ、どうすればこの状況を何とかできるのでしょうか。

今年度は5月に１０連休。

ワタシも１０日も連続で休める身分ではありません。

そして不思議なことに、かえってその連休に向けたアレコレで、仕事量が増えたりしていませんか！？

気を付けないと、４月中にぶっ倒れてしまう。

問題は「分けて」考える

問題というのは、単独で存在するように見えても、その実態は複数の小さな問題の集合なのです。

しかも、時間がたつと精神的にもよろしくない。

「緊急対策」「再発防止」「横展開」が基本

社長になったころの著者は、なにかにつけて怒っていました。

しかし、怒っても意味がないことに気づきました。

ある工場でボヤを出してしまったら。

消火器の確保やバケツリレー、避難誘導が「緊急対策」。

そして、次が「再発防止」と「横展開」です。

なぜボヤが出たのか原因を究明していくと、古い配線のショートだとわかった。

そこで、同じ原因でボヤが起こることを防ぐために工場の配線を再点検し、年間スケジュールで年一回の配線チェックを設定する。

これが「再発防止」です。

そのうえで同様の指示をほかの工場に出すことが「横展開」になります。

このように問題解決には、あくまでロジックの組み立てで臨むべきなのです。

感情に任せていても事態は好転しません。

天才以外は問題を小分けせよ

この「小さく分ける」という考え方は、困難な問題を解決する際にはきわめて有効です。

こうして細分化すれば、自分ができることや、やるべきことが具体的に見えるので、すぐに行動を起こすことができます。

 「デッドライン」ですべてが決まる

問題解決のみならず、あらゆる仕事をするうえで、デッドラインほど重要なものはほかにないと著者は言います。

やることの「優先順位」は必要ない

問題を小分けすれば、当然１人に複数の処理すべき課題が与えられることになります。

そうでなくても忙しい現代のビジネスパーソンは、それこそ残業しても終わらないほどの大小さまざまな「やるべきこと」を抱えています。

著者も「優先順位をどうつければいいですか」という質問を多く受けるそうです。

私の答えは「優先順位を考えたり、スケジュール表を作ったりするひまがあるなら、その時間に仕事の１つも片づけたほうがいい」というものです。

・・・

本当に仕事の効率を上げたいのなら、厳しいデッドライン付きの仕事を、これでもかというくらい押し込めばいいんです。

それで、１分１秒も惜しいという状況に追い込まれれば、自然と仕事の処理速度が速くなる。

こうやって速く仕事ができる人間になるほうが優先順位をああだこうだと考えるより、よっぽど確実に仕事をこなせると思っています。

人間の仕事のキャパシティは「能力×時間×効率」で決まります。

・・・

「せっぱ詰まらないとなかなかやる気が出ない」というのは多くの人が持つ自然な感情です。

だからデッドラインつきの仕事を次々と与えあげる、常にせっぱ詰まった状態を作ってあげる、そうすればスピードは嫌でも上がっていきます。

 「これくらいならできる」は禁物

デッドラインを決める際、気を付けなければならないのは、相手の顔色を見て、「これくらいならできるだろう」という配慮をしないことです。

そうではなく、あくまで「会社にとって正しいことを優先する」、これがデッドラインの決め方の極意です。

ファイルもスケジュールもデッドラインで整理

著者がメリタと言う外資系コーヒー会社に入って働いていた時に、このスケジュールでファイル管理を会社がしていたそうです。

メリタのオフィスに行くと、１月から１２月までと１日から３１日までのラベルがついた大きな箱がある。

何かと思ったら、それはやるべき仕事を日付ごとに分類する箱だったのです。

この箱の使いかたはとてもシンプルです。

仕事が発生すると、デッドラインから逆算し、いつやるというのをあらかじめ決めます。

そして関連するメモや書類をその月のところに放り込んでおくのです。

その月が近くなったら３１日に区切ったところに入れ替えて、今度は何日にやる、ということまで決めて分類します。

朝出社したら箱を開け、その日やることを確認してそれを終わらせるだけ。

そうやっていけば、締め切りまでに確実に仕事が終わる、という寸法です。

そのほか著者が大事にしていることとして、

・仕事は会社の中で簡潔させよ

・「終わり」の時間でタイムスケジュール

・仕事は「ゲーム」、勝つチャンスを与える

・「豹変」「朝令暮改」はあたりまえ

などがありました。

今日も１日お疲れさまでした。

明日こそ、早く退社しましょうね！

せめて今夜は、ゆっくり休んでくださいね。

では、また。

『上位２０％に入れる人だけが一生成功する 会社が必要とする人の成功法則』横山信治

プロスポーツや芸能人、芸術家は上位１％に入っても成功には程遠い世界です。

その点ビジネスパーソンは大学の上位１％でなくても会社に入れ、会社でも上位２０％に入れれば成功者と呼ばれます！

会社でもそれ以外でも、この世の中でやっていくには法則があります。

いくら努力しても法則に逆らうとうまくいかないそうです。

すべては自分に理由がある

著者は信販会社のトップセールスマンでしたが、失敗により左遷になり、債権回収部門となりました。

週末も終わりに近づくと憂鬱になり、「ちびまる子ちゃん」の時間になると完全にふさぎ込む生活に。

そんな折に妻から「最近、子どもが学校に行っていない。あなた何とか言ってよ」と言われました。

エネルギーをふりしぼり息子の部屋に行き、「どうして学校に行かないんだ。ちゃんと行きなさい」言うと、息子はかぶっていた布団をはねのけ、厳しい目で著者をにらみながら

「朝からため息をついている親父に説教されたくないよ！」

と言い放ちました。

この日を境にして、何とかしてこの状況を打開すべく、わらにもすがる思いで本を読みまくり、試行錯誤ののちでた結論は

「すべての責任は自分にあった」

という気づきでした。

本著はそうした著者が実践して効果のあったことがまとめられています。

上位２０％の人は、成功し続ける

成功法則

□常に相手を喜ばせる

□変えられることに全力を尽くす

□やらなくていいことはやらない

□今の仕事を好きになる

上位２０％の人が特別に能力が高いとは思いません。

８０％の人と大差ない項目がたくさんあります。

しかし、上位２０％の人物像はこんな感じです。

１　えこひいきされている

２　選択と集中がでいる

３　「忙しい」と言わない

４　全速力でタバコを買いに行く

１つ目の「えこひいきされている」とは「コミュニケーション能力」です。

上位２０％の人は、相手に喜んでもらうコミュニケーションを取っています。

８０％の人は自分が楽しむコミュニケーションの取り方をしています。

２つ目の「選択と集中ができる」は「考え方」です。

上位２０％の人は変えられることに全力を尽くし、変えられないことに執着しません。

８０％の人は変えられない過去を後悔したり、変えられない他人を変えようと無駄な努力をしています。

「上司が自分のことを正しく評価してくれない」

「私は一流大学の出身ではないので、今の会社では出世できない」

上司も過去の学歴も残念ながら、あなたの力では変えることはできません。

３つ目の「忙しいと言わない」は「時間の使い方」です。

上位２０％の人は仕事でもプライベートでもうまく時間をコントロールしています。

８０％の人は残念ながら自分を管理できていないから、時間をコントロールできないのです。

時間の使い方のポイントは目的に従って、優先順位をつけることです。

４つ目の「全力でタバコを買いに行く」は「モチベーション」です。

「熱意」という言葉に置き換えても構いません。

２０％の人と８０％の人では、仕事に対する熱意が違います。

「好きな仕事をすれば成功する」ではなく、「今の仕事を好きになれば成功する」が正しいです。

嫌々仕事をしていて成功することはありません。

 他にも上位２０％の人の生き方として、

・敵を作らない

・「怒り」に執着しない

・「利」で人を動かす

・相手のニーズをわかっている

・聞き上手

・自分の「正しい」を押し付けない

・習慣を心得ている

・変化を楽しむ

・失敗のリスク分析できる

・毎日が本番

・恥をかいて自信をつける

・読書が好き

などがあります。

自分を知る

上位２０％に入るためには、自分を知っていることが、大切だそうです。

そのほかの人は、都合のいい自分だけ知っています。

自分とは他者から見た人物像であり

自分の長所を知り

自分の欠点を受け入れる

上位２０％に入る人は、自分の立場を踏まえて、自分のとった行動が他者にとっても企業にとってもよいことなのかを常に考えています。

今年度を「恥をかいて成長する」１年にしたいものです。

ゆっくり休んで素敵な夢が見られますように。

では、また。

毎朝を楽しく目覚めるための方法～『人生の勝負は朝で決まる 「結果を出す人」が続けている５２の朝の習慣」千田琢哉

今、あなたが幸せな人生を送っているか、不幸な人生を送っているかが一発でわかる方法がある。

今朝の目覚めを思い出せばいいのだ。

目覚めが不幸な人は、不幸な人生を送っている。

目覚めが幸せな人は、幸せな人生を送っている。

そう著者は言います。

確かに！

人生がうまくいっているときって、朝起きた瞬間が違います。

逆に、朝のめざめを少しでも良くできたら、１日がもっと素敵になりそうですよね。

もしあなたの人生を幸せにしたければ、目覚めを幸せにすればいいのだ。

目覚めを幸せにするにはどうすればいいか考えることが、あなたの人生を幸せにするコツなのだ。

目覚めを幸せにするコツを自分で見つけた人が、人生の勝者だ。

しかし、ただ早起きすればいいと著者は言っているのではありません。

ろくに休息もとれていないのに、体にムチ打って朝４時に起床している人たち。

ありのままの現実を述べれば、彼らは全員貧しいままだ。

貧しいままどころか、不健康で体調を崩した人さえ複数いる。

「早起きさえすれば成功できる」のなら、新聞配達の人たちは今頃、全員大富豪になっているはずだ。

中には本当に大富豪になった人もいるのかもしれないが、その比率が他の職業と比べて突出して高いという話は聞いたことが無い。

本当に幸せになりたいなら、手段と目的を混同してはいけない。

「早起きすれば成功できる」のではなく、「自然に早起きしてしまうほど大好きなことに没頭すれば成功しやすい」のだ。

遠足当日の朝はまだ外が薄暗いうちから目が覚めてしまい、リュックサックを何度も開き、おやつの入れ忘れが無いかを入念にチェックしたものだ。

そして小学生の身でおぼろげながら

「毎日がこんな人生だったらいいのに・・・」

と思ったものだ。

学校を卒業し、社会人になってからも、「遠足の日の朝のように、毎朝がドキドキの人生を歩みたい！」という願望が、ことあるごとに頭に浮かんだものだ。

あなたの目覚めが悪いのは、嫌いなことをやって生きているから

このところ睡眠に関する質問が増えてきた。

「寝つきが悪い」

「朝、なかなか起きることができない」

実は私自身も、これまでに数えきれないほどそんな経験をしてきた。

自分自身の経験を振り返って断言できるのは、嫌いなことをやって生きているから寝つきが悪いし、なかなか起きられないということだ。

あなたの目覚めが悪いのは、嫌いなことをやって生きているからなのだ。

・・・

目覚めが悪いのはあなたがだらしないからではなく、あなたが大好きなことをやって生きていないからなのだ。

「今のままでは幸せになれませんよ」と、あなたの身体が警鐘を打ち鳴らしている状態が、目覚めが悪いということだ。

「こんなことをするために　生まれてきたのではありませんよ」と、あなたの本能が人生の軌道修正を促している状態が、目覚めが悪いということだ。

この本質から目をそらしてはいけない。

自然の摂理に反抗して快眠グッズなどの小細工を使っても、あなたは絶対に幸せになれないのだ。

目覚めが良くない時は、嫌いなことを見直して「大好き」なことを始めてみよう。

辛かった時期は、確かに朝の目覚めがしんどいですよね。

そこを踏ん張ってしまって、結局体調を崩してしまった時期がワタシにもありました。

目覚めがよくない、というのは大事な警鐘ですね。

生まれつき朝に強い人はいない。大好きに生きるから朝が早くなる。

仕事で「朝が強い人」「朝が弱い人」という表現がよく使われる。

いずれにせよあらゆる組織には、始業時刻よりも早い時間から仕事をスタートする人と、始業時刻ギリギリに駆け込んでくる人の２通りしか存在しない。

そしていずれの場合も早くスタートしてくる人たちは偉くなっていくし、ギリギリにスタートしている人たちはずっとうだつの上がらないままでいることが多い。

その差は広がるばかりである。

早くスタートする人は長時間働いた結果仕事ができるわけではなく、自分の好きなことをやりたいがため、早くスタートをしているだけだったのだ。

反対に、ギリギリにスタートする人はだらだらと長時間残業する割に、自分の嫌いなことをやっているため身が入らず、ミスが多いこともわかった。

好きなことを仕事にしたいもんです。

で、目覚めについては次のようにも書いています。

・短時間で熟睡したければ、空腹のまま眠る

・ちゃんと眠くなるように、おきている間によく考えてよく動く

・睡眠に勝る薬は、この世に存在しない

・寝室の換気で、睡眠の深さは変わる

・寝起きが良くなるサプリメントがあれば、どんどん活用する

・出社時間は、人生の集大成だ

・３時間残業するより、３０分早く出社したほうがお得

・「キミ、朝強いね」と言われたら、出世コースに乗っているということだ

・始業時間までに、「やらなければならないこと」を終わらせる

・早朝からフル回転すると昼過ぎから眠くなってくるが、それでいいのだ

・朝に会議を済ませてしまえば、その日のうちに実行に移せる

・夜だと「〇時まで勉強しなくては」、朝だと「〇時までしか勉強できない」

・徹夜は自己満足のため。朝勉は自己実現のため

・憶えられないのは、覚えたらすぐ寝ないからだ

・寝る前に憶えたことを、朝にサッと復習すると、グンと記憶が定着する

・難問を解いて行き詰ったら、勇気をもって一度眠ってみる

・睡魔と戦った６時間の勉強は、熟睡したあとの３時間の勉強に遠く及ばない

・夜が元気な人より、朝が元気な人のほうがカッコいい

・朝起きて顔を洗ったら、鏡の前で思い切り笑顔を作ってみよう

・「おはようございます」は１００％自分から発信すると決めておく

・朝は、仲直りのチャンス

などなど。

４月からの大事なスタートの季節。

ちょっと朝を大事にしてみようと思います。

ゆっくり休んで、素敵な朝を迎えてくださいな。

では、また。

４月からのデスクを素敵にする方法～『会社では教えてくれない！ 頭のいい整理術・ファイリング術』桃山透

机周りを整理すると、やる気がわきますよね。

明日からの毎日のために、ちょこっとだけ整理整頓です。

しかし机の整理・ファイリングをしてもなかなかうまくいかないです！

著者が言うには、「これは、不要なモノまで整理・ファイリングしているから」。

「整理・ファイリングの基本は捨てる技術」といっても過言ではないそうです。

本著は、誰にでもできる整理・ファイリング術について解説しています。

「整理・ファイリングは重要な仕事のスキル」ですよね。

特に、重要案件を任されるようになってきたら、特に！

資料がすぐ出てこなかったり、ましてやなくすようでは、次に重要案件を任せてもらえなくなるからです！！

「８０対２０の法則」で考えてみる

整理整頓ができていない人の書類の８０％は不要、と考えられる。

実際整理整頓ができていなかったころの私の場合、書類の９０％は不要、といってよかった。

逆に、完璧に整理整頓ができている人でも、主要な書類は２０％に過ぎないかもしれない。

これはビジネスの世界で耳にする「８０対２０の法則」から考えられることだ。

整理整頓ができていない人の必要な書類は２０％で、さらに重要な書類となると、たった４％しかないおとになる。

つまり、整理整頓ができていない人は、８０％の不要な書類と１６％の主要でない書類のために、４％の主要な書類が探しにくく、効率的な仕事ができていないでいるのだ。

 

デスクマットもファイリングに使える

透明のデスクマットを机の上に敷いておけば、よく確認する書類がはさめて便利だ。

いちいちファイルから取り出す手間が省けていい。

具体的には、カレンダーや路線図マップ、よく電話する取引先一覧などをはさむのに適している。

このほか、重要なことをメモ書きにし、はさんでおくのもいい。

紛失する心配がなくなる。

引き出しごとに、入れるモノを決めておく

引き出しごとに入れるモノを決めておかないと、すぐにどこになにを　入れたのか、わからなくなってしまう。

最悪の場合、引き出しの奥で使わなくなったモノが眠ってしまったり、机の上や引き出しが書類やモノであふれてしまったりする。

こうなると効率的な仕事はできなくなる。

それぞれの引き出しに何を入れたらよいかは、おおよそ次のとおりになる。

センター引き出し・・・一時離席するとき、作業中の書類、文具など

上段引き出し・・・文具類や自分の名刺など

中段引き出し・・・冗談引き出しに入らない文具や私物など

下段引き出し・・・ファイルとファイルボックス

文具を探す時間をなくせるペンケースの使い方

必要な文具がなかなか見つからないと、仕事のリズムが崩れるだけでなく、ストレスにもなる。

ならば、よく使う文具一式をクリアペンケースに入れておけばいい。

必要な文具が見つからない、と思ったらすぐにこのペンケースのものを使うと問題は解決する。

透明なので、外側からも中身が確認できて便利だ。

小型文具を何点か使えば、かなりの数が入る。

山のようになってしまった文具と書類をまず捨てるところからだな！と反省しました。

明日の朝やらなくては。

今日も１日お疲れさまでした。

ゆっくり休んで素敵な夢を。

では、また。

行動が早い人は、自分のことに集中する。出遅れる人は、他人を批判する。～『入社１年目から差がついていた！行動が早い人の仕事と生活の習慣』野呂エイシロウ

新年度にちょっと良いスタートを切るならば、新人用のビジネス書で基本に立ち返るのが一番です。

本日は、「ひとよりも１歩先を小走りしているタイプの新人用ビジネス書」。

ベテランから見ると、「あ、そうそう。これができている新人さんは、早く芽が出ちゃうんだよね」というちょっとしたことです。

ワタシもうっかりすると、中堅どころに抜かれてしまうので、初心に立ち返って基礎力を高めておきたいと思います！

著者は放送作家のかたわら、戦略的PRコンサルタントとして活動してきました。

一流と言われる企業のプロジェクトに幾度も関わり、第一線で活躍されている方々の仕事のやり方を目の当たりにしてきました。

そのなかで身をもって実感したのは、一流ビジネスマンになるほど「行動が早い人」を評価するということ。

「行動が早い人」というのは、上司などにおぜん立てをしてもらわなくても、すぐにやるべき仕事に着手し、オーダーに沿った成果を何かしら出してくる人のことです。

仕事は自分勝手に進めていいものではなく、必ず求められるゴールがあります。

行動が早い人は、ここから逆算して「自分がやるべきこと」を導き出します。

自分でやることを見出せるようになるには、

「先回りでの配慮」

「やるべきことの整理」

「シュミレーション」

といったことを、日々の仕事で繰り返し習慣づけることです。

すぐやることで成果も運も総取りする

別の視点から言うと、行動が早い人は、人や環境から何かを与えられるのを待たない人ともいえます。

待っているより、すぐにやったほうが早いからです。

行動が早いことのメリットは、単に周りからの評価が上がるということだけではなく、めぐってくるチャンスの数が増えるという点にもあります。

誰かにおぜん立てしてもらうのを期待するのではなく、積極的に自分ができることを見出していくことで、あなたを取り巻く世界が変わってきます。

うまくいかないことがあっても、それが次のチャンスにつながることのほうが圧倒的に多いのがビジネスの世界です。

待っていたらほぼ「ゼロ」の確率が、すぐに何倍にもなる。

結局、行動が早い人だけが、どんどんチャンスに恵まれ、成果も運も総取りしていくのです。

行動が早い人は、自分のことに集中する。出遅れる人は、他人のことを批判する

「時間を止めない意識」を持つ

どこの職場にも、人のことばかり批判して得意になっている人がいるものです。

なぜかエラそうな上から目線で、あいつはダメだとかあの会社はよくないとか言っている割に、ところで自分はどうなのと聞かれると言い訳ばかり。

そういう人は、すでにかなり出遅れています。

一見批判するだけの実績があるのかといえばそうでもなく、単に嫉妬や焦りを隠したり、他人を批判することでなんとか自分のプライドを守っているのです。

この手の人は、かかわる人の時間を奪うだけでなく、動揺させたりうんざりさせたりといった悪影響を及ぼしがちです。

ですから、とくに組織においてはいずれ淘汰されていく運命にあります。

一方、行動の早い人は自分のやるべきことに集中し、確実に成果を出していきます。

この違いは今だけでなく、長期的に大きな差となって現れます。

 行動が早い人はペーパーレス

「情報を紙で持つか、データで持つか？」と聞かれれば、行動が早い人ほどデータ派が多いです。

もちろん、紙の上での情報がすべてダメというわけではありません。

ノートやメモ帳などは絶対持っていた方がいいでしょう。

僕も常に１冊持ち歩いて、メモを取る習慣があります。

紙は眺めながら考えをまとめるのにも向いています。

アンダーラインを引いたり、思考の過程やちょっとした思いつきなどを書き込んだりすることも可能です。

しかし、紙は１枚１枚は軽くても、油断するとあっという間にかさばります。

隙間時間で読もうといろいろな資料を持ち歩いても、そのすべてに実際に目を通すかというと、ほとんどは使わない。

僕の場合は、朝もってきたものをそのまま持ち帰ることが結構多いことに気づき、ペーパーレス化を進めることにしました。

ペーパーレス化の第一歩は、会議の資料から始めるのがやりやすいです。

まず、会議で配られる資料はなるべくデータでもらうようにして、当日配られたものは返却。

すぐに必要なものはスマートフォンで撮影しておけば問題ありません。

最初からデータでもらうのが難しい時は、もらった紙をどんどんスキャンして、データ化していきます。

データ化が済んだら紙は思い切って捨てます。

 行動が早い人は、こまめにメンテナンスする

行動が早い人は、身の回りのメンテナンスを欠かしません。

ルーティン化していると言っていいと思います。

「行動が早い」とか「勢いがある」というと、雑なビジネスマンの代表みたいなイメージを持つ人がいるかもしれませんが、それは違います。

普段からちゃんと準備ができているからこそ、いつでも最高のパフォーマンスを発揮できるのです。

メンテナンスでもっとも身近なのは、整理整頓です。

仕事に集中するためには、必要なものがそろい、不必要なものは取り除いた環境が理想的です。

過不足なく片付いた環境では、ミスと紛失物と忘れ物が少なくなります。

ほかにも、

・行動が早い人は、謝って先を急ぐ。出遅れる人は「私のせいですか？」とキレる。

・行動が早い人は、準備段階でアポをとる。出遅れる人は、ずっと準備している。

・行動の早い人は、プレゼンで人の顔を見る。出遅れる人は、資料を見る。

・行動が早い人は、たんたんと問題解決する。出遅れる人は、責任を感じて思考が停止する。

・行動が早い人は、時間に投資する。出遅れる人は、「ま、いっか」と思っている。

・行動が早い人は、アップデートが早い。出遅れる人は、アップデートしない。

などなど。

ベテランになるとわかる、あるあるでした。

もうすぐ始まる新年度！

あなたにとって、すてきな１年になりますように。

ゆっくり休んでくださいね。

では、また。

『仕事が早くなる！ ダンドリ＆整理術』日本能率協会マネジメントセンター

ダンドリという言葉はもともと歌舞伎のシナリオ作りのことです。

ダンドリではまずはシナリオのエンディング、つまりゴールをしっかりと決めておくことが肝心です。

目先のことからスタートさせ、中途半端に終わることはよくありますよね。

ゴールを設定する際には、目標と手段を混同しないように気を付けましょう。

たとえば、上司から依頼された企画著を徹夜で作り上げても、企画が通らなければ意味が無いのです。

目的は企画書を通すことです。

まずは、筆記用語を取り出して、ダンドリを立てたい仕事のゴールを書き出すところからなのです。

ゴールに向けて作業を洗い出す

ゴールを決めたら、それを実現するための手段や行動を洗い出していく。

そして、戦略（PLAN）→実施（DO）→点検（ＣＨＥＣＫ）→改善（ＡＣＴＩＯＮ）のＰＤＣＡサイクルを回すようにしよう。

この作業を繰り返すことで業務の質も上がる。

どんな大きな仕事も分解してダンドリすれば、恐れることはない。

実行すべき作業を頭の中だけで整理し把握したつもりでも、ヌケやモレが生じることがある。

そうしたトラブルを防ぐためにも、事前に作業内容をきちんと書き出しておこう。

列挙することで備忘録として活用することができるし、次に同じような仕事をする際に流用するメリットもある。

ゴールとなる目標を見えるところに張り出しておくのもいい。

 ＴＯ　ＤＯ　リストを作ろう

１　優先度の高いものから書く

その日の仕事の中でも、絶対に終わらせなければならない作業や、緊急度の高いものを優先して書く。

２　具体的な作業を書く

「商談」だけでは抽象的すぎてやるべきことがわからない。「Ａ社と来期の〇〇について商談」というように、具体的な内容を書こう。

３　まずは１日分を作成

ＴＯ　ＤＯリストは週間、月間、年間のものも必要だが、まずは１日分を作成してみよう。その日やる仕事を、前日の退社前に書き出そう。

４　締め切りも書こう

各作業を何分で終える予定か、自分で締め切りを設定しておこう。時間管理の力がみについてくる。

５　”できれば”は作業の別枠

締め切りは先だが勧めた方がいい”できればやっておく作業”は別枠で記入し、スキマ時間で処理しよう。

ＴＯ　ＤＯリストは、付箋に書き、終わったらはがす。

そして、ノートや手帳をＴＯ　ＤＯリストとして活用している場合、やり残した仕事が出てきたら、そのページにしおりのようにふせんを貼っておくと、やり残した仕事を翌日以降忘れることがなくなります。

ふせんの枚数を「３枚まで」というようにルール化して、その枚数になったら翌日のＴＯ　ＤＯに「ふせんの仕事の処理」を組み込めば、やり残しを減らすことができます。

週間計画を立てよう

ＴＯ　ＤＯリストを作り、優先順位をつけた。

作業あたりの時間も見積もった。

そうしたら次はそれらを習慣計画に落とし込もう。

週間計画は、通常は１週間の終わりに、その週の振り返りを行いながら翌週に向けて作成する。

中長期ていな目標に対して、今の時点での進捗を確認し、やるべきことを明確にしていく。

その際に行う作業は次の２点だ。

・週目標の策定／目標を、具体的な行動課題に落とし込む

・習慣計画の立案／その週に予定されている行事や会議を並べて作業のできる時間の見直しを立てる

逆算して目標を立てる

週ごとに目標を立てるのは面倒だと思うかもしれない。

だが、週目標とは白紙の状態から立てるのではない。

実際には、”年間目標から考えて、その月にやるべき課題を想定し、その課題を達成するために行うこと”が週目標になる。

 とにかく全部前倒し！の時間術

やるべきことを前倒して、時間を味方につけるようにしよう。

まず１日の始まりを１時間前に着けば、やるべきことに集中できる。

静かなオフィスで集中して考えたり作業できる時間帯は、朝だけだ。

始業時間を前倒しにするだけでなく、仕事につきものの締め切りも、前倒しで処理したい。

最初から締め切りに合わせようと考えると、必ずギリギリになってしまい、急なトラブルや割り込み仕事で約束に間に合わないということにもなりかねない。

締め切りを自分で設定し、それを実現するためのダンドリ、仕事の細分化、前倒し出社等のワザを駆使すれば、前倒しはきっとできる。

新部署も正式発表され、気分が上がったり下がったりする時期ですね。

ワタシもベテランながら、前の部署でのやり残しとか、新しい部署への不安とか、ごちゃまぜになって、モヤモヤしたりしました。

こんなときよくあるお局様の反応は、「新しいことに不慣れなことだし、嫌だなぁ」と不満顔で新しい部署の「気に入らないところ」探しに躍起になること。

新しいことに順応するには、パワーが必要だったりします。

でも、「また自分の今までにない可能性が開いていくんだなぁ」と新しいストーリーに立ち向かう主人公の気分で向かうのも、自分で選べることではないでしょうか。

一緒に「新しいステージで戦う主人公」になって、この春を楽しんでいきませんか？

今日も１日お疲れ様でした。

ゆっくり休んで素敵な夢を。

では、また。

人との付き合い方の基本～『こういう時に人は動く 影響力５つの原理』ボブ・バーグ

新しい人間関係を築いていく時期ですね。

ですから、中間管理職向けな「人との付き合いかた」を読みます。

新人さんでコレができたら、無敵です。

中堅どころなワタシは、「ああ、コレを最近忘れていたから、あの失敗につながったなぁ」なんて、反省です。

著者が観たところ、人生の成功は１割が専門技術で、９割が人間関係。

たしかに専門技術は重要です。

しかし、それはあくまでも土台で、出発点です。

だから、非凡な才能を持ちながら、人を動かす技術を身につけていないため平凡な結果しか出せない人がたくさんいるのです。

どのような人間関係においても、相手が特定の行動をとるようにうまく働きかけていくには、次の５つの原理を理解していく必要があります。

１　自分の感情をコントロールする

２　お互いの信念の違いを理解する

３　相手のプライドを尊重する

４　適切な雰囲気を作る

５　共感を示して気配りを心がける

第１の原理　自分の感情をコントロールする

人間は感情の生き物である。

ほとんどの人は自分が論理的だと思っている。

確かに、ある程度はそうだ、が、私たちはたいがい感情にもとづいて行動している。

私たちは感情をもとに決定を下し、感情的な決定を論理によって正当化しているに過ぎない。

正当化とは「合理的なウソ」をつくという意味だ。

感情は素晴らしい人生には不可欠な要素のひとつだが、それをコントロールすることが重要だ。

自分の感情をうまくコントロールし、しかも相手の感情を大切にすれば、人を動かす力は飛躍的に伸びる。

 感情的にならない

私は駐車場で車を停める際に、急に出てきた男性に気づき急ブレーキを踏んだ。

当然歩行者の男性は「気をつけろ」と言わんばかりに睨んできた。

男性は感情的に反応したのだ。

私には２つの選択肢があり、ひとつは同じように感情的に反応することで、もうひとつは理性的に対応して不愉快な状況を克服し、相手を味方に変える方法があった。

私は理性的に対応する方を選び、すぐに手を振りほほえみながら「すみません」という口ぶりをした。

すると男性はすぐに同じように笑顔を見せて手を振り、「大丈夫です」という口ぶりをした。

どの状況でも、感情的に反応するのではなく理性的に対応すれば、ほとんどの人間関係を好転させることができるのである。

 言葉の攻撃にうまく対応する秘訣

受話器を手にした瞬間、相手から罵声を浴びせられる。

これはあなたが言葉による攻撃を受けているということだ。

たとえ人を味方につける技術を習得しつつあっても、言葉による攻撃に対しては取り乱してしまいやすい。

これにはまず、相手の言葉による攻撃に備える方法を考えておくことが重要だ。

第１段階　言葉による攻撃が起こりうることをつねに想定する。

第２段階　言葉による攻撃を受けている状況を心の中でリハーサルする。

第３段階　自分の感情をコントロールしながら対応する。

　　　　　深呼吸し、相手の話を最後まで聞く。

第４段階　相手がようやく一息ついたら、「どうやら謝罪する必要がありそうです。

気に障ることを言ってすいません」と言う。

第５段階　それに共感を示しながら、「わかりました。私にもそういう経験があります。何かお手伝いできることはありますか？」と言う。

相手は自分が正当なクレームを言っていると感じていても、話を最後まで聞いてもらえたことに気分を良くして態度をいて一変させ、丁寧で理性的な対応をしてくれるはずだ。

いずれにしろ、あなたは酸っぱいレモンを甘いレモネードに変えるように、相手を味方に変えることに成功したのである。

愛６段階　自分の声を下げる

声がだんだん大きくなってきたら、少し間をおこう。

自分の感情をコントロールし、冷静さを取り戻して静かに話をしよう。

相手も冷静さを取り戻して、あなたの言い分を聞こうとするから、双方が落ちついた態度で話をすることができる。

 心の初期設定をリセットする

人々は、どんなときも冷静さを保つことができる人に信頼と尊敬を寄せ、そういう人の言うことを聞く傾向がある。

そうなるのは簡単で、心の「初期設定」を変更しさえすればいいのだ。

初期設定とは、パソコンのそれと同じでなんらかの刺激に対するとっさの反応のことだ。

私たちはいつも同じように自分にとってごくしぜんな方法で反応する傾向がある。

不快なことに激怒することや緊張することは、あとから過剰反応であったと気づく。

プレッシャーにかかわる状況に対する自分の心の設定は、組織やチーム、家族などのリーダーとして人を動かす能力を左右する。

たとえば、全米屈指の心理カウンセラー、リサ・ウィルバーの例を紹介しよう。

ある日、彼女は緊急の電話相談を受けた。

相談者によると「大問題」が発生したらしい。

お察しの通り、少し不都合な事態が発生しただけである。

幸い、リサは冷静さを保つように自分の心を設定していたので、落ち着いて相談者の話を聞きながらいっしょに解決策を模索することができた。

今までずっと慣れ親しんできた心の初期設定を変更することはできるだろうか。

もちろんできる。

そのためには次の６つおステップに従うといい。

１　心の初期設定を変更して冷静さを保つ決意をする

２　混乱しそうな状況が発生したときに冷静さを保っている姿を鮮明にイメージする

３　実際にそのような状況が発生したら、冷静さを保とうと意識する

４　たとえうまくできなくても、自分を許す（どんな人でもしくじる）

５　冷静さを保つよう心の初期設定を変更したら、それに喜びを見いだす

６　いったん初期設定を変更できれば、何度でもそれができると自分に言い聞かせる

他にも感情をコントロールする方法として、

・一瞬考えてから口を開く

・説得の限界を感じたら議論を打ち切る

・情報の発信者を見極める

などがあります。

第２の原理　信念と真実の違いを理解する

自分が絶対に正しいという確信を持っていたのに、それが間違っていたということが、なぜ頻繁に起きるのだろうか。

その理由は、信念体系（もののとらえ方、考え方）に支配されたわずかな情報にもとづいて判断し決定をくだしているからだ。

人間とはそういうものである。

信念体系にうまく対処するためには、信念と真実の違いを理解することがたいへん重要である。

それはどういう意味か。

真実とは事実のことであり、それ自体は中立的であり、感情がない。

一方、信念体系は主観的だから、人間関係をよいものとみなすか悪いものとみなすかはそんなに簡単とはかぎらない。

しかも、いったん確立すると、信念体系は変えることがたいへん難しい。

なぜならそれは主に無意識レベルで機能しているからだ。

 そうした信念体系のそれぞれにまったく違う私たちにとって必要会ことは、「互いの信念の違いを理解する」ことである。

まず相手を理解し、次に自分を理解してもらう

スティーブン・コーヴィーは『７つの習慣』のなかで第５の習慣として「まず相手を理解するように努め、そのあとで自分を理解してもらうこと」を挙げている。

こではたいへん素晴らしいアドバイスだ。

いったん相手を理解したら、自分を相手に理解してもらうようにコミュニケーションを図ることが必要だ。

だから効果的なコミュニケーションに関するかぎり、自分の要求やニーズを五手にわかってもらう責任は私たちにもある。

ずっと前にこんな金言を教えてくれた人に、私は今も感謝している。

射手が標的をはずしたら、それは標的の責任ではない

つまり、相手が誤解したら、それは相手の責任ではないということだ。

私たちは自分の気持ちを人々が汲み取ってくれるのを期待しがちだが、彼らにそんなことはできない。

もともと信念体系が違うのだから、私たちが自分の気持ちを明確に表現しないかぎり、それを正確に理解してもらえる可能性はかなり低い。

したがって、私たちはその責任を相手に押し付けることはできない。

そんなことをしようとしてもうまくいかないから、がっかりするだけだ。

自分の気持ちを理解してほしいのなら、はっきりとそれを言葉で相手に伝える必要がある。

他にもお互いの信念の違いを理解するには、

・相手の振る舞いを好意的に解釈する

・憶測をまじえて答えない

・相手のものの見方を学ぶ

・自分の信念を柔軟にコントロールする

などがあります。

第３の原理　相手のプライドを尊重する

勇壮な馬は力強いが、大変荒っぽい。

プライドは馬と似ている。

私たちはその乗り手である。

怒りや恨み、反感はプライドと深くかかわっている。

あなたが動かそうとしている相手は、それらのネガティブな感情を抱きやすいかもしれない。

だから、たとえ相手が目的達成を手伝う力を持っていても、あなたが相手のプライドを尊重しないなら、いくら頼んだところで力は貸してくれないだろう。

 そんなわけで、自分の行動にはつねに細心の注意を払わなければならない。

どんなときでも相手のプライドを尊重することを心がけよう。

人を動かす達人は、いつも相手のプライドを尊重しながら行動する。

そいて、そうすることによって、世の中をどんどんよくしていくことができる。

そのための手段として、

・相手に恥をかかせない

・相手に勝とうとしない

・まず「そうですね」と同意する

・相手を「重要な人」として扱う

・人前で相手をほめる

・反論するときは相手への敬意を忘れない

があります。

第４の原理　適切な雰囲気を作る

笑顔で相手の協力を引き出す

これから気難しい見込み客と商談を開始しなければならないとか、不愛想な店員を相手に、レシートが無いのに商品の交換を依頼しなければならないという状況を想像してみよう。

そういう時に相手が笑みを浮かべて協力してくれるなら、こんなに快適なことはないが、現実はなかなかそうはいかない。

私たちは日常的にこういう難しい局面に遭遇し、ストレスを抱えながら毎日を送っている。

いい方法がある。

自分が望んでいるものを相手が与えてくれることを確信しながらアプローチするのだ。

ばかばかしいという前伊、次の事実を心に留めてほしい。

あなたが相手の協力を予想したからといって、相手が変わるわけではない。

そして、それが相手を変えるのである。

つまり、自分の心の中で相手の協力的な姿勢をあらかじめ想定することによって、あなたはそれにふさわしい態度をとるようになる。

なぜなら、相手の協力的な姿勢に対して事前に感謝の気持ちを表せば、相手はそれに応じようとするからだ。

つまり、あなたが相手の問題解決能力に敬意を表すれば、相手は高い養家を与えてもらっていることを感じ取ってモチベーションをアップさせるのである。

笑顔はポジティブな環境をつくる究極のツールである。

いつもこのシンプルな行為を実践すれば、驚異的な成果をあげることができるだろう。

 他にも

・自分が緊張していることを知らせる

・「あなたの意見に賛成だ」と言ってから自分の意見を伝える

・自分ではなく相手の利益を優先しているという姿勢を見せる

・敵対的な相手には「どうすれば力になれるか？」とたずねる

などがあります。

第５の原理　共感を示して気配りを心がける

いやなことを言われたら視点を変える

哲学者のバーノン・ハワードはこう主張している。

「ロボットに失礼なことを言われても、あなたは気分を害しないだろう。

なぜなら、たんなる機械にプライドを傷つけられたとは感じないからだ。

しかし、あなたはほとんどの人が機械的に行動する傾向があることをしらないから、誰かに何かを言われるたびにプライドを傷つけられたように感じてしまう。

人間の人格を根底で動かしている機会を深く見通すことができれば、誰に何を言われようと気分を害することはない」

いんげんをたんなる機械とみなすかどうかは、議論の分かれるところだが、彼の指摘はたいへん興味深い。

誰かが失礼なことを言ったとき、たぶん私たちはそれを自分への個人攻撃とみなす。

その結果、自尊心が傷ついて１日が台無しになるおそれがある。

そこで、その状況を逆転して自分い有利な展開にするにはどうすればいいかを考えてみよう。

個別の状況は多種多様だが、一般論としては次のような方法がある。

１　忍耐力を鍛える絶好の機会とみなす

２　感情的に反応するのではなく、理性的に反応する練習をする

３　こんな哀れな人と同じ問題を抱えていないことに幸せを見いだす

４　こんないやな人を味方につけることができたら素晴らしいと思って、そのためお計画を立てる（もちろん、時と場合による）

今後、自分にとって不快な状況に遭遇したら、視点を変えて適切な雰囲気をつくることができないかどうかを考える習慣を身につけよう。

上司、配偶者、子ども、顧客と問題を抱えているなら、どうすれば適切な雰囲気をつくることができるのかを考えよう。

起きてしまったことは変えることができない。

しかし、解釈を変えれば、不快な状況でも有利な展開につなげられる可能性がある。

ほかにも、

・前置きの言葉でやわらげてからアドバイスする

・批判者を称賛して攻撃をかわす

・ライバルを称賛して見込み客に好印象を与える

・交渉の最中でも相手への気配りを忘れない

・相手のための逃げ道を作っておく

・信用できない相手には気配りしながら距離を置く

・人の話を遮らない

・「自分は正しい」と断定せず、控えめに表現する

・相手の都合を見計らって話しかける

・支払いの督促にも気配りを忘れない

などがあります。

忙しい日々だと、周りの人への気配りをホントに忘れがち。

でも、支えてくれる人たちへの気持ちをいつも表しておきたいデス。

今日も１日お疲れさまでした。

ゆっくり休んで素敵な夢を。

では、また。