ダンドリという言葉はもともと歌舞伎のシナリオ作りのことです。
ダンドリではまずはシナリオのエンディング、つまりゴールをしっかりと決めておくことが肝心です。
目先のことからスタートさせ、中途半端に終わることはよくありますよね。
ゴールを設定する際には、目標と手段を混同しないように気を付けましょう。
たとえば、上司から依頼された企画著を徹夜で作り上げても、企画が通らなければ意味が無いのです。
目的は企画書を通すことです。
まずは、筆記用語を取り出して、ダンドリを立てたい仕事のゴールを書き出すところからなのです。
ゴールに向けて作業を洗い出す
ゴールを決めたら、それを実現するための手段や行動を洗い出していく。
そして、戦略(PLAN)→実施(DO)→点検(CHECK)→改善(ACTION)のPDCAサイクルを回すようにしよう。
この作業を繰り返すことで業務の質も上がる。
どんな大きな仕事も分解してダンドリすれば、恐れることはない。
実行すべき作業を頭の中だけで整理し把握したつもりでも、ヌケやモレが生じることがある。
そうしたトラブルを防ぐためにも、事前に作業内容をきちんと書き出しておこう。
列挙することで備忘録として活用することができるし、次に同じような仕事をする際に流用するメリットもある。
ゴールとなる目標を見えるところに張り出しておくのもいい。
TO DO リストを作ろう
1 優先度の高いものから書く
その日の仕事の中でも、絶対に終わらせなければならない作業や、緊急度の高いものを優先して書く。
2 具体的な作業を書く
「商談」だけでは抽象的すぎてやるべきことがわからない。「A社と来期の〇〇について商談」というように、具体的な内容を書こう。
3 まずは1日分を作成
TO DOリストは週間、月間、年間のものも必要だが、まずは1日分を作成してみよう。その日やる仕事を、前日の退社前に書き出そう。
4 締め切りも書こう
各作業を何分で終える予定か、自分で締め切りを設定しておこう。時間管理の力がみについてくる。
5 ”できれば”は作業の別枠
締め切りは先だが勧めた方がいい”できればやっておく作業”は別枠で記入し、スキマ時間で処理しよう。
TO DOリストは、付箋に書き、終わったらはがす。
そして、ノートや手帳をTO DOリストとして活用している場合、やり残した仕事が出てきたら、そのページにしおりのようにふせんを貼っておくと、やり残した仕事を翌日以降忘れることがなくなります。
ふせんの枚数を「3枚まで」というようにルール化して、その枚数になったら翌日のTO DOに「ふせんの仕事の処理」を組み込めば、やり残しを減らすことができます。
週間計画を立てよう
TO DOリストを作り、優先順位をつけた。
作業あたりの時間も見積もった。
そうしたら次はそれらを習慣計画に落とし込もう。
週間計画は、通常は1週間の終わりに、その週の振り返りを行いながら翌週に向けて作成する。
中長期ていな目標に対して、今の時点での進捗を確認し、やるべきことを明確にしていく。
その際に行う作業は次の2点だ。
・週目標の策定/目標を、具体的な行動課題に落とし込む
・習慣計画の立案/その週に予定されている行事や会議を並べて作業のできる時間の見直しを立てる
逆算して目標を立てる
週ごとに目標を立てるのは面倒だと思うかもしれない。
だが、週目標とは白紙の状態から立てるのではない。
実際には、”年間目標から考えて、その月にやるべき課題を想定し、その課題を達成するために行うこと”が週目標になる。
とにかく全部前倒し!の時間術
やるべきことを前倒して、時間を味方につけるようにしよう。
まず1日の始まりを1時間前に着けば、やるべきことに集中できる。
静かなオフィスで集中して考えたり作業できる時間帯は、朝だけだ。
始業時間を前倒しにするだけでなく、仕事につきものの締め切りも、前倒しで処理したい。
最初から締め切りに合わせようと考えると、必ずギリギリになってしまい、急なトラブルや割り込み仕事で約束に間に合わないということにもなりかねない。
締め切りを自分で設定し、それを実現するためのダンドリ、仕事の細分化、前倒し出社等のワザを駆使すれば、前倒しはきっとできる。
新部署も正式発表され、気分が上がったり下がったりする時期ですね。
ワタシもベテランながら、前の部署でのやり残しとか、新しい部署への不安とか、ごちゃまぜになって、モヤモヤしたりしました。
こんなときよくあるお局様の反応は、「新しいことに不慣れなことだし、嫌だなぁ」と不満顔で新しい部署の「気に入らないところ」探しに躍起になること。
新しいことに順応するには、パワーが必要だったりします。
でも、「また自分の今までにない可能性が開いていくんだなぁ」と新しいストーリーに立ち向かう主人公の気分で向かうのも、自分で選べることではないでしょうか。
一緒に「新しいステージで戦う主人公」になって、この春を楽しんでいきませんか?
今日も1日お疲れ様でした。
ゆっくり休んで素敵な夢を。
では、また。