自分の記憶力のなさは、50年以上生きてきて本当に骨身にしみております。
自他ともに認めるADHD体質です。
だから、「記憶より記録」。
ワタシにとって手帳は、誰よりも信頼している相棒。旦那より信じています。
この相棒をいかに「最強の戦士」に育てていくか。
紆余曲折を経て、手帳の使い方を自分なりにアレンジすることで、確実に自分の仕事の質を変えることができてきました。
今回は、手帳やノートの使い方を「すぐやる人」で有名な著者がレクチャーしております。
今回本書からちょっとだけご紹介する内容は、以下の2つ。
①手帳はウイークリーのバーチカルにして、完全管理できる
②付せんをA4ノートに貼って、1日のタスクをもれ落ちなくできる
スケジュール管理のツールを決める
シンプルに管理するのが基本
タスクを忘れず遂行するのに大事なのは、タスクを「何に」「どんなふうに」記録するのか、ということではないでしょうか?
著者はA6サイズの手帳をメインに使っているそうです。
グーグルカレンダーとの併用、という方も多いと思います。
大事なのは、メインとサブをしっかり決めておくことだそうです。
ワタシは以前卓上カレンダーとの併用のなかで、どちらかに書き込んだにも関わらずわからなくなってしまう、ということが起きていました。
さらにいうなら、どのタイプのリフィルで管理するのかというのが、大きな問題です。
実は、以前ビジネス書を読んで参考にし、マンスリーページの大きいタイプの手帳に変えました。
おかげでそこそこ管理ができるようになりました。
しかし、そこで多少仕事が管理できるようになってくると、さらにお仕事はやってくるようになるもの。
そうなってくると、マンスリーページの1日に1マスでは、タスクが入りきれなくなりました。
ところがですよ!
日記タイプのウイークリーページだと、時間管理まではできない。
そして、前の日未完結だったタスクが、翌日に持ち越せないまま、忘れ去られる!
マンスリーページだと、時間の感覚がつかみづらい、と著者も指摘しています。
そこで著者が教えてくれる方法のひとつがコレ。
ウイークリーのバーチカルタイプで1時間ごとに管理すること。
その週のどこに余裕があるのかも、一目瞭然。
その余裕の時間をだらだらとおしゃべりに費やすことなく、うまく使えれば、あなたの人生そのものである時間をもっと好きなことに使うことができます。
自分がやりたいことを最優先する
バーチカルは、時間をしっかり管理することができます。
それによってあなたは「自分のやりたいこと」を先に1時間単位で予約しておくことができます。
「トレーニングジム」「映画に行く」などの”自分との約束”。
「時間がでいたら、あんなことをしてみたいな」と言っていると、いつまでたってもそんな時間を作ることができない、なんてよくあります。
それに、自分のやりたいことの時間を確保することで、そのほかの時間への集中力もアップさせることができますね。
中長期のプロジェクトを忘れずにいるには
手帳とタスコンノート
「1週間より先に期限があるタスクの管理」。
コレがワタシの一番忘れやすいタスクです。
しかし、仕事を任せてもらえるようになると、非常に多くなるのがこの「1か月先の締め切り」「2週間先の締め切り」の仕事。
それらは、手帳のバーチカルとマンスリーで管理していきましょう。
さらに、それを1日単位の「やることリスト」として、もれ落ちなく遂行するには、付せんと1日をA4にした「タスコンノート」が役立ちます。
タスコンノート
タスコンノートに必要なのは、A4のコピー用紙、付せん、ペンです。
まず1枚のA4のコピー用紙を四つ折りして4分割。
縦に四つ折りしたものを、左から午前・午後・夜・予備と上に書いていきます。
まずはピンクの付せんから
時間を動かせないタスクは、ピンクの付せんに書き込みます。
たとえば午前中11時に会議があれば、午前の欄の下の方に「11:00会議」と書き込んでタスコンノートに貼り付けます。
仕事関係はグリーンや黄色の付せん
付せんは色分けした方が、プライベートと仕事の見分けがついて使いやすくなります。
著者の場合は、仕事をグリーンや黄色にしているそうです。
そして、仕事以外のプライベートは青。
ジムに行く、トイレットペーパーを買う、クリーニングの引き取り、銀行で手続き、保育園のお迎え、など。
行動を伴うタスクは、プライベートも一緒に書き込むことで、1日全体の管理ができます。
しそびれたり、買いそびれたりしないために、アクションが必要なタスクは、”予備”の欄にどんどん放り込みます。
予定のズレにもラクに対応
予定がズレると、それだけでモチベーションって下がりますよね。
でも、この付せんで管理する「タスコン」だと、ズレたら”付せんを貼りかえる”という作業をすればいいだけなので、”書き直しているうちに、タスクを書き漏らす”ということがなくなります。
そして、早めに終わった時間があれば、そのスキマ時間にできるタスクを”予備”から入れていくことができます。
タスクを俯瞰することのメリット
先延ばしをしてしまう原因に、”ひとつのことに集中しすぎてしまう”ということがあります。
たくさんのタスクがあるときに、1つのことに必要以上にこだわってしまうのは、よくありません。
1日のタスクを時系列でしっかりと俯瞰。
そうすると、必要以上にこだわることよりも、今日の楽しみのために全体のバランスを見てタスクをこなせるようになります。
タスコンノートは、常に俯瞰できるよう、見える場所に開いておいておきましょう。
タスコンノートは週単位でクリアファイルに入れておく
著者は1週間のタスコンノートを月~土まで作っています。
日曜日の夜に1週間分のタスコンノートを作り、その時点でわかっているタスクを付せんに書いて貼り付けておくのです。
もちろん、あなたの仕事の形態によって何曜日をスタートにしても、まったく問題ありません。
翌日のシュミレーションをする
「月曜日の予定は日曜日に」、「火曜日のタスクは月曜の夜に」といった具合に、毎晩翌日のスケジュールを考えながら、タスクをノートに落とし込んでいきましょう。
付せんをぺたぺたと貼りながら翌日の予定を立てていくと、1日の流れのシュミレーションができます。
すると、「あれ、これはいつできるだろうか」とか「あ、この作業をするときはコレを持って行った方がいいよね」といった、やることの漏れを見直せますし、準備するものを確認できます。
この1日の流れのシュミレーションによって、ミスや忘れ物を減らすことができるでしょう。
より翌日をリアルにコントロールできる感覚を持ちながら、翌日を迎えることができるようになります。
とりあえず、やってみます。
今週もお疲れさまでした。
ゆっくり休んでくださいね。
では、また。