ワタシの仕事は、いつもキャパシティーを超えています！
全力で仕事をしていると思うのに、退勤時間(残業も含めて。家事のタイムリミットぎりぎりの時間）をいつもオーバー。
うっかりすれば、持ち帰り。休日出勤もよくあります。
（だから、ブログは実は週末にまとめて書いています）
夜や週末はいつもぐったりで、家事や身の回りのことにさえちゃんと手が回っていない日も多いのです。
今回は、TODOリストを、有効にしかも楽しんでかける方法などについて勉強して、この疲労困憊な毎日から脱出し、週末はちょっと楽しいことができる余裕を持ちたい！
TODOリストの書き方、活かし方
よくあるTODOリストは、思いつく仕事を上から順に並べたもの。
作らないよりはましですが、ただの備忘録にすぎません。
それよりも計画とふりかえりを同時にして、あなたを進化させる方法があります。
それは、時間見積もりと実際にかかった時間を書き出すことです。
午前・午後、やるべき仕事を上げたら、どのくらいの時間で仕上げられるかを予想します。
そして、作業が終わったら、どれくらいかかったかをメモしてください。
時間内に出来たら、お見事。
逆に予定時間を超えたら「無駄はなかったか？」と振り返り、日によってばらつきがあれば、ムラの原因を探りましょう。
著者はメモ帳に書いていますが、手帳やノートでも構いません。
本来TODOリストに書く仕事は適量であるべきです。
無理な仕事量は、ケアレスミスや納期遅延の可能性が高まるからです。
自分が抱えられる仕事量とペース配分を知っておけば、平常心が保てるのでミス防止に役立ちます。
やる気が出るTODOリストの作り方
TODOリストを少しだけアレンジすると、やる気を高めることが出来ます。
仕事のことだけでなく、プライベートも書き出してほしいのです。
朝出勤したら、真っ先に決めてほしいのが帰る時間です。
そして職場を出てからの過ごし方を趣味レーションして、アフター６の予定も書き出しましょう。
名付けて「妄想TODO」です。
もしサッカーの試合をテレビで応援するなら、放映時間前に帰らなければいけませんね。
また、午前中のやる気を高めるには、昼休みの計画を立ててみてください。
ランチに行くお店を考えたり、散歩する、コンビニへ行くなど、具体的に書き出してみましょう。
空腹になっても「もうひと頑張りしよう」と気持ちを切り替えられるので、仕事がはかどります。
お昼休憩に入る前と、自宅に帰る前には、リストを見返します。
予定したタスクのうち、いくつ終えたかをチェックしたり、自分を褒める言葉も書いてみてください。
ニンジン作戦はひとりでもできます。
ミスをすると仕事が増えるので、セルフチェック力が高まるなど効果抜群です。
一緒に試してみませんか？
お願いごとは付せんに書いて渡す
指示やお願い事をするとき、付せんに書いて渡しましょう。
というのは、口頭でのお願いは、メモを取ってくれない人がいるからです。
忘れられると、もう一度説明しなければならず、あなたの仕事が滞ります。
とくに相手が目上の人ならば、催促するのもしんどく、「ちゃんとメモしてください」とは言いにくいですね。
コミュニケーションミスをなくすには、文字にして証拠に残すこと。
自分でメモに書いてメモ事渡せばいいのです。
このとき付せんを使うと、メールで伝えるのと違って、書類に直接ハッタリ、相手も手帳やデスクなど好きなところに貼れるので重宝します。
そのため、付せんは何種類かそろえておくと便利です。
メモがたっぷりかける罫線付きのモノ。
半透明のモノ。
ハンコをもらう個所を示すポインター型など。
実は同僚のランチ代や飲み代を立て替えた時も、この作戦はとても有効だそうです。
速記者の技、カタカナメモ
せっかくのメモも、相手が早口だと後から判別のつかない文字になることも。
メモは丁寧に書く必要はありませんが、読めるレベルにとどめておきたいもの。
国会では速記者が議事録を書いていますが、速記文字や速記記号を使って書くのだそうです。
ビジネスでは、単語やキーワードをピックアップしてメモをしますが、漢字にすると画数が多く時間がかかり、読みにくくもなります。
そこで、素早く書けるカタカナにすると余白も目立ち、読みやすくなります。
名前はカタカナでメモする
相手の名前を呼び違えるのは、失礼なミスですが、うっかりやりがちです。
困るのは、難しい漢字や珍しいお名前の時。
同じ漢字でも読み方の違う人もいます。
著者は、入電があるとメールで知らせてもらっています。
電話をくれた人の名前はカタカナにしてもらうので、電話を掛けるときは間違えません。
同僚からもらう電話の伝言メモは、相手の名前をカタカナにしてもらう、自分もそうしていくのはとても良い方法です。
「とりあえずメモ」は、まとめておく
いろんなメモに書いてしまい、結局失くしてしまったことはありませんか？
一冊のメモ帳に書いて残せばいいですが、とりあえず他の髪に書くこともあるでしょう。
アイデアが浮かんだら、どんな紙でもいいので時間をおかず早く書くことが大切です。
著者はスターバックスで紙ナプキンに書くこともあります。
そうしたメモはごみと間違えやすいもの。
大事なメモは、お財布に入れるなどして特別扱いをするのが大切です。
そして、オフィスに戻ったら、ノートに貼ったり転記したりするのです。
複数のことが書かれていたら、必要なところだけ切り取りましょう。
新聞の切り抜き、電話で話を聞きながら殴り書きしたメモなど、その案件にかかわるものは、やはりノートに貼るか、クリアファイルにまとめると迷子になりません。
遅刻しない出発時間メモ
著者は外出予定があると、電車の経路をネットで調べ、モノクロ印刷しています。
そして、遅刻を防ぐために、出発時間をはっきり数字でメモしておき、見えるところに貼ったり置いたりしています。
乗車案内はネットで見られますが、自宅や会社を出発する時間を間違えないためです。
例えば「７時５分出発」と赤字で大きくメモして目に入るようにしておくと、自然と早めに準備できます。
何より勘違いや思い込みによるミスがなくなります。
朝の出発が速いなら、起床時間も赤字で書いておきます。
前日までに計画しておけば当日焦ることはありません。
パソコンやスマホだけで確認すると、何度も同じ検索をしたり、出発時刻を頭に入れたつもりなのに、間違えて出遅れることがあります。
意識すべきなのは、電車ではなく、あなたが出発する時間です。
さぁ、こうして楽しくブログを書いているうちに、TODOリストの予定時間が４０分オーバー・・・。
見積もりの甘さを何とかしていくのは、これからの課題です～。
今日も１日、お疲れさまでした。
ゆっくり休んで、素敵な夢を。
では、また。
