タスク処理がすこ～しずつ得意になってくると、大きな仕事も任せてもらえるようになりました。
ひとつのことに集中しすぎてしまうタイプなのです。
だから、たまたま「本当に重要な全体の２割のこと」にうまくフォーカスできたときには、大きな評価がもらえるのです。
が、そうでないとき・・・とうでもいいことに時間を割いているときは、結局大事な「２割」のことを２０時からスタートするのですよ・・・・。
えらい残業時間になってしまいます。
今日提示する内容は、ほかのビジネス書にもある、基本の「き」がほとんどです。
「もう、そういうのはいい」
という方は、とばしてくださいね。
タスク管理
１．ToDoリスト①「優先順位」を決める
ワタシ、なんとな～く仕事をスタートする日があるんですよ・・・・。
「とりあえず、アレを終わらせないと！」
という案件を持っている日は特に。
しかし、おちつけワタシ。
まずはToDoリストを毎日作る。そこからです。
最近電車の中で作っているのですが、コレをつくると「一番重要な案件はどれか？」がしっかり頭に入るのです。
そして、仕事の終わり時間から計算して、
「コレは明日にする。
アレは人に任せる」
ということができる。
そして、大事なのは優先順位をつけること。
焦っていると、優先度が低いけど急ぎな案件から手を付けてしまいます。
「今日やること」を決めたら、優先順位を①～つけていきましょう。
２．ToDoリスト②臨機応変に「入れ替え」を行う
ToDoリストの書き込みをどこにするのか？という問題。
手帳派、ふせん派、ソフト・アプリ派と別れていると思います。
著者のおすすめはふせんです。
付せんは状況の変化にも臨機応変に対応できるからです。
仕事の優先順位は刻一刻と変化するもの。
ワタシは手帳に書き込むのですが、優先順位が変わったときにフリクションで書き換える際、うつし書きの漏れがありそうで怖いんです。
これからはふせんでいこうと思います。
やりかたは、簡単。
１ ふせんに「今日すべき仕事」を書き込む
２ 優先順位の高いものから並べる
３ 目に入る場所に貼り付ける
４ 臨機応変に入れ替える
これだと、終わらなくて翌日に回した時にも、忘れずにおけるので安心です。
３．２割の重要な仕事に注力する
仕事でミスが起きやすいのは、たくさんの仕事をかかえているときです。
キャパシティを超え、結局すべての仕事が中途半端に。
あれもこれも完璧・・・は、無理。
重要な２割に注力するというのが大事です。
どんなことでも、全体の２割の仕事が実は成果の８０％を決めるといいます。
メリハリ。
残業を減らすには、これがとっても大切ですね。
４．難しい仕事は「朝一番」に片づける
NTTデータ経営研究所が行った「仕事の生産性とワークスタイル」に関する調査があります。
１日の中での効率性や集中力が多感る時間は、
「午前中（～１１時台）」だそう。
この時間に、いちばん難易度が高いものを片づけましょう。
たとえば、トラブル解決や企画書作成のためのアイデアだし、大きな受注が見込まれるお客さんへのプレゼン資料など。
難しいけれど、いちばん成果が期待できる仕事に取り組みます。
５．一度に行う仕事はひとつだけ
どういうときにミスが起きるのでしょうか？
緊急の仕事がいくつも重なり、同時に処理しなければならなくなった時です。
緊急時ならば仕方ないですが、「マルチタスク」はミスの元。
なるべく避けましょう。
スタンフォード大学の研究でも、マルチタスク傾向の強い人は、シングルタスク傾向の強い人と比較して、情報の取捨選択やタスクの切り替えが下手だという結果が出ています。
つまり、本人はマルチタスクができているつもりでも、生産性が落ちているのです。
マルチタスクが習慣づいている人は（ワタシです！）仕事の進め方に工夫しましょう。
具体的には、デスクの上にはひとつの仕事の資料しか置かないようにすることです。
６．苦手な仕事は「人に任せる」
いつもたくさん仕事を抱えていて、残業が続いている人は、仕事を人に任せるのを苦手としている傾向にあります。（ワタシだ！）
自分でやらないと気が済まず、やればできるから忙殺されるのです。
しかし、自分一人で完璧にやれば１００％でも、２人、３人だと２００％、３００％です。
長い目で見ると、「人に任せられる人」がリーダーになっていきます。
チームの洗剤の応力を引っ張り出せるかが重要なのです。
優秀なリーダーというのは、自分より優秀な部下を育てることにあります。
できる上司は部下と競争などしません。
「君の方がずっとうまくやれるから頼むよ」
「もうできたのか。さすがだね」
「いつも助けてくれてありがとう」
人望というものは、こういうリーダーに集まってくるのです。
「上司はどんな部下よりもできなくてはならない」は、間違った考え。
「任せられる上司」こそ一流なのです。
もちろん、ただ仕事を振るだけでなく、相手の苦手な仕事を引き受けるようにします。
７．締め切りの１日前に終わらせる
「そろそろやらなくちゃ」と思いつつ手を付ける気にならない。
そう言っているうちに、締め切りが近づく。
「もっと早く始めればよかった」と後悔する。
締め切り前日に、自分内の締め切りをつくっておく。
すると、もう一回自分で最終確認ができます。
仕事はアクシデントがあるものですから、そのトラブルも考慮に入れてスケジューリングしましょう。
締め切りはコミットメント、つまり厳守すべき約束です。
不測の事態があっても守れるよう、締め切りの１日前には終わらせましょう。
８．はじめての仕事は「５分だけ」取り組んでみる
仕事の段取りを決めるのは大事ですが、それに時間を割きすぎてもしかたないです。
段取りを決めたら即、始めましょう。
いつまでもぐずぐずしないこと。
貴重な作業時間がなくなるだけです。
「５・４・３・２・１！」と数えて始めてしまいましょう。
完璧な準備などあり得ないからです。
大事なのは、「５分だけ手を付けてみよう」という軽い気持ちでスタートを切ってしまうことです。
９．仕事の「量」と「負荷」を平準化する
できる人に仕事は殺到します。
ただし、どんなにできる人でも、ロボットではありませんから、休憩も必要です。
忙しいからと働き続けると、気づかないうちに仕事の質が落ちます。
他人に仕事を振ることが得意な人もいます。
同じチームで仕事が偏っていたら、仕事分量も平準化しましょう。
また、自分の中でも仕事の量をコントロールしましょう。
さらにわかり切っている週末、月末、期末、年末と特定の時期に忙しくなるという凸凹。
その時になって死にそうになるのではなく、その時期を乗り切るために前倒しをするなど、全体を見通して負荷をコントロールしましょう。
「タスク処理なんか、できてるにきまってる」、と思っていたら、まだまだできていない部分がいっぱい。
つい抱え込む仕事、人に任せない正確、いろいろ反省点がありすぎました・・・。
チームを育てるためにも、任せることを今期覚えます。
今週もお疲れさまでした。
仕事、抱えすぎていませんか？
無理せず生きていきましょうね・・・。
では、また。
