ADHD気質をかなり強くもっているワタシは、とにかくミスが多い人生を送ってきました。
あまりにミスの経験値が高すぎて、「リカバリー能力は人一倍高い」と自負しちゃいますよ、えっへん。
先日も出張で、新幹線の中で資料を見直したら、その日の打ち合わせ会場が微妙に思い込んでいた場所と異なっていることを発見！
こうしたヒヤリハットだらけのスリル満点な人生を送っています。
しかし、ADHD気質が持つ過集中が功を奏して、そこそこ評価もいただけるようになり、それなりのチームリーダーをまかせていただくこともあります。
３月までの部署では、そんな抜けっぱなしなワタシを支えてくれるメンバーがいたから、何とかやってこれました。
ところがどっこい。
４月からは、ふつうの、、、いやちょっと指示待ちな、、、仕事へのポテンシャル低めな感じのメンバーがいるのです。
「自分で自分のミスをなくしていく」「指示したら、こっちが内容を再確認する」などしないと、仕事の仕上がりが悪くなるようになりました（ふつうの当たり前なことなんですけどね、、、）
さてさて、冒険の旅はこれからです。
どうやったら、自分の仕事と部署内の仕事を上げていけるのか？
どんなアイテムを手に入れれば、上のステージに行けるのか？
そこで、若者向けなんじゃないかと思われるビジネスの基本の書を読みます。
自分が必要だと思われるスキルが本書に５６個ありました。
ひとつずつ本気で手に入れたい習慣なので、いくつかに分けて書いていきます。
本書は、次のような方のためにまとめられています
□物をよくなくす・忘れる
□遅刻をしてしまう
□どんなに確認しても見落としがある
□「離したつもり」「聞いたつもり」が多い
ちなみにワタシは、かなり心当たりがあります。
やらかすと、自分に大きく絶望し半日は気分を戻せなかったりします。
そこまで深く反省しているのに、またやらかす、、、。
もう、「人生をリセットしたい！」「もっとまともな脳みそで生まれ変わりたい」と思ってしまいます。
しかし、著者に言わせるとこれらは「仕組み」でこれらは解決できるそうです。
ミスのリカバリーは、得意ではありますがなければもっと効率的。
ミスをよける仕組みづくりを一緒に見ていきましょう。
時間・スケジュール管理編～無駄をなくせば人生はかどる
１．スケジュールは「曜日つき」で連絡する。
「納品は３月４日でお願いします」
「承知しました」
ところが、当日の午後になっても、何の音さたもありません。
不審に思って電話したら、
「８日じゃなかったんですか？」
という返事。
あるあるですね。
メールで発注すればよかった。
相手に復唱させればよかった。
手帳に書き込んだかどうかチェックすればよかった。
・・・・後悔しても、どうしようもありません。
ファックスで連絡すれば、記録が残るし、４日と８日の間違いも一目瞭然。
でも、忙しい時は口頭が一番早いので、それで済ませてしまうもの。
だから、せめて曜日を付け加えましょう。
「６月４日の月曜日でお願いします」
「６月８日は金曜日ですよ？」
「あっ、はちではなく、よんです。４日でお願いします。」
会話だと、「よっか」と「ようか」は近くてやっかい。
でも、こうした近い音の言葉は言い換える。
１１と１７、２１と２７も聞き間違えやすいので、曜日を付けましょう。
２．「タイマー」で仕事の所要時間を計る
仕事の生産性を上げるために、「時間を見積もる力」は必要です。
しかしワタシはいつも「〇時までにこれを仕上げて、〇時半までに次を仕上げて・・・」の目算が甘く、結局帰宅時間が大幅に遅れます。
そして、当然睡眠不足となり、翌日の生産性にものすごく悪影響が・・・。
そこで、所要時間を見積もる！
残業時間が切れない人は、仕事の時間見積もりが甘い傾向がある、と著者も書いています。
資料作成に平均１時間半かけているのに、１時間と見積もっているのです。
正しい時間を身に着けるために、タイマーを使って仕事の所要時間を計りましょう。
そして、思ったより時間がかかっている場合、短縮する方法を考えてみましょう。
３．「準備」も予定に組み込む
余裕をかなりもって始めたはずが、終わってみると期限ぎりぎり・・・。
ワタシのよくある日常です。
これは、「準備時間」を計画に入れていないから起きること。
木かっく諸政策には、情報収集。
新商品プレゼンテーションには、資料作り。
新規顧客開拓にはアポ取り・
どんな仕事にも事前準備が必要なのです。
しかし、多くの人はこの時間を少なく見積もったり全く考慮に入れていなかったりするのです。
新しく仕事を始めるには、「どんな準備が必要か」を考える時間を組みましょう。
準備もスケジュールに入れて、締め切りまでの逆算をしましょう。
「段取り８分」という言葉があります。
事前準備をきっちりしておけば、その仕事は８割完了しているということです。
当然見直しも大切ですが、最初の準備も重要なのです。
４．「目標時間」を設定する
仕事はスケジューリングがカギです。
時間を味方にできた人が勝ちで、時間を敵にしている人が負けです。
だから、「この仕事は〇時間でやり遂げる」と決めてしまいましょう。
ただ、無理する必要はありません。
実現できそうな範囲で設定します。
設定したら、プロセスごとに時間割を振ります。
企画書を４日で作成すると決めたら、情報収集に１．５日、ラフの作成に０．５日、最終盤作成に１．５日と言う風に。
想定した通りに行かないのが仕事なので、状況に応じて微調整していきます。
ただし、目標時間はなるべく変えず、ほかの部分にかける時間を減らすことで調整していくことがポイントです。
遅くまで仕事をすると効率が落ちますからね！
常に目標を達成している人は、仕事でもプライベートでも、常日頃から目標時間を設定しているという共通点があるのだとか。
そうした習慣がるからこそ、スケジュール通りに仕事を進めることができるのです。
５．書類やファイルは「縦置き」に
書類の整理が徹底的に苦手でした。
それでも何とかやってこれたのは、「あの書類、持ってる？」と聞くと「はいはい・・」と出してくれる優秀すぎるスタッフがいたから。
だから５月にデスクを大掃除。
ファイル管理ができるようになると、部署内で対立していたスタッフは目を丸くしていました。
情報管理が自分でしっかりできると、自己肯定感がものすごく上がりますね！
その基本がファイリング。
書類がうずたかく積みあがっているデスク周りの紙類の整理です。
クリアファイルに入れて、ファイルボックスへ。
クリアファイルに要件事に入れていれば、一覧できます。
要件事の内容が増えてきたら、フラットファイルかバインダーファイルで管理しましょう。
時系列に並べるのもわかりやすいですね。
６．席を離れるときは、机上ゼロ
「整理整頓」を習慣づけるために、かなりの強制力をもつのが、「机上ゼロ」。
ほかの人がそのまま座っても仕事ができるくらい、机の上に物を残さないようにするのです。
これでミスは必ず激減すると著者は言います。
印象もかなり良くなりますね。
ワタシもこの夏にこれを達成したいのですが、それにはまず書庫や机の中の古い資料をやっつけなければ！
そのためには、近藤麻理恵さんの「職場のデスクを片づける方法」。
『Jｏy at Ｗork』。読むと絶対片づけたくなる魔法の本です。
要約いたします。
仕事が楽しくなるほどの片づけは、”祭り”です。
引出しから「全部出して」、「がーーっと捨てる」。
ちょこちょこやるのではなく、「一気に」「短期に」「完璧に」。
そして基本は書類などは「全捨て」です。
文具類は、近藤麻理恵らしく、「機能的で”ときめく”一軍のモノ限定」です。
コレで５月から、仕事が軌道に乗りました。
７．デスクの近くに「ゴミ箱」を用意する
間違って捨ててしまっても後から回収できるよう、デスク近くに「マイゴミ箱」を用意すると、紛失を防ぐ「最後の砦」になります。
８．月に一度、「整理」と「廃棄」を行う
書類や文具は放っておくと増える生き物です。
物が溜まる→探すのに時間がかかる→仕事が遅くなる→残業が増える→効率が落ちる→ミスが増える
など、負の連鎖が始まる。
このスタートになるのが、不要物の体積。
「いつか使うかもしれない」というものは、すべて廃棄しましょう。
以下のチェックポイントを参考に処分します。
□終了したプロジェクトの資料
□社内で回覧された資料
□法律で定められた保存期間を過ぎた書類
□取引先のパンフレット・チラシ
□連絡を取っていない人の名刺
□使用済みの文房具
今週もおつかれさまでした。
少しでも、お役に立てたらうれしいな。
では、また。
