書類を日々作成し、見直しをし、提出をし・・・・
これを２０年以上繰り返して生きてきたにもかかわらず・・・・まだミスが多い！
書き換え忘れ、誤字脱字、日付の間違いなどなど。
なぜいまだに間違いの多い文書を出してしまうのか。
けっこう見直ししているつもりなんだけど？
それを持ち前のADHD気質のせいにしておりましたが、いろいろな「ミス除け」のスキルがあることを本書で読みました。
本当に基本中の「き」の話なので、ビジネスパーソン１年生みたいなことも多々書いてあります。
ビジネス書を読みつくしたよ、という方はスルーでお願いします。
書類作成 基本の「き」
１．「書き換え部分」を赤字にしておく
何度も同じ種類の書類を作成するとき、テンプレートを使ったりしませんか？
一部を書き換えれば、かなり手間が省けますもんね。
ワタシは、昨年度資料を使って今年度資料を作り、ちょいちょい間違いの指摘を受けちゃう方です。
ここで間違えるのが「書き換え忘れ」です。
名前や日付、金額など書き換えるべきところを見逃したまま、書類を作ってしまう・・・・あるあるです。
仕事を効率化するために、テンプレートは必須。
しかし、それでミスをする。
書き換えるべき部分を先にみんな白くしてしまうのも手なのですが、そうすると「昨年度はどうだっけ？」とワタシはなります。
書き換えたかどうかも、記憶があいまいになるのが、また怖いです。
そこで役立つのが、テンプレートの書き換え部分を赤字にすること。
変更すべき個所を赤字にすると、一目で書き換え部分が分かり、自分でチェックするときに間違いに気づきます。
書類を作成し終えたら、テキスト部分を全選択して、黒字変更するか、モノクロ指定をして印刷しましょう。
２．「１か所」変更したら、「全体」を見直す
さらによくあるミスに、「変更のし忘れ」がありませんか？
「鈴木様」あての文章に、途中で「佐藤様」という名前が入っていたり。
資料の１ページ目と２ページ目で違う日付が記入されていたり。
一部の内容を変更し忘れてしまうミスです。
これが一番起きやすいのは、書類のどこか１か所を変更したときです。
たとえば、請求書の金額が一部間違っていることに気づき、それを修正した。
それに伴い、合計金額が変わっているはずなのに、変更し忘れてしまう。
これは、「一部の変更が全体に波及する」ことを認識できていないことが原因です。
書類のどこか１か所を変更したら、全体を見直して、同時に変えるべきところはないか確認する習慣をつけましょう。
特に金額や個数は、慎重に。
どうしても不安な時は、誰かに頼んで「複数の目」によるチェックをすることで、変更し忘れていないか確認をお願いする勇気を持ちましょう。
３．すばやく検算できる「末尾計算」
見積書や経費清算書を作るうえで頻出するのが数字に関するミスです。
特に、計算ミス。
電卓や表計算ソフトを使っていても、数字の打ち間違いなどで正しく計算できていないことも。
でも、自分の手で一から計算し直すのは手間がかかります。
そこでおすすめなのが、「末尾計算」によるチェック。
末尾の下一桁と計算結果の下一桁が一致しているか確かめる方法です。
たとえば「１２３+４５６+７８９＝」というような計算の場合。
末尾の数字のみの「３+６+９＝１８」で、末尾が「８」になることが分かります。
これでなかったら、どこかに間違いがあることがわかります。
くらしの基本の「き」
体調管理はしごとの基本。
くらしから整えるのは、ビジネスパーソンの基本です。
しかしワタシは、「わーっと仕事をする日」「昨日がんばりすぎて、疲れ果てて何もできない日」ができてしまうことがしばしば。
そこで大事なのが、「くらし方のテンプレート」を作ることです。
１日の理想的な過ごし方をパターン化して習慣づけてしまうのです。
「６時起床」「８時出勤」「１２時昼食」「１９時退社」・・・・のように、朝起きて寝るまでを考えてみましょう。
下の図のように円グラフなどにすると、バランスの良し悪しもよくわかります。
こうすることで、自分がもっとも体調よく仕事に取り組める時間の使い方を見える化できます。
もちろん、生活はさまざまに変化していくもの。
どんどん改良していくことが大切です。
このテンプレートに無理がないか、数か月に１回は見直しをしましょう。
なるべく早く新しい環境への適応ができるよう、くらしを組み立てることが大事です。
「働き方改革」は「休み方改革」だと著者は考えています。
効率的に休んでこそ、仕事の生産性が上がりますからね。
２．健康を「コントロールするルール」を決める
肥満、糖尿病、心疾患をはじめとする生活習慣病や花粉症、免疫疾患など、現代人はさまざまな健康の悩みを抱えています。
薬を飲むだけの対処療法では、根治につながりません。
健康のために自分なりの「ルール」を作ってみませんか？
著者の場合は、
・深酒はしない
・玄米食にする
・深い睡眠をとる
・・・夕方以降のカフェインと、寝る前のスマホを断つ
・朝日を浴びる
・深い呼吸をする
・他人と比較しない
成功する人としない人の違いは、良い習慣だと思ったら即、取り入れるかどうか。
悪い習慣だと思ったら即、やめられるかどうか。
体調とそうだんしながら、トライ＆エラーをくりかえしてルールを作ってみましょう。
ワタシは
・深い睡眠をとる（１６時以降のカフェインと寝る前のスマホ断ち）
・他人と比較しない
・２０時までに退勤する
を実践することにしました。
３．ストレスの原因を書き出す
「最近ミスが多いな」
「集中できていないな」
と思う時には、原因の究明をしましょう。
原因が特定できたら、それを小さなステップにしてひとつずつ潰していけば、それはもう悩みではなく、「やるべきタスク」に変化します。
「原因の特定」をするには、「＝見える化」がとても大切。
ミスは大元から絶たなければ無くなりません。
疲れているならば、疲れ対策。
ストレスが原因なら、その対策が必要です。
最近ストレスが溜まってきているな、と感じたら、発生源を具体的にひとつひとつ書き出してみましょう。
□仕事が変わった
□上司が替わった
□部下が替わった
□お客さんが替わった
□家族とトラブルがあった
□病気やケガをした
リストアップして「見える化」したとたん、ストレスは軽くなります。
書き出すことで、自分の頭の中にある不安や苛立ちなどの感情が整理されます。
自分を客観的に見つめ直すことができるようになるからです。
４．睡眠ログをつける
仕事と睡眠の深さには密接な関係があります。
「横になればすぐ熟睡できます」と豪語する人もいますが、それは慢性的な睡眠不足のサインです。
そんな状態では、ミスは避けられません。
でも、自覚できないのが睡眠不足。
あなたに合った睡眠時間をつかんでいますか？
ワタシは９時間くらいではないか？と思っています。
でも、しっかり調べたことがありません。
そこで、それをはっきりするために、スマホの専用アプリを使ってみましょう。
入眠時間、起床時間、目覚め感、仕事のパフォーマンス、食事、運動、カフェイン摂取などを記録できます。
幅広いデータを入れるほど、精度が上がります。
コミュニケーション
１．「ほうれんそう」をしやすい環境をつくる
上司が一番困ること。
それは、部下から締め切りギリギリの日に「もうできません」と切り出されることです。
「なんでもっと早く言わなかったんだ！」と怒っても後の祭り。
謝罪や報告などの対応に追われることになります。
どうして部下はギリギリまで隠していたのでしょうか？
そう、それは「報告・連絡・相談」がしにくい環境だったからですよね？
どんな状況か考えてみましょう。
□上司が忙しそうで相談できなかった
□誰も相談相手がいない
□まだ時間はあると思った
□間に合わなくなっても何とかなると思った
こんなところでしょうか。
実際忙しいのですから、「いつでも報告に来なさい」は、うそです。
集中して取り組みたい時間が、上司にだってあります。
そこで、はじめに「ほうれんそう」のルールを決めてしまいます。
「水曜日の９～１１時は進捗のミーティング」というルールがあれば、安心して報告ができます。
２．伝達事項は「事前にメモ」
ミーティングのあとに、「伝達し忘れたことがあります」とメールを送ってくる人がいます。
その後のメールのやり取りをするなんて、時間の無駄になってしまいます。
そうならないためにも、伝達すべき内容は事前にメモしておきましょう。
・先日の飲み会のお礼
・送付先の住所確認
・納品日変更のお願い
・次回ミーティングの設定
このように箇条書きでメモしておく。
打ち合わせ直前に確認できます。
ワタシは、手帳に貼っておくか書いておくかしようと思いました。
あう」など、環境から変えていく必要があります。
３．「結論→説明」の順で話す
相手に間違いなく伝わる話し方は、だらだらとなんでもかんでも時間をかけて話すことではないですね。
上司への報告、全体への説明など、聞き手が迷わない話し方は、何でしょう。
聞いている人たちに、内容がしっかり伝わるには、ゴールを先に示すこと。
これこそが肝心なのです。
「テーマ」と「結論」を先に述べてしまいましょう。
そして、全体に報告ならば話は１分。
もう１分を質問タイムにするくらいの方が、しっかり主体的に話を聞いてもらえます。
４．ミスしたことを引きずりすぎない
思い出しただけでも冷や汗が出るミスは、誰にでもあるものです。
著者は期末に１億円振り込まなければならないところを、１桁ミスして１０００万しか振り込まなかったことがありました。
取引先には激怒され、上司から叱られ、周りからはあいつは危なっかしいから気をつけろと馬鹿にされました。
ミスは仕方ない。
真摯に受け止めるだけです。
それで評価が下がることも、受け止めなければなりません。
しかし、だからといっていつまでも引きずっていてはいけません。
反省は１日で十分。
あなたが引きずっていれば、チームにも支障が出ます。
ここで前を向いて取り組むことができれば、上司も信頼して次の仕事を任せてくれます。
「あいつ、懲りないな」
これは、実は誉め言葉です。
長い人生、ミスや失敗はあるもの。
翌日には気持ちを切り替えるようにしましょう。
どんな優秀な人もミスをします。それは、挑戦しているからです。
「どんどん失敗しなさい」
と言う言葉があります。
これは、確認不足や不注意でもいいよと言っているのではなく、「挑戦したうえでの失敗は歓迎します」という意味。
失敗を恐れずチャレンジすること。
そして、たとえ失敗しても過度に落ち込まず、次の挑戦に向かっていく。
そういう姿勢の人がビジネスの場でもっとも必要とされているのです。
６．上から入力したら、下からチェックする
チェックはミスの確認を行うものですが、チェック自体にミスが起こることがあります。
入力データの不備を見落としてしまうのです。
作成者以外の人にダブルチェックしてもらうのが一番です。
が、頼める人がいないこともよくあります。
せめて視点を変えてチェックするには、「下から順にチェックする」という方法があります。
入力したときの記憶や印象に引っ張られず、間違いに気づいて見つけやすくなります。
このミス除けは、検算をするときにも有効です。
検算をするときには、下から順に足していき、正しいかどうか確認します。
７．会話で「相手の名前」を出す
人の名前をなかなか覚えられない悩みを持つ人は多いのではないでしょうか？
ワタシもとても苦手です！
あるていど珍しい名前ならともかく、「鈴木」や「山田」といった名前だと、混乱しやすいです。
著者は名刺交換をしたら、すぐに相手の名前を使うようにしているそうです。
「山田さん、いかがでしょう？」
「鈴木部長、どうでしょうか？」
すると、自分自身にも言い聞かせることができます。
１回の打ち合わせで４～５回程度呼びかければ、しっかり記憶に残ります。
さらに、その人に対して「サッカーが好きな山田さん」「子供が留学中の鈴木部長」と、パーソナルな情報を添えて覚えると忘れにくくなります。
ミス除けの仕組み
１．「ヒヤリ・ハット」を記録する
「ああよかった、もう少しで大事故になるところだったよ」
これで終わり。それでよいのでしょうか？
誰もケガをしてないから、よかったことにする。
しかし、「ハインリッヒの法則」では、
「１件の重大事故の陰には、２９の経度事故、そして３００件の異常が存在する」
ということです。
大事なことは、
「事故にならなくてよかった」
で終わりにせず、情報を共有することです。
職場や現場で各人が経験したヒヤリ・ハットを事例を公開して、どうすれば重大事故や災害発生を防げるか、考えること。
最初は記録から始まります。
２．ミスしたことを叱らない
ヒヤリ・ハットを集めるために大切なこと。
それは、ミスした人を厳重に注意したり、叱責したりしないことです。
みんな口をつぐんでしまいますからね。
もちろん、必要な指導はするにしても、思い切り叱責されるのでは、誰も言いたがらなくなります。
そうした話をしやすい環境づくりが大事です。
３．原因を一緒に考える
ヒヤリ・ハットの報告が上がってきたら、すぐに以下の２つのステップを実行します。
時間がたつと、細かいところがうやむやになります。
１ ミスの原因を調べる
２ 同じミスが起きないように改善する
ここで大事なのは、「真の原因」を見つけることです。
安全管理運動が盛んなトヨタ自動車では、「なぜ？」を５回繰り返します。
たとえばデータの確認漏れが起きた時、ミスをした本人に理由を聞くと、「忙しかったからです」と言う答えしか出てきません。
一方「なぜ？」を５回繰り返すと、次のようになります
１ 忙しかったから
２ 仕事に集中していたから
３ 自分しかできない仕事だから
４ 教える相手がいないから
５ 何年も部署に新人が入ってきていないから
ミスの原因は「属人化」や「新人がいないこと」にあることがわかりました。
ここまで落とし込めば、「確認用のマニュアルを作成する」「新人を配属させる」など、具体的な対策が立てやすくなります。
真因を探ることが、効果的な対策へとつながっていくのです。
注意が散漫で、あちこちに意識が向きがちなワタシにとって、「ミスをしないように」は、とても怖い言葉でした。
人一倍ミスをするからです。
でも、本書をじっくり読みながら、
「あのミスをしたころ、一人で抱え込みすぎていたなぁ」
「あのミスは、睡眠不足のときに起きていたな」
「あのミスは、コミュニケーション不足から発生していたな」
と、今まで「自分の性格のせい」と考えていた過去のミスの原因がわかってきました。
でも、原因が分かれば、対策をすればいいだけ。
やるべきタスクに変えることができました。
どうやっても、ミスをするときはあります。
でも、それを怖がって縮こまっているなんて、まっぴらごめんです。
少しずつ、できるところから仕事スタイルをさらにブラッシュアップしていこうと思います。
今週もお疲れさまでした。
ゆっくり休んでくださいね。
では、また。
