ちょっとしたミス！
若いころから人一倍、いや人三倍やってきました。
ビジネススキル本をちょこちょこ読んで実践するようになったここ１０年、年齢は重ねてきましたが、ミスは確実に人並みになってきたような気がする（と思っています）。
だから、たまに読み返す「ミスをしないためのスキル本」。
あなたにとっては、当たり前のこともたくさん書いてあると思います。
ワタシのまわりの若い人たちは、時間を使うのが上手。
あなたもアラフィフなワタシよりも、これらのスキルはもう身についているかと思います。復習だと思って眺めていただければ嬉しいです。
１．時間・スケジュール管理
（１）予定は「決まった瞬間」に書き込む
「あとで書こう」は、絶対に忘れます。
アポイントが取れたら即、スケジュールに書き込みます。
なぜかというと、入力してしまいさえすれば、安心して忘れることができるからです。
人の脳は、「覚えておく」機能よりも「思い出す」機能でできていると著者は言います。
だから、書いておけば「思い出せる」。
脳の機能に合ったやりかたなのです。
（２）予約は「決まった瞬間」にとる
ギリギリまで予定が決まらないから、飛行機やホテルの予約は出かける直前にしている人も少なくはありません。
しかし、今観光がとても増えていますね。
だから、出張が決まったら、飛行機もホテルも予約をすぐとる。
食事することが決まったら、レストランとっちゃう。
「キャンセルすればいい」くらいの気持ちで、速攻でいきましょう。
（３）「準備」を予定に組み込む
余裕を持って始めたはずが、終わってみると期限ぎりぎり・・・・。
ワタシは四六時中あります。
あなたもたまにはあるかもしれません。
この原因は、「準備時間」を計画に入れていなかったから。
しかし、多くの人はこの準備時間を少なく見積もったり、まったく考慮に入れていなかったりする。
だから、先手を打ちましょう。
新しく仕事を始めるときには「どんな準備が必要か」を考えるようにしましょう。
仕事は「段取り八分」
「段取り八分」という言葉があるそうです。
知りませんでした。
事前にきっちり準備しておけば、その仕事は８割がた完了しているということです。
これほど重要な準備時間！
これを考慮に入れていなければ、仕事がうまく進まないのも当然です。
最後の見直しももちろん大切。
でも、最初の準備もまた重要。
（４）「目標時間」を設定する
仕事やスケジューリングが仕事の鍵です。
時間を味方にできれば勝ち。
時間を敵に回した人が負けです。
今、このブログを読んでくださっている瞬間も、あなたの人生の砂時計は落ちています。
もとには戻せません。
だから、仕事においては「この仕事は〇時間でやり遂げると決めてしまう」ことで人生の時間の主導権を握るのです。
たとえば企画書を４日でサック精すると決めたら、どうでしょう？
情報収集に１．５日
ラフの作成に０．５日
中間報告に０．５日
最終作成に１．５日
・・・という風に時間を区切ります。
時間通りに仕事が進むとは限らないので、状況に応じて微調整していきます。
このとき、目標時間はなるべく変えず、他の部分にかける時間を減らすことで調整していくことがポイントです。
常に目標を達成している人は、仕事でもプライベートでも、常日頃から目標時間を設定しているという共通点があります。
そうした習慣があるからこそ、スケジュール通りに仕事を進めることができるのです。
２．整理整頓～「片付く仕組み」で散らからない、なくならない
（１）書類やファイルは「縦置き」に
ワタシ、今これができていない棚を２段オフィスに持っているので、自戒のために書いています。
この休みが明けたら、１００均のファイルボックスを持って出勤して、朝のうちに整理します。
探している書類が見つからないのは、とにかく自信を失うし、イライラします。
これを何とかするにはファイルと書類を縦に置くだけでいいのです。
A4サイズのクリアフェイルにインデックスをつけてしまえば管理できます。
まとめ方は、「売り上げ」などの項目別でも、「時系列」でもOK。
縦置きにするひと手間で、書類の地層化はなくなり、書類紛失のミスはなくなります。
（２）席を離れるときは「机上ゼロ」にする
新聞社や出版社が出てくるドラマで、机上に原稿用紙が所せましと積み上げられているシーンがあったりします。
でも、これは昭和のマスコミの風景です。
いまや、データ上で原稿をやり取りしていますから、こんな猥雑なオフィスではないですよね。
整理整頓・・・・・・！
ワタシには非常にきついのです。
が、最近ビジネス書を読むようにしてから、山の様だったオフィスの机だったのを少しずつ整頓し始めました。
「机の上に見えていないと、忘れてしまう」という典型的なADHD傾向を持っているので、マスキングテープや付箋紙で締め切りメモを机のあいたスペースにじかに貼るようにしました。
それ以外は、バインダーごとに案件をまとめているので、他の人よりきれいに・・・もう、嬉しくてたまりません。
２０年前からやっておけばよかった！と非常に後悔しています。
おかげで、締め切りメモが際立つようになり、忘れることが「減り」ました。
ええ、まだなくなってはいませんけどね。
まだ、バインダーが１０冊ほど机上に鎮座しているので、それも週明けに机の下に入れます。
（３）デスクの近くに「ゴミ箱」を用意する
コレをやると、「自分でごみを集積所に片づけなければならない」という事態が起こるので、長年やっていなかったのです。
しかし、書類整理をしていて、自分用の簡易ゴミ箱を用意したところ非常に便利！
自分が「書類の整理整頓に飽きてしまう」前にいらない書類をばんばん放り込めるので、精神衛生上最高の気分で片づけができました。
それから、、、うっかり間違って捨てた書類を「回収」するにも、「マイゴミ箱」だと、安心して取り戻せます！
そして、著者に言わせると、「紛失を防ぐ最後の砦」として、マイゴミ箱は最強。
一度処分してしまったとしても、マイゴミ箱から復活！なんてことは、よくあります。
（４）１か月に１度、「整理」と「廃棄」を行う
書類や文房具というやつらは放っておくと、どんどんたまっていく生き物です。
定期的に整理しないと、取り違えや紛失が起こりやすくなるのです。
さらに、
物が溜まる→探すのに時間がかかる→仕事が遅くなる→残業が続く→効率が落ちる→ミスが増える
などと、負の連鎖が！
「いつか使うかもしれない」というものは、すべて廃棄。
明日使う、来週使う、とはっきりした予定が無ければ捨てましょう。
こんなものは、捨てます。
・完了したプロジェクト資料
・車内で回覧された文書
・法律で定められた期間を過ぎた書類
・取引先のパンフレット、チラシ
・連絡を取っていない人の名刺
・使用済みの文房具
（５）出張時の「持ち物リスト」を作る
こちらもワタシが痛恨のミス連発をしているので、もう絶対ミスらないぞという自戒をこめて書いております。
出張時の忘れ物・・・・リカバー不可能なことです・・・。
著者は、「持ち物リスト（出張リスト）」を玄関に貼り付け、１つひとつ指差し確認しているそうです。
リストにしておくメリットは、リストさえ準備すれば、あとは上から順に準備するだけだから。
出張前にあれこれ考える無駄もなくなります 。
著者の「出張リスト」
・ノートPC ・電源アダプター ・Wi-Fiルーター ・スマホ ・充電器
・財布 ・時計 ・免許証 ・保険証 ・筆記具 ・着替え
・名刺 ・折り畳み傘 ・ハンカチ ・ポケットティッシュ
３．手帳・メモ・ノート術
（１）「メモ魔」になる
「天才にはメモ魔が多い」といいます。
メモをとることで、ひらめきを後で思い出すからです。
ひらめきをメモに残すことで、彼らは成果を出したのです。
美術や解剖学、数学、幾何学、天文学、土木工学、軍事技術、植物学、動物学など多岐にわたる分野で才能を発揮したレオナルド・ダ・ヴィンチ。
その展覧会では、彼のスケッチや設計図、解剖図などまさに緻密。
彼は天才と言うより努力の天才です。
生涯ノートにのこしたメモは１万枚を超えるボリュームだったそうです。
もしメモがなければ、彼の才能がここまで伸びたかどうかわかりません。
どんなすばらしいひらめきも、あとで思い出せなければ意味が無いからです。
天才たちに学んで、とにかくメモをとりましょう。
（２）「忘れるため」にメモをとる
先にも書きました通り、脳生理学の研究によると、人間の脳は記憶装置というよりも想起装置＝思い出し装置だということが分かっています。
たくさん記憶することよりも、「ここぞ！」というときにきちんと思い出すこと。
仕事でもこっちの方が大切ですし、役に立ちます。
では、この時大切なことはそれは記憶することよりも、外部装置に記憶させることです。
なんのことは無い、メモを取ることです。
メモを取るメリットは、「忘れてもいいこと」です。
忘れない自信がある人もいますが、それは脳を買いかぶっています。
私たちの脳は想起装置。
「短期記憶」はあっという間に消えます。
今は、スマホがあるので、ノートが無くてもアイデアや仕事の重要事項をきちんとメモにすることができますね。
とにかくメモしましょう。
４．タスク処理
（１）優先順位を決める
朝、出勤して一番にやりたいのが「本日のToDoリスト」を作ること。
コレが今、なかなかできないので困っています。
そして、優先順位を点けながらこれを作成すること。
う～ん、これが時間的にできていない。
あと５分早く出勤して週明けからやります。
今日すべき仕事で何か一番重要か？
優先度の高いモノからやっていくと、自然と「締め切り破り」がなくなった上に、残業が短くなりました。
でも、朝のうちにリストが書けていないので、まだまだ修行が足りません～
（２）はじめての仕事は「5分だけ」取り組んでみる
段取りを決めるのは大切ですが、それに時間を割きすぎても仕方ありません。
段取りが決まったら即、始めましょう。
いつまでもぐずぐずしないこと。
もっと準備したい、もっと情報を集めたい、という気持ちは湧いてきますが、完璧な準備はありません。
「よし、やろう」の踏ん切りが大切です。
やるぞと決めて計画を立てた瞬間が、一番エネルギーがあるときです。
まずは小さく「5分だけ手を付けてみよう」という軽いスタートを切ることが大切です。
「６割の準備」で始める
スタートを切ってからでも準備はいくらでも始められます。
「６割の準備ができたらあとの４割はやりながら考えよう」。
完璧主義では、かえって締め切りに間に合いませんからね。
（３）仕事の量と負荷を平準化する
あなたが仕事の腕を上げるたびに、徐々に仕事量をたくさん任されるようになります。
ただし、あなたもロボットではないのですから、休憩も必要なのです。
忙しいからと休みなしで働くと、仕事の質が落ちます。
高い生産性が望めなくなってしまいます。
こうならないように、仕事量をコントロールする必要があります。
会社には、自分は無理しないくせに、他人にはいくらでも強要する人がいます。
それが人間ってものかもしれません。
でも、そんな人に潰されては困りますよね。
ですから、こんな方法で他の人たちと仕事を同じようにならしていきます。
・スタッフを増やす
・アウトソーシングする
・ほかの人に任せる
・納期に余裕を持たせる
・メインの仕事以外は受けない
・残業はしない
週末、月末、期末、年末などの特定の時期忙しくなるという凸凹も、なるべく平準化させましょう。
５．健康管理
（１）１日の過ごし方、のテンプレートを作る
「６時起床」「８時出社」「１９時退勤」のように、朝起きてから寝るまでを円グラフにします。
こうすることで、自分がもっとも体調よく仕事に取り組める時間の使い方を見える化できます。
何となく体調がすぐれなかったら、このテンプレに近い時間になるよう意識を。
私たちの心や体は変化があります。
数か月に１回、このテンプレートに無理が無いかも見直していきましょう。
（2）ストレスの原因を書き出す
「最近ミスが多いな」「集中できないな」というとき、大切なのは原因究明です。
一体何が原因なのか？
曖昧なままでは、これからもミスが続きます。
原因の特定のために、書き出してみましょう。
・仕事が変わった
・上司が替わった
・部下が替わった
・家族とトラブルがあった
・病気やケガがあった
こうしてリストアップして見える化するだけでも、ストレスは軽くなります。
整理され、どうしたらよいか前向きになるので、いら立ちや不安の感情が整理されます。
（３）月に１度「何もしない日」を作る
何もしないでぼーっと過ごす。至福の時です。
忙しいビジネスパーソンも、ためにはこうした時間を持つことが必要です。
実は会議でアイデアを練っているときよりも、資格取得の勉強をしているときよりも、ぼーっとしている時間の方が脳が使われていることが分かりました。
セールス、事務処理、会議、と言う時は脳の５％しか使われていません。
また、２０％は脳のメンテナンスに使われています。
驚くことに脳の活動において全体の７５％はぼーっとしている無意識状態のときに使われているのです。
ワシントン大学のマーカス・レイクル教授は、「デフォルト・ネットワーク」と命名し、研究結果を発表しています。
このぼーっとしているとき、
１．自己認識・・自分はどんな人間かの認識
２．見当識・・自分の置かれた状況の認識
３．記憶
がされているそうです。
ぼーっとしているときに画期的なアイデアを思いつくのは、３の「記憶」により、経験が結びつくからです。
他にも、
・睡眠ログをつける
・体力の限界まで働かない
・「オン」と「オフ」をしっかり分ける
など、たくさんの「ミス除け」が書かれています。
今週もお疲れさまでした。
ゆっくりやすみましょうね！
では、また。
